自動化人薪管理應用,企業應用人事薪資系統是大勢所趨

自動化人薪管理應用

企業應用人事薪資系統是大勢所趨

   自二代健保制度推行後,企業對於利用HR系統來計算員工薪資也越來越重視,將取代人工統計出勤狀況,避免人工計算錯誤,並降低人力的重工和浪費。加上目前新制二代健保加入,企業更是需要一套完整的人事薪資系統,來計算內部人員複雜的薪資結構和二代健保雇主和員工需要再繳補充保費,這樣在日常工作上將更為簡單和輕鬆容易。

  現代化的人事管理系統已整合完整的員工出勤狀況,人員職務異動,並更可以在勞健保投保資料中更可以匯整人員投保的明細。除了能夠協助人事主管和老闆了解員工出勤是否有異常,還有更清楚的班表可以深入了解人員出勤狀況。如果還在使用人工去記錄和統計並計算所有數據,那將是十分浪費人力的一項工作。

有效減輕HR人力吃緊問題

  目前市面上的人薪系統多樣化,但功能上則不太相同,因為不同企業在人事管理上的細節非常多,除了現行的勞基法法規要遵守,以保障上班人員的福利和權利外,在企業內部對於員工的福利,不論是員工所關心的休假制度、出缺勤方式或在薪資結構上,每家企業都大不相同。所以市面上的人薪系統,要能夠符合每家企業的特殊流程和彈性的人薪系統就更少之又少。

  大部分規模較小的企業,現在還是多以人工記錄出勤狀況後,再依休假種類來計算薪水。這在企業營運初期尚且可行,但當企業經營規模逐漸擴大,員工人數倍數成長的時,這時對於計算薪資的人事單位,在工作上將造成龐大的負擔與困難。老闆想看的報表是由EXCEL資料產出,但常因為人為錯誤,只要一個錯誤的數據,就會造成不正確的報表,一改再改。當會計師來做薪資的查核時,又是一陣的紙本和人工計算的天人交戰,光是修正這些錯誤,又不斷的落入加班的輪迴。

  就目前HR人薪系統做到純熟和專業的階段,如能有效應用現代化人薪系統,不但讓企業能對於法令即時的修正和調整,在輔導企業人事薪資上線階段就可將日常工作標準化,簡單化、並完善工作流程,將有效減輕企業的HR人力吃緊問題。

e化人薪管理系統特性

市面上的HR軟體眾多,現代化的e化人薪管理系統將有以下特性:

一、可以設定多個班別和多個出勤曆,並可以針對班別設定的不同和臨時對班別的異動皆可以利用調班單去做異動。

二、可以將人員的薪資和職位調整和異動並相關性皆以符合勞基相關的相關規定,並可以完整從人員進公司到離開或留職停職,皆可以完整記錄供查詢的。

三、可以配合企業門禁或利用卡鐘方式,當天就直接匯入系統中,這樣一來不但減少人事單位的人工作業和錯誤機率產生,企業可即時掌握當天出勤是否有異常,立即了解出勤狀況以保障員工安全。

四、HR系統可依需求自訂薪資加扣項目,並透過系統自動計算功能,自動產生每月應發放的本薪、應稅加班、輪班津貼、全勤獎金、請假扣款 、伙食津貼、免稅加班、代扣所得稅、健保費、勞保費、福委費、勞退金等,簡化薪資計算工作。

五、HR系統上直接產出薪資憑單,HR系統直接計算出缺勤狀況,進而協助統計出每月員工的薪資,減少人工的計算和錯帳的問題產生。

六、HR系統報表彈性化,報表部份可以產出薪資扣繳憑單和個人每月的薪資憑單,面讓人員可直接領到薪資明細表,企業可即時得到員工薪資清冊。在管理單位上可以將報表匯出成EXCEL,PDF ,JPG的檔案格式,讓企業與人事單位在管理上更方便。

七、二代健保員工是否有要補繳補充保費,需要先行協助員工代扣的補充保費的額度,完整記錄下來,在發薪時直接反應員工薪資單上面。對於企業可透過HR系統將員工扣繳金額詳細記錄,企業每月需提供的需繳的補充保費同時記錄在HR系統中。對於企業完整協助員工扣繳保費和企業自行扣繳的保費,作即時的統計外,還可提共查核所需的完整報表清單。

人薪系統成就權益雙贏

  綜合以上幾點,要如何選擇適合和符合企業內部使用的人薪系統,除了要先了解目前公司內部的人事流程,計薪結構,出勤狀況等、還要選擇人薪系統的標準化流程。符合政府現行法規外,人事單位可以完整記錄和員工薪資狀況至正確無誤,同時透過系統直接提供完整報表與數據給企業,以方便企業在管理上做出正確性判斷,進而讓企業和員工雙方權益都能受到保障。

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