別具意匠的正航ERP之路

創建世界工藝,領導國際工藝新潮流,滿足客戶需要

別具"意匠"的正航ERP之路

意匠工藝美術有限公司主要從事陶瓷、樹脂工藝品及其組合配件的生產加工,每年生產150萬件工藝產品的生產能力,產品銷往國內外,是福建工藝美術行業創匯的重要企業之一。

意匠工藝以「創建世界工藝,領導國際工藝新潮流,滿足客戶需要」為指導思想,工藝行業面向訂單的生產模式,讓意匠工藝十分注重產品創新和品質,以及快速滿足客戶需求。而這要求企業做到兩點:一、面向訂單的快速反應,包括快速報價、採購、安排生產、出貨等。二、有效控制庫存,工藝行業的特點,開發的產品數量眾多,更新率較高,庫存量居高不下,影響企業的盈利能力和長遠發展。因此,工藝企業常常借助資訊化實現對企業採購和銷售作業流程的全程控制,提升企業反應速度,並有效控制和降低庫存量。

在充分調查和溝通之後,意匠工藝決定和擁有海峽兩岸6萬多家中小企業用戶服務經驗的正航軟體合作,採用正航T357 ERP套裝軟體進行企業實質性的資訊化工作。

“構思巧妙"的系統規劃

多數和正航軟體合作的工藝美術企業,在和正航合作之前,其資訊化基礎比較薄弱,意匠工藝當時的狀況為:已經基本架設了局域網,人員對於電腦應用也比較熟練,多數報表均採用EXCEL表格處理,此前從未應用過管理軟體,只有產成品有編碼規則,原物料、半成品、客戶、廠商等均未設定編碼原則。針對這種狀況,正航顧問團隊決定將系統規劃採用三步走的實施策略。

第一步,管理層以及應用者的ERP培訓,使他們掌握ERP的基本原理和管理思想。因為只有企業管理者及員工理解了ERP,才能判斷企業的資訊化需求,為今後需求確認、項目實施奠定基礎,也為今後更準確、更有效地應用ERP形成基礎。

第二步,需求分析,由高層主管和各部門負責人對現行管理的業務流程和存在的問題進行評議和診斷,找出問題,用書面形式確認預期目標,並規定評價實現目標的標準。在此階段,各部門針對重點資訊化部門,提出了如下的資訊化需求:

(一)採購部門需求

採購部門職責為,根據生產、倉庫、業務等部門請購單作原物料、勞保用品、低值易耗品等購買和供應商開發、評估。其具體的採購流程為採購下單—跟催—交期—對帳。採購部門資訊化需求包括:

1、眾多的工藝零配件,分析產品時零部件遺漏、採購單不精確而延誤生產。
2、由於採購單據的數量眾多,來源廣泛,不易整理而帶來的問題。
3、採購部門需要追蹤原物料到貨狀況。

(二)業務部門需求

  業務部門負責產品報價、接單、審核,後將訂單轉給生產部門安排生產,以及將訂單轉給採購部門,進行原物料採購。並對訂單執行狀況進行追蹤,確保準時出貨。採購部門資訊化需求包括:

1、每年有上千種產品,更新快,查詢困難,登打麻煩。
2、產品具有外銷市場,訂單、出貨單需以英文體現。
3、需要記錄同一產品在不同客戶處的記錄。
4、接單生產的模式,常常導致某個產品零部件組成和標準不一致,產品配方有時需要小部分調整。

(三)倉庫部門需求

倉庫部門負責進料和收料管理,並優化庫存。主要工作包括入庫、進貨、退料、領料,庫存盤點及管理。倉庫部門資訊化需求包括:

1、嚴格銜接上下游部門,準確控制原物料入庫,產成品出庫,降低庫存。
2、安全庫存形如虛設。生產管理者沒有辦法根據實際庫存安排原材料及產成品入庫和出庫。

第三步,經過和用戶各部門充分溝通之後,正航顧問團隊整理出上述資訊化的主要需求,並提出合理的解決方案。

(一)採購部門解決方案

1、通過將零部件設定在產品資料的組合當中,解決分析產品時零部件遺漏、採購單不精確。當業務接到訂單後,可通過採購需求估算中的「產品組合」功能對所許的零部件明細進行採購估算。避免了由於人為疏忽,導致漏估零部件,少下採購單,延誤生產的狀況。

2、在正航ERP軟體系統中的企業採購單裏可以很清晰的看到企業物料的來源、編碼、數量等等相關資料。方便採購業務人員的相關查詢及整理。

3、正航T357提供各式分析報表,採購人員可通過訂單系統中的「採購狀況執行明細表」,對每張採購的執行狀況進行查詢和追蹤。

(二)業務部門解決方案

1、可通過系統設定產品停用日期,這樣,在單據登打過程中就可以不顯示停用的產品資料,避免繁瑣的操作。
2、利用正航T357自設報表,設定報表的語言種類,方便於對外貿易票據及報表的核對。
3、利用正航T357原廠編號功能,可實現意匠工藝對於同一產品在不同客戶處記錄的需求。
4、正航T357可實現業務下單時,在訂單中修改產品組合,如此,採購需求估算時,可通過訂單展開功能,依據實際的產品組合進行零部件需求估算。

(三)倉庫部門解決方案

1、T357庫存系統可對客戶、廠商、產品、業務、部門及交叉分析,並提供強大的滲透查詢,讓企掌握對應、縱向等庫存資訊瞭若指掌,為企業降低庫存提供有效的資料分析。
2、T357可以根據自定義選項進行有效期、超儲、失效存貨預警,最高、最低預警和盤點預警,並自動提示,將企業庫存數量保持在合理的水準,有效支援生產,也幫助企業快速對市場做出反應。

成本管理

意匠工藝ERP系統規劃圖

經過充分溝通和調研之後,提出來的解決方案用戶主管層及各部門負責人的一致認可,並規劃成實施方案書,由雙方確認。

“慘澹經營"的系統實施

再好的規劃藍圖,也需要精心的經營,才能實現預期的目標,而系統實施也需要發揮當年曹將軍「慘澹經營」的精神,兢兢業業,以保障實施的效果。2005年6月,系統實施正式開始。專案實施嚴格按照正航軟體ckey實施方法論進行,ckey實施方法論是正航軟體16年,6萬家用戶實施服務經驗總結出來的快速、標準的ERP實施迴圈。ckey實施方法論遵循服務專業化、文檔標準化、流程標準化、時效標準化的實施規範,提高實施控制力度,加快實施進程。因此,正航顧問團隊用戶經過磋商,制定了如下了實施進度:

1、2005年11月1日實現基礎資料初始化。
2、2005年11月15日系統試運行(按正規流程,錄入單據資料,各部分互相協調溝通。)
3、2006年1月1日系統正式運行(2006年12月31日盤點庫存,以此為系統期初上線開帳目,錄入基本資料包括期初產品庫存量、產品資料、客戶資料、廠商資料及其他基本資料。)
4、2006年3月1日系統驗收(客戶確認報表格式和資料基本上正確。)

雖然經過前期的培訓和後期的充分溝通,但困難還是和專案組成員們不期而遇。由於之前應用人員已經習慣了用Excel表格和郵件,進行企業資料之間的傳輸。在系統正式上線之前,要求所有應用人員同時應用舊有方式和ERP系統進行資料登打,這一方面,加大了基層員工的工作量,另一方面,陌生的系統,也會讓部分人員下意識地產生排斥,導致資料導入工作一直無法保證正確。這種情況下,在和用戶總經理(專案組長)交換意見後,正航顧問決定先在整個專案中,樹立一個應用的樣板工程,以此帶動全體應用人員的積極性。

  正航軟體選中的是用戶資訊化建設的核心環節—採購。因為,正航軟體以及用戶管理層一致認為,在現今市場競爭激烈的今天,要開源,首先必須節流,而採購時企業資金流出的出口,因此,中小企業首先必須規範採購管理。因此,通過用戶領導層的強力支援下,項目實施從控制採購許可權開始,設置每一個採購員的採購物料範圍和支付許可權,同時規定超過限額的審批層次和許可權,以規範採購管理。這些首先獲得了各個部門負責人的認可,因為軟體的試運行理順了採購流程,加快了採購速度,同時降低了採購過程所產生的成本。

其次,系統得試運行也獲得了採購部門員工的認可。通過產品結構和物料清單,定義了每個物料的期量標準,把銷、產、供這企業的三項主要業務資訊集成起來,同步地將生產計畫和採購計畫一次生成。如果需求有了變化,不需半個小時,就能把上千種物料的計畫重新編排。通過ERP物料分類查詢,對每一類物料,按需用的頻度,規定優選原則,以簡化採購物料的品種規格、保持一定批量,爭取優惠。採購計畫員提高了工作效率,也增加了準確性,從忙碌的事務中徹底得到了解脫。

有了採購部門的示範效應,其他部分的實施工作也得以順利展開了,儘管前期延誤了一定的時間,但還是在預定的時間內,順利完成整個項目的實施工作,並正式上線。而系統的上線也為用戶帶來了預期的變化:實現了業務部、生產部、採購部的規範交接,加強了價格及數量的審核控制。建立起完整的庫存管理體系,使資訊真正成為企業的資源,有力支援管理層決策。

意料之中」的應用效果

意匠工藝美術有限公司的資訊化系統建設正如企業的精神一樣,「構思巧妙」的系統規劃、「慘澹經營」的系統實施,而後才能產生「意料之中」的應用效果,而這正是靠前期充分的溝通和調整,以及後期實施人員的智慧和經驗,才創造了別具「意匠」的正航ERP之路。