中小企業導入企業入口網站EIP的利基與甘苦談

中小企業面對海量資訊分析的處境

中小企業一向為我國產業發展的重要磐石,也是我國經濟發展的主要動力;且中小企業一直是台灣產業的特色,也是台灣經濟奇蹟的重要貢獻者。2010年台灣全部企業家數有127萬7,585家(100中小企業白皮書)。其中,中小企業有124萬7,998家,占全部企業家數的97.68%;大企業家數有2萬9,587家,占2.32%。2010年獨資經營的企業有71萬1,058家(占全部企業家數55.66%)。其中,中小企業獨資經營的有71萬894家,占全部企業99.98%。中小企業除需加強其行銷能力、提昇研發能力、從事自動化生產外,亦應積極改善管理技術的升級,以澈底改善體質、提高競爭力。

Gartner分析指出,全球資料量正以每年59%的速度快速成長,從GB、TB跳升至ZB的天文數字;從傳統結構性資料轉變非結構化資料,企業IT面臨海量資料的關鍵變革。面對排山倒海而來的海量資料,企業將轉化成智慧,更深入的洞察能力、更準確的決策分析。掌握資料庫高可用性、商業智慧及與雲端整合三大優勢,才能協助企業將散落各式各樣的海量資料,迅速轉化為實際運用的分析資訊與市場洞察力,應用海量資料帶來的挑戰。

EIP成為企業資訊溝通最佳平台

以往中小企業以企業營運有關的功能,包括銷售管理、採購管理、生產管理、人事薪資、財務管理等資訊管理系統為主,雖能即時整合與企業營運有關的功能,現今海量資訊爆炸時代,已漸漸無法滿足企業營運的即時決策需求。現在透過企業資訊入口網站(EIP)以主從架構為基礎,運用網際網路的資訊技術,建置資源分享、協同作業的開放環境,打破人事時地物的限制,協助使用者快速掌握重要資訊的來源,並可即時進行訊息傳遞、溝通協調與決策支援,為企業資訊溝通傳遞的最佳平台。

EIP對內可整合公司內部資訊與知識管理:

所有員工皆透過EIP平台獲得公司提供的所有資訊與服務,例如電子郵件、行事曆管理的工作排程、員工經驗傳承與知識分享等等。透過網路化的工作環境,員工可即時掌握公司及時公佈的各項管理公告、教育訓練、表單簽核、會議通知、會議室租借…等多樣化的電子化辦公流程。企業主管亦可藉此平台充分瞭解公司內部狀況,以進行各項資源的運用與管理,由管理階層彙集完整的營運資訊,整合總管理部與各營業據點的業務行程管理、簽呈管理、訊息管理、專案管理、文件管理、工作交辦、線上佈告欄管理及內部的流程表單,提供一個完全E化的管理平台,即時掌握各營業據點營運進度流程管理,為節省成本、提高工作效率、提升企業競爭優勢做好萬全的準備。

EIP對外滿足客戶需求並維繫往來廠商:

建置顧客與往來廠商資料庫,可結合CRM、SCM管理機制,充分掌握顧客或合作廠商之往來情況,並即時提供公司各項對外的公開資訊,以落實客戶服務及合作專案。

EIP推動比ERP難度更高:沒有標準作業模式及流程

雖然EIP常被稱為「協同辦公系統」或是「OA辦公室自動化」系統,其實EIP系統就是「管理系統」。它是一套給高階主管用來管理員工的工具。主管透過EIP這個管理工具,他就能掌握到員工的出缺勤、每日行程、工作報告,甚至5年、10年前的所有簽核記錄。

由於EIP的導入與財務、會計系統的電腦化有非常大的差異,需要學會或改變工作習慣將擴及到全公司的人員。也不同於上班刷卡的e化,雖說都是全體員工要改變,刷卡在大部份的員工,只是改變在上下班各花幾秒鐘改變罷了。對於一般員工及導入的公司來說,變化不大因此不難。但EIP的導入就非常的不同,是一種由內而外,從上班進公司開始,一直到下班打卡閃人,每分每秒都牽動所有人。EIP就是整個辦公室人事物的e化,也可以說所有辦公活動都會牽一髮動全身。從最簡單的電子佈告、會議討論…到複雜的專案建制、檔案分享或線上電子化簽核,無時無刻都在改變。

主官管的全力支持與溝通良好的專案負責人

可預期的是要企業要一夕之間改變這麼多的小地方,如果老闆沒有全力支持,只要部門高階主管有幾個人反對,整個導入就非常頭痛。就拿電子簽核來說,老闆或總經理如果不在電子簽核上直接處理公事,那誰還會將簽文件放到電子流程上面去跑?沒人會簽的情況下,人都是上行下效,上面的不買單,下面的人就跟著擺一邊不用,再加上有幾個人嫌一下,負責導入的同仁站不住腳馬上放棄,接著導入就宣告失敗收場。所以建議老闆或總經理親自參與外,還要有一個高執行力又能與其它主管溝通良好的主管來全權負責,當出現有抵抗時由該主管出面化解,並做為管理階層與一般員工間的協調角色。

結語

筆者參與過很多EIP導入的過程,一路走來的深刻體驗,如果要提昇企業的工作效率與效能,調整與改變在所難免,就像人走路一樣,先爬再站,然後才能夠邁出第一步。從學會爬到站這一段,就是調整與改變。這些調整改變也是為了企業長遠的經營。所以選擇EIP系統時,盡量選擇介面一致,操作親民,客服詢問便利並熱心排解問題的EIP廠商,才不會讓導入EIP變成惡夢。