企業資訊化的好處與便利性

企業資訊化的好處與便利性

企業資訊化的演變

  企業資訊化由來已久,企業資訊化這個名詞整體的演變,已經有了很大的變化,從最開始僅僅只為了減輕員工勞力的付出,到後期企業資訊化講求的甚至是在符合企業內稽內控的前提下,以資訊系統所促成的業務模式、組織經營架構,以資訊系統的角度創造出企業流程的標準化,並快速地回應企業所需求的數據,供企業衡量參考未來的經營走向,甚至未來的戰情、策略。所以,經過長期的演化至今,企業資訊化已經不再是單純要將原本人工處理的作業模式改成以電腦執行而已了。

多點的企業經營

  以現在的企業經營來看,無論企業的規模大小,假設不考慮那種有多個經營事業體,並且是跨國性的大公司,需求IFRS或者是企業的集團合併帳,哪怕公司僅僅只是中小型企業,都可能會面對公司的員工工作地方並不在公司內部,比方公司應該會設定在比較適合的地方,要考量公司經營的方便性或者是交通的方便性,但公司的倉庫就會是另外的考量,或者是公司的業務整天在外面跑客戶,根本不會進公司,想要看一下自己的銷售狀況或者是處理一些工作,如果還要打電話回公司請人代勞,也是很麻煩的一件事。

  除此之外,以中小企業立國的台灣,工作的彈性比較大,難免要回家處理一些事情,或者是老闆隨時想要了解公司業績的狀況,就不是以往的人工作業可以達成的。但企業資訊化除了提供多點經營的方便性之外,更為重要的是企業資訊的整合,除了公司和倉庫是分開來的,甚至還會經營多個事業體,在地區和產品都不同的情況下,老闆可以輕易地看到整合各個事業體的損益表或是資產負債表,並針對數據的內容以及比較,如何調配人力或者是調整經營模式,才是資訊系統整合數據的價值。

ERP系統該不該設定管制點?

  假設目前公司已經有基礎的ERP系統,處理一般的進出貨或者是出納都沒有問題,以現今的交易模式來說,公司從初期填補客戶的需求到現在必須提供客戶全面的完整解決方案,所以企業經營面必須要廣。但實際上為了公司同仁可以很方便的使用系統往往會把彈性拉的很大,舉例來說: 出貨的時候只要沒有低於成本就好,或者是貨來不及進了,業務趕著出貨,單子先打了再說等等之類的交易習慣,公司內部幾乎每天都在不斷的發生,但仔細思考一下,業務的業績、員工的效率和公司的盈虧,並不會畫上等號,或許某一筆交易進貨價是100,所以業務只要以105賣出去,業務就有業績獎金可領,但公司花了一個業務、一個助理、一個倉管人員以及一筆運費,實際上公司真的有賺錢嗎?我想答案很明顯,

  但如果公司於ERP系統設定這些管制點,除了人員每天跑來跑去找人蓋章核准之外,主管或是老闆也必須整天在公司坐鎮,否則少蓋一個章就少賺一個錢,員工也怨聲載道,於是把這些管制點拿掉,但管理人員就很難了解實際實務上的狀況,調整公司的流程,甚至是業務賺錢老闆虧錢的狀況。

雲端運算

雲端簽核(Web Flow)的重要性

  公司必須要有這些管制規則,在現在網路資訊爆炸的時代,除了家家戶戶都有網路之外,也幾乎人人手上隨時都有智慧型手機或是平板電腦,企業想要將ERP系統和雲端的簽核系統整合在一起,絕對不是一件難事,公司將規則標準化,假設某些單據超出這些標準,那麼就由系統即時發出通知給管理階層的人員,由管理人員來判斷是不是可以接受,要不要核准這些事情,甚至可以把整個公司的人員都架構起來,管理階層自己沒有辦法下決策,直接可以跟其他人做意見的溝通,甚至公司也可以設定一些防堵機制,某些特殊流程需要多人同意會簽,或是只要大部分同意就可以繼續執行。FLOW的作用除了核准之外,同時也可以做到通知的功能,比方公司現在有使用ERP系統,業務人員打了一張標準的出貨單,如果可以讓系統自動通知倉管人員以及所屬的主管,除了可以節省自行確認以及通知的時間,更可以減少失誤的機會。

  所以假設公司可以架設一套合適的簽核系統,不僅作業人員可以很快速得到回應,也可以即時知道自己的申請目前在哪個階段,不需要跑來跑去找人蓋章以及打電話找人,管理階層也可以很放心的去擴展事業體,不用每天花時間處理這些瑣碎雜事,而是把時間花在對的事情上,企業才有機會在現今高度競爭的社會拔得頭籌。

WEB BPM 高效率的協同作業模式

  企業除了ERP內規範的交易流程單據(EX: 出貨單or採購單)之外,其實還有很多是ERP系統無法規範的作業流程,舉例來說,員工出差的申請,或者是合約用印的申請以至於離職的申請等等,都不大可能出現在企業的ERP系統中,絕大多數的公司在面對這些ERP規範之外的流程的時候,採取的還是傳統紙本的簽核機制,除了無法實現無紙化、歸檔困難之外,員工也很難了解每一種紙本功能的流程,費時又費力。

  這時候,企業可以使用BPM電子表單系統來解決這個問題,簡單來說,企業可以運用這種系統,將ERP系統之外的各種表單,製作成標準的電子表單格式,可能有人會認為,這些OFFICE就可以做得到,表面上看來是沒錯,但BPM電子表單系統的價值在於整合FLOW簽核系統,好處在於人員不用每處理一件事就要拼命問人該怎麼跑,FLOW簽核的流程只要架構好,人員僅需要打單,後續的流程就交給系統自動去跑,不只人員輕鬆,工作效率大幅提升,公司也更容易管理這些表單,更加深企業資訊化的完整性,並且真正達到高效率的全公司協同作業模式。

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