正航ERP 15天改變國建塗料企業管理

正航ERP 15天改變國建塗料企業管理

【前言】15天的時間,可以讓企業做些什麼,也許只是管理流程的一個小的改革和變動,也許只是企業一次應收帳款清理週期,也許只是生產製造企業一次庫存盤點時間,然而,短短的15天時間,卻讓南靖國建塗料有限公司從人工管理環境向資訊化管理環境的轉變,管理的標準化、規範化,人、財、物、供、產、銷全面結合、全面受控、即時回饋、動態協調。幫助企業改變快速發展過程中任務增多,管理混亂的局面,讓全員展齒微笑。

成長性企業:學會在活力和危機的平衡木上跳舞

南靖國建塗料有限公司成立於1997年,是專業生產汽車、摩托車用高檔塗料及工業用防腐塗料企業,主要生產產品:烤漆系列、環氧有機矽漆系列、聚氨酯漆系列、熱塑性自乾漆系列、稀料。在「超越需求,讓全員微笑」的企業目標指引下,公司十分注重企業的可持續發展,設立了具有專業標準的塗料性能檢測試驗室,並通過、獲得國家ISO9001:2000品質管制體系認證、安全生產許可證等各種證書。

明確的目標;嚴格的品質戰略;技術創新,及時應對市場需求;優於大型企業的經濟效率;國建塗料充分運用中小企業靈活、速度、創新的競爭優勢,自創立以來,獲得十分快速的發展,也讓全體員工充分體驗與企業共同成長的激情和喜悅。然而,在品嘗企業快速成長的過程中,企業管理層感受最深卻是危機感和使命感,他們認為,一個永續經營的企業,必須要有很強的危機感和使命感,越是企業發展情況越好的時候,越應該注意企業的經營風險,防微杜漸。國建塗料管理層所擔心的問題是,企業快速發展過程中,人、財、物各項管理要素、管理效率是否跟得上?之前企業規模較小的時候,企業領導者很容易就能夠發現公司存在的管理問題,隨著企業規模擴大,企業管理細節還能像以前一樣隨時掌控嗎?員工還能保持創業時期的工作熱情嗎?是否應該以強制的流程來保障企業的標準化、規範化管理?從具體的執行層面來講,國建塗料管理層也發現了一些極待解決的問題:

1、客戶資訊散亂,預測準確率低,價格管理混亂和信用風險管理薄弱。
2、由於生產的不確定性及對庫存物料的即時情況把握的缺乏,往往造成庫存物料呆滯和生產所需物料缺貨、不配套現象同時並存。
3、物料採購計畫和資金難以預測,採購過程缺乏透明化。
4、內部資訊的集成程度低,難於共用。企業資訊分散在各個部門,收集維護工作量大,而且大量重複,很難實現對生產製造、物流管理及企業資金、成本資訊及各種計畫執行情況的及時查詢,無法對企業決策者提供有效的支持。
5、生產配方的管理沒有資料系統化,當更改配方後很難查詢。
6、根據確認單及生產配方需要手工再計算,更改繁煩。

一方面,是企業展現蓬勃發展的活力,一方面企業在快速發展過程所遭遇的管理瓶頸和風險,國建塗料總經理葉建昌先生清醒地意識到,活力的臨界是危機,是瓶頸。因此,企業一定做好準備,尋找一個支點,突破瓶頸,化風險為機遇,使企業獲得持久、快速的發展。

2005年初,在經過深入討論之後,國建塗料管理層認為,要實現企業規範化管理,提升現有的資源利用效率,資訊化是個契機。並在充分比較國內各種類型的ERP產品之後,選擇了擁有海峽兩岸6萬多家、大陸1000多家用戶服務經驗的正航軟體作為合作夥伴,將正航T357視為可供國建塗料在活力和危機之間跳舞的平衡木。

15天,軟體改變企業

ERP軟體只是工具,有些人甚至將它當成擺設,但將管理思想和數萬企業的管理實踐融合其中的時候,ERP看起來已不單單只是工具,它看起來,更像是一個嚴謹高效的計畫員,一個精明的管家,一個機靈的秘書,一個無所不知的謀士……。這個集多重角色的ERP系統實際上也擁有一個很複雜的個性,它和企業的融合,是要建立在產品的通用性和適應性,以及企業對各種類型企業的管理流程、習慣充分瞭解,正航軟體正是基於前期業務諮詢顧問時候,對國建塗料的充分調研、充分瞭解,借助正航規範、高效的的實施服務流程,數萬用戶實施經驗,在短短15天時間內,為國建塗料快速架構起一個資訊化環境。

國建塗料自身是一個對效率十分注重的企業,在決定起用ERP之後,國建塗料希望能夠將實施時間儘量壓縮,於是,在正式實施之前,正航軟體就充分研究了國建塗料的企業管理資料,並做好充足的準備。2005年4月5日,正航軟體三名資深實施工程師正式進駐國建塗料公司,開始緊鑼密鼓的ERP實施工作。表單整理、規劃,流程整理、規劃、調整,資料移植等等,一切按部就班,卻要緊張有序地進行,在得知國建塗料希望可以快速上線的情況下,正航軟體服務部門負責人親自聯繫實施人員,要求他們加班加點也要在國建塗料方面要求的時間完成軟體實施。2005年4月9日,在駐廠實施5天后,三名正航軟體工程師加班加點,高效率是完成了國建塗料表單、流程、資料移植等大部分實施工作,並手把手訓練將系統實施程式、方式等傳授給國建塗料資訊管理人員,返回廈門。而將部分表單、流程調整工作交給國建塗料資訊管理人員,並通過遠端服務、正航Call Center服務,指導國建塗料資訊管理人員將後期的實施工作完成。

在正航軟體工程師駐廠的5天時間內,儘管也碰到一些難題,然而由於正航軟體豐富的解決方案庫,這些問題也在極短的時間內得到解決:

(1) 由於企業生產的特性,生產過程中,常常產生一些副料,而這些副料又可以再利用。解決方法:產生的副料另外調整入庫
(2) 有些產品是有一批就固定生產多少kg塗料,希望系統能自己判斷出來。解決方法:系統可在BOM中設定最低製造量,在排程時系統會自動計算
(3) 由於生產配方的保密性不希望把整個配方用料名稱列印出來給現場。解決方法:通過自定義報表只顯示產品料號,而把品名規格隱藏
(4) 沒有一套規範的產品編碼原則。解決方法:根據實際結合正航提供產品編碼原則方案供參考
(5) 希望能打開電腦就會知道訂購未出的部分,及採購未進部分。解決方法:通過設定提醒精靈中設定,每天將這些資訊定時傳送給相關人員。

2005年4月22日,在15個工作日之後,國建塗料ERP系統已經正式完成實施工作,具備了局部試運行的條件了。事後,在總結這次神速的ERP實施經歷時,國建塗料資訊管理人員認為高層領導的重視和重要,他們舉例說,國建塗料ERP系統實施的時候已是2005年4月,但管理層希望將2005年資料全部錄入系統,所以需要增補4個月的資料,包括基礎資料的準備。在此情況下,其管理層包括總經理帶頭示範,並親自監督操作,操作人員也非常的配合,至4月9日已把2005年所有資料全部錄入系統,包括庫存數量的也全部調整完畢;二則是,由於國建塗料自身管理流程和模式也比較成熟,加上正航實施人員在此之前已經做好了充足的準備,才使整個專案進展快速。同時,他又強調,以15天的時間完成一個ERP系統的實施,也可以增加員工的責任感,減少摩擦,不至於因為一個環節的延誤,而使整個實施週期延長;另一方面,國建塗料ERP系統對正航集中實施重點工作,其他工作通過遠端服務、正航Call Center服務形式十分讚賞,認為,這樣的服務形式可以減少企業IT投資成本,提高整體IT投資效益比。

化瓶頸為機遇,全員微笑

2005年初,在進行小部分調整和試運行適應之後,國建塗料ERP系統正式在全公司正式運行,運行至今天,ERP系統帶給國建塗料全方位有形或是無形的變化,讓全體員工感受深刻:

管理方面

企業決策者可以直接在電腦上即可通過分析報表看到整個公司的運作狀況,各個部門相互緊密聯接減少錯誤產生的機率,在管理上經濟效益上都有了進一步的改善。由於一切運作按照流程運行,減少了企業經營風險。

業務方面

(1)管理者通過系統實現整個業務運作狀況的監控,使得整個業務協調、有序進行;
(2)提高庫存管理的準確性,加快庫存周轉速度,及時掌控庫存狀態,避免不必要的過期損失
(3)減少工作流程週期,提高生產率,降低供應鏈成本;
(4)減少總體採購成本,縮短生產週期,加快市場回應速度

使用方面

由於運用電腦工作環境,各運用人員都可以高效、快速、準確地完成工作任務,工作變得輕鬆和興趣盎然,體驗好用、易用的資訊化系統給自己的實用價值。

對於中小企業而言,活力的邊緣有可能就存在的企業的發展的瓶頸或者短板,國建塗料通過資訊化,改變了企業,彌補了企業的瓶頸,還將短板轉變為企業的特長,為全體員工帶來一個規範、高效、科學、輕鬆的資訊化管理環境,讓全員微笑。

本新聞發表於:2005-9-29 15:50:56