有效控管採購作業流程

 

採購管理簡介

    隨著總體環境不確定性節節攀升,企業組織是否具有應變能力進而做出符合環境變動需要之回應,以利企業本體在高度競爭的環境下保持競爭優勢,此議題的熱議多年來居高不下。而面對市場快速變動,一般企業在追求國際化甚至全球化趨勢的同時,大都會透過採購管理來掌握市場脈絡提高機動性因應產品生命週期短、價格變動大與消費者需求多變的情況,於是,採購管理已被企業視為提升競爭力的關鍵核心。

   

    採購管理對整個企業經營影響極大,運用得當可降低企業整體營運成本增加營業利潤對外對產品品質穩定、產品價格合理、對客戶能如期交貨與售後服務等有相當助益對內購料效率(例如:縮短採購週期和交期)連帶影響存貨管理,對生產排程計畫也扮演著舉足輕重的角色

採購流程

   

    原物料之購進涉及甚為繁瑣的工作,其工作包括詳細且確實描述需求物件之特性與數量、分析與決定物件之來源、決定購買價格、跟催、甚至處理異常(例如來料錯誤或來料不符規範)等作業,為落實採購管理,以最低的成本並適時、適地、適量地提供企業所需,採購流程因應而生。一般來說,基本採購作業流程可概分為下列步驟:

一、需求單位確認需求

二、需求單位提出請購

三、採購單位與需求單位溝通並確認需求細節

四、搜尋供應商

五、進行詢價、比價、議價

六、選擇供應商

七、建立採購單和相關作業

八、採購單跟催

九、收料和驗收相關作業

十、付款作業

訂單管理系統的效益

    利用系統單據完整紀錄採購流程也就是請購到詢價到採購的全部過程都可利用單據建立並產生彼此勾稽關係,達到有效地降低整體採購成本的目標。例如跟催原物料屬於採購部門最重要的課題之一,因為已採未進的需求料件能否準時到位最終會影響業務單位是否能符合客戶需求,若延遲交貨可能面臨客戶索賠,此連鎖反應影響甚大,所以,當跟催的結果仍無法保證原物料供應商能否如期交貨則應立即通知需求單位甚至業務單位,並回饋最新的交貨日期,使其能及時應變此種情形則可透過相關報表進行採購進度追蹤,甚至可利用產品存量預估和採購需求估算執行採購計畫。

訂單管理系統針對採購管理的主要功能:

l   供應商詢價履歷

l   前購價格履歷

l   採購需求估算

l   採購建議書

l   請購未採和已採未進相關報表查詢

l   產品存量預估表

採購計畫

一位採購人員管理多達數千種原物料或零組件的採購作業,每一需求料件的請購狀況、採購狀況、需求數量和庫存數量等等交錯存在而往往導致購料效率無法提升。全面性的採購計畫不但能顧及近程的跟催原物料還能放眼於遠程(例如供需平衡、市場需求等),所以能大幅度提升購料效率,而採購需求估算正是執行採購計畫的最佳工具。除了計算實際接單的需求量來估算庫存無法滿足實際需求的產品和其數量,也可計算使用安全存量管理的產品目前的需求狀況,此外,需求估算的準確度也與原物料採購原始設定值有關,例如「增購基數」、「最低採購」(亦可稱為MOQ)、「安全天數」、「採購提前期」(亦可稱為Lead Time)等等。

為了避免產線用料陷入單一料件的困境和單一料件產生的購料風險,採購人員除了開發新供應商的本職之外,亦會肩負搜尋替代料件的重責大任,「物料替代」即可讓採購人員在面臨主要料件缺料的時候,可以立即掌握替代料件的內容和其現行庫存數量,不僅能將原物料作有效的整合,也能增加採購人員的購料彈性和採購策略的擬定。

而「原廠產品」是提供企業和廠商之間無節點溝通模式的最佳路徑,讓企業的原物料編號和廠商的原物料編號做一對多的對應,甚至還可以與客戶產品產生連結,大大降低採購人員與供應商之間溝通不良的機會。

   

    上述都是為了達到採購計畫的最高境界,「適時、適地、適量」,運用「JIT採購」的概念,將過去較保守的採購管理擴展為力求合作模式的供應鏈管理,在瞬息萬變的市場中,有效強化企業競爭力。