商業智慧 BI 企業應用迷思徹底解剖

企業導入 BI並不是件輕鬆的任務

為什麼這樣說呢?因為 BI 的運作不只是單純的導入系統而以了。依筆者長期為企業執行導入的經驗來說,一定要讓企業內部與 BI 操作人員直接換顆腦袋最快!原因無他,因為 BI 所牽扯的層面實在太廣了。筆者常以「管理、技術、效益」三項很單純的思考方向,讓一些企業對於導入所謂 BI 的有更正確的認知:企業必須重新思考對資訊系統的需求是什麼,並瞭解導入 BI 並不是僅只要花錢就可以完成的事。

誰需要 BI ?這是筆者在介紹系統時常常會被問到的問題。 BI 讓許多企業而言望而卻步,可又讓一般人不解BI的商業定義…如果說貴公司需要分析?財務分析、銷售分析、客群分析或是差異分析?將貴公司需要的分析工具來加速工作效率嗎?如果上述的兩個答案是肯定的,企業應該是需要 BI 的。

bi商業智慧

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簡單地說,BI 就是企業專屬的分析工具。在老一輩策略分析師時代中,策略分析師只能利用簡單的紙筆與計算機,花費大量冗長的的計算時間,才有可能從單一角度來進行數據的分析。如果老闆要換一個角度來看數據,分析師只能再大費周章再把整個數據從另一個角度再來進行分析。之後隨著資料電子化的發展,Louts、excel 等工具的問市,資料整理與分析也就更簡單輕鬆。不過相對的藉由上述工具的幫助,造成市場需求飛躍的成長,企業須要進行分析的數據量也就跟與日俱增。

整體而言,這些工具並非設計隨時更動維度的數據分析,再加上要分析的資料量已經超出單一分析的界線,企業大多都希望可以即時地從企業運行的資料庫中,及時讀取線上資料就進行多角度的資料分析。這種儲存企業大量數據資料的地方,系統中稱為「資料倉儲(DW;Data Warehouse)」,而執行多維度資料完整分析的部分,就是現行的「商業智慧(BI;Business Intelligence)」。

正航資訊BI商業智慧資料倉儲

其實,現在的疑問是不是花了大錢,買了知名的 BI 工具,就可以成就企業 BI 的夢想?之前 BI 工具在剛上市的時候,市場上如雨後春筍般出現一堆BI工具,但就我的深入了解,大部分的企業花了大錢買了知名的 BI 工具,不過那買進來的工具卻叫好不叫座,沒多久後,企業內部的員工便束之高閣,超過九成還是回到 Excel 來進行資料的分析。

BI 的成效不彰,推究原因大至分類為下面幾項:

1.注重功能,疏於建構底層結構:

這是大部分企業最常發生的,也是最重要的問題,先前已經提過,整個商業智慧(BI)須建立在資料倉儲(DW)基礎。所以如果只空有知名的 BI 工具,但底層的資料倉儲卻沒有辦法回應上層 BI 工具所提的資料需求,提供即時的資訊服務時,如同疊床架屋一樣,偷懶地層沒有穩固,卻又想要把樓蓋得又高又美。這樣的種情況下,再好的工具也就無用武之地。

2.缺乏有經驗的建構對象:

現在的I5以上等級電腦「再快」,頂多也只是比人腦「快」,決策還是得靠人。而BI 工具的作用主要是加速資料數據分析;不過企業資料分析的方向,如何選擇有效並相關連資料,還是得由人腦來決定。換句話說,在 BI 解決方案的導入與運作的過程中,還是需要熟悉資料內容架構並具有商業邏輯有敏感度的人員下來參與(針對資料敏感度高的人員)。就實際情況,大部份企業都對 BI 都抱了過度的期望,而導入計畫中沒有選擇這方面的人才進入團隊,並且熟悉 BI 的使用(有些企業更以為已經有 BI 了,這些人了就沒存在的意義)。結果可想而知, BI 人員得自己去處理自己的資料庫分析,不過這些不懂的人員依舊繼續用 Excel。

3.資料未做量化分類:

資料儲倉裡的資料大多是ERP系統中的資料庫轉來,這些資料不論在資料結構定義上,或是原始資料,都是給系統程式來讀取並儲存使用。大部分系統開發者的定義標準化明確,會在資料庫中將這些關聯一一制定。不管資料庫長的如何,最後還是利用程式語言來定義,這種程式語言的定義方式對於資料分析人員其實是完全無法理解的部分。其實資料分析人員其實不需搞懂這樣的資料,只要針對這些資料做標準化的定義,以方便資料分析人員的後續使用。

4.使用人員疏於維護跟提案:

絕大部分的企業想法很簡單,買了 BI 工具安裝好可以順利的運作就完成目標了。這時並沒有想到隨著時間的成長,資料倉儲中的資料也依時間持續成長。此外,資料倉儲中的資料也會隨著分析需求改變及企業型態改變,而需要進行「再調整」。此時如果沒有資料庫系統人員處理對應企業需求,也就是資料倉儲中的資料來進行持續性的歸類與維護;長期下來,資料倉儲中的資料可能還能用,但是架構部分就呈現一團亂,這樣的情況下一樣沒有辦法提供良好的效能。事件的最後,企業隨著資料成長,每次分析結果產生的效能必定越來越差。剛開始的一張報表產生的時間一個小時,後來可能超過五個鐘頭或以上。這樣的速度造成工具也就越來越不被分析師所續用。

5.缺乏好的呈現方式:

完成所有 BI 資料分析後,產出的 BI 報表將以甚麼狀態呈現給決策者?呈現的方式閱讀上夠不夠簡單清楚?如果企業主不喜歡制式的呈現方式或是企業主必須花長時間在等待資料的情況。如此一來每次的被質疑下,自然而然就沒有人想再用這套工具。

正航 BI(Business Intelligence)解決方案

企業長期以來企業對 BI 的偏見

其實企業在面對BI時,不能簡單的只把它當作一種「工具」,應該從企業解決方案的維度來看待這種企業應用。在沒有完善的企業整體配套規劃下,再好的 BI 工具最後大多都會無用武之地。而耐人尋味的部分就在於,通常越好的工具,在人員與需要的配套規劃也需要越完善(例如:導入時的顧問服務、完整企業人員的分工架構部屬、資料倉儲定期維護計畫…等)。Data Warehouse 的建構是決定整個系統成敗的重要因素,不幸的是 Data Warehousing 仍然是企業心中的痛,因此在系統導入BI商業智慧前明確及週延的定義是非常重要的,當然隨著資訊系統介入原有企業流程與文化,不可避免的必須接受接近換顆腦袋的洗禮。使用者始終是BI商業智慧能否真正為企業加值的要角,唯有使用者真正做出決策,加以執行後,才能真正得到所謂的「智慧」。

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