從越南排華暴動,看ERP資訊應用及資訊安全

越南排華暴動對企業的影響

2014年5月13日起,在越南的平陽省、河靜省、同奈省、巴地頭頓省等地,發生多起大規模民眾反中示威運動;並在之後示威運動失控的情況下,演變成為對台灣、中國、香港、日本、南韓等外資企業的包圍、毆打、搶劫、縱火等暴力破壞和攻擊行為。在這一連串的暴動中,台資企業因為在工廠門口使用漢字,被越南人認為台灣屬於中國的一部分,使台資企業首當其衝;再加上早年政府推行「南進政策」的鼓勵下,台商在越南的投資規模遠超過中國大陸,在暴動中受害最為嚴重。

  暴動發生的第一時間,理所當然優先考慮台商人身安全,甚至有人光著腳丫就從越南搭機逃回台灣;不過,在事件慢慢平息後,被破壞的工廠要如何在第一時間清點損失,要如何快速處理被延遲的訂單,配銷及製造工作如何調整因應,突發性資金缺口如何補上,在在考驗著企業本身的應變能力,此時更需仰賴能幫助企業下達正確決策的資訊系統。ERP資訊應用 到底資訊系統,可以為受到損害的企業和工廠,提供什麼樣的幫助?

ERP系統-配銷管理:

要了解受損的程度及降低損害影響,首要清點在受攻擊和破壞的工廠中,可為企業帶來生財效益的物料(產品、半成品、原材料)庫存有多少,作為尋求支援補強物料供給的評估依據。接下來要查詢已下採購訂單的在途物料有多少,視情況變更採購交貨地點或取銷訂單。並評估這些存貨損失影響,而無法滿足出貨需求的銷售訂單有多少,以便和客戶溝通延長交期,或取消交易。

ERP系統-生產管理:

台商的投資大多不會將雞蛋放在同一個籃子裡。因此接下來了透過了解受損害的生產計劃及生產能力,以及已知的物料庫存損失,來決定是否變更生產基地,或增加採購/委外加工廠商的訂單,尋求可支援的物料供給,以期達到滿足已成立的銷售訂單需求。

ERP系統-財務管理:

除了存貨和訂單的影響外,暴動所造成企業資產、設備及生財機具的損失,可透過查詢資產資訊,來清點資產項目、數量及成本。以上所有因應變故而發生的訂單和行為,統計其發生所需要的資金,並查詢應收和應付帳款的現況,以評估並和交易往來對象協商,作提早收款或延遲付款等對策,以共體時艱。這些工作完成後,除了已經估算出企業損失,並安排完成應變措失外,同時也計算完企業應向越南政府求償的金額,當然這是後話了。

ERP資訊安全

不過,萬一資訊系統也安置在受破壞的工廠中,那就悲劇中的悲劇了。因此,資訊系統的建置也有下列要點:

伺服器和資料庫存放位置:

資訊系統建置的評估重點,為考慮「人文環境」對資訊設備的安全性和隱密性。在大陸某些地區設廠,海關查廠時可能直接把ERP主機抱走,缺乏隱密性。另外在某些治安不良的地區,值錢的資訊設備常是不法份子下手的目標,缺乏安全性。因此,經驗豐富的台商大都知道,將資訊系統伺服器建置在台灣,再由中國或東南亞各地工廠,透過網路連線將ERP資料傳回台灣ERP資料庫,是最佳資訊架構方案。

 

備份及備援:

定期備份資料,是維護資訊完整性的不二法門。透過維護速度良好的資訊系統廠商備援,快速重建資訊系統並還原備份資料。這樣一來可節省花費龐大的成本,建構一個一年可能用不到一次的異地備援。(ERP以天計的資訊反應時間,應該不需要用到,不過可列入參考評估)。在本次暴動受害的台商中,就有因資訊系統建置在台灣而未受波及,而能夠即時反應並加速企業營運能力復原,使損害降到最低。

浴火重生的鳳凰

在發生突如其來的人禍或天災,直接造成企業大規模而無法挽救的損害之下,具備卓越而完善的ERP資訊系統,可強化企業緊急應變的能力,將能讓企業變成在灰燼中浴火重生的鳳凰,重新振翅而高飛。