企業後ERP客製化的經驗分享

企業為何需要客製化?

在2000年前後,臺灣ERP市場快速成長,ERP資訊服務廠商為因應這業務量暴增的市場,軟體廠商有志一同的採取了【套裝軟體】加上【標準化】導入模式,更有業者標榜完全不提供客製化空間。自2000年算起,至今為止也已過了十餘年,雖然ERP廠商會隨著不同的時間點去更新或修正他們的軟體,但大多不變的就是作業流程。

而在這段期間臺灣的產業、經濟、社會皆都有一定幅度的改變。如傳統的「製造業」轉型為「製造服務業」,從「大量生產」轉型為「客製化」生產;使用ERP的企業也從電子業擴展到服務業、流通業及傳統產業。為求提升競爭力的企業會發展出自己的企業流程,各類產業對ERP的需求不再是單純的「套裝」系統,而是需能因應各企業營運模式的差異來進行客製化。

企業客製化的注意事項

企業流程或既定作業模式無法與現有ERP進行整合,需找外包廠商或現行ERP廠商來開發客製化系統,甚至是全面性的客製化一套ERP系統,其注意事項如下:當企業在決定要客製化系統前,必先思考下列問題:

ERP系統導入循環A. 面對廠商

‧廠商提供的現有功能符合度有多少?
‧現有系統是否還可進行擴充和調整?
‧廠商可提供的客製化彈性有多大?
‧需要客製化的部分有多少,有沒有可能在版本更新後符合客製化需求?
‧客製化後調整所需成本和後續維護成本有多高?
‧廠商有無足夠的人力和技術來承接可能的修改和調整?

B. 對企業內部

‧什麼樣的理由要客製化?
‧企業可否承擔專案失敗風險?
‧企業內部有無足夠經驗的IT人
‧員能完成專案?
‧開發所需時程?
‧開發所需總成本?

  1. 客製化需求定義

雖然廠商在服務多家客戶後有一定的經驗累積能給予適當的建議,但最重要還是企業要能夠定義出自己的需求。

  1. 企業組織要明確

包含用組織架構串聯出各部門關係、各主管層級、各工作承辦人員與制度等。釐清組織架構便於規範出客製化專案會涵蓋到哪些範圍,

  1. 確認執行單位

在整個客製化專案展開後,企業內部是否有對應的執行人員或單位,而該執行單位需擔任與開發廠商溝通的窗口,要能有效傳達完整的資訊與需求。另外,企業高層要能權力下放給該執行單位,使其增加統籌效率。

  1. 尋找合適的廠商

選擇有一定經驗與實力的廠商能降低專案失敗的風險。

導致客製化失敗的主要原因

整體而言除非企業流程十分特殊,否則客製化所需付出的成本與潛在失敗風險比例上絕對比購買現成套裝軟體為高。在開發導入的過程中,企業經常會遭遇經驗不足、人力短少的情形。若開發中遭遇困難,IT人員與廠商溝通的時間也會較長,會造成整個專案時程的延誤,在這樣情況所開發出來的產品,通常只能符合當時企業使用現況。

只要需求隨著時間環境而變更,此時系統早期撰寫的部分,因為彈性度不足而造成系統全面修改,這樣一來不只成本,連帶風險也會隨之升高。往後若專案內出現人員異動,原系統的維護工作通常就會成為接手人員的夢靨。當IT部門與廠商相繼無法維護,企業會面臨進退兩難的局面,因要再維護或變更只能再投入一次客製成本與時間,不論是高層或基層人員的信心都會不足,而可能選擇維持現況,但都不是解決的方法。

在客製化專案進行前需確保高階主管充分支持,但大部分高階主管本身對ERP系統的認知有限,認為批准即是支持,或只有口頭上的支持,在相關專案會議很少或不出席。特別在客製化專案需求分析階段,在IT部門未得到高階主管充分授權的情形下,導致內部溝通時間增加,造成專案時程延遲。另外,在此階段也可能會牽動公司既有的作業流程,部門組織的權責也許要重新定義,這些都需高階主管的支持。

若是與廠商共同開發客製化專案,在廠商評估階段更要謹慎。在企業預算有限的情形下很可能會選擇報價最低的廠商,但客製化專案中相當吃重人力與時間成本,這時廠商為了節省成本,很有可能會在雙方合約中簽定不平等條款,使得專案進行到最後無法順利驗收而導致失敗。

結語

從客製化需注意事項來評估企業E化是否該走向客製化這條路,並參考失敗與成功因素後,回頭探討走向客製化之路後能有充足的資源、人力和時間來完成此事。