應用商業智慧工具可以為ERP加值!

何謂商業智慧?

人才是主導分析與決策的主角,因為正確的資訊要能及時地提供給合適的人員使用,正確的資訊同時也要依賴合適的人員來管理及分析。而商業智慧(Business Intelligence,BI)的部份,是指企業能透過資料的擷取、轉換、傳送至資料倉儲(Data Warehouse),完成資料的收集後,再透過資料分析技術與工具,在線上即時分析(OLAP)、資料採礦(Data mining)、與統計分析,過濾出可用資訊,並用以支援決策過程的技術和商業處理的流程。這樣的目的,是為了能夠讓使用者能在決策的時可以得到良好的協助。因此,要展現完整的威力,BI必須與企業智慧融合。

BI的建置

先行建置ERP系統是正規的作法。ERP系統和企業營運直接相關,企業的進銷存、財務、帳款等系統已先行進行資料的整合與運用,日後再將資料丟給BI系統時,可以減少資料整合的時間。

只有大企業才需要BI,中小企業就不需要使用BI嗎?

答案是否定的!中小企業使用ERP系統,長年來已累積了一定量的歷史資料,既然有了這些資料,如果不加以利用,資料就僅僅只是資料而已。但是若能針對這些資料加以處理,變成可用的資訊,再透過這些資訊提供決策者進行決策判斷的基準,舊資料就等於寶庫。

根據CFO Magazine調查,75%的企業高階主管在面臨訂定策略時,通常無法獲得即時且完整的決策參考資料。

對於企業決策者而言,當需要對這些資料進行利用與分析時,大多數企業採取的方法如下:

1、 利用ERP現成的報表
2、 將ERP中的資料匯出到EXCEL中,進行手工整合
3、 客製化報表

當所需報表資料需要另外匯出進行手工整合時,這時不免要思考一些問題:

1、 資料匯出的時間
2、 人工整合的時間
3、 人力成本
4、 做這份報表而無法做其他工作的機會成本

如果久久產出一次報表還OK,但若是這份報表時長需要查看,且必須是最新的資料呢?花費1+2+3+4的成本是否符合效益?

BI可以產生多維分析式報表

  • 一個多維分析模型就等於數十張試算表式的報表
  • 只要通過滑鼠即可任意拖曳與鑽取,想要什麼,就能得到什麼
  • 決策者不但知道發生什麼,同時還可以知道為什麼發生

通常導入BI之後,最直接的感受,就是大幅縮短製做報表的時間,過去人工製作報表需要耗費約1~2天的時間,現在有可能只需1~2小時即可輕鬆完成。同時因為提供資訊的效率加快了,企業得以更即時地調整策略與方向。

哪些問題,可以透過BI輕鬆被解決呢?

1、銷售面

  • 銷售利潤走勢
  • 部門、產品、區域、客戶、業務的利潤貢獻度
  • 銷售利潤變化
  • 最佳的產品、區域組合
  • 應收帳款狀況

2、庫存面

  • 庫存結構
  • 呆滯物料有多少
  • 庫存合理性

3、客戶面

  • 業績來自於哪些客戶
  • 哪些客戶幾個月來連續無訂單
  • 核心客戶在哪

4、採購面

  • 採購的主要物料為何
  • 價格波動情形
  • 哪些物料價格持續上升
  • 哪些物料採購價格波動最大
  • 物料所占的採購比重

5、資金面

  • 有多少貨幣資金
  • 有多少應收帳款
  • 有多少庫存資金積壓
  • 未來資金情況

6、多套帳合併

  • 合併各機構財務與企業資料,於統一平台進行分析

利用瀏覽器進行資料分析是必然的趨勢

不同於傳統的決策支援系統,只侷限在少數高層主管或關鍵使用者的需求,BI的使用層面遍佈了整個企業組織,這樣的情況下,單一、簡便、不受時間地點限制的因素逐漸受到企業重視。所以現今推出與Internet瀏覽器與應用程式做整合的BI系統,如:正航系統與台灣睿智合作,正航提供來源資料,而台灣睿智則提供BI平台環境,讓各種規模的企業都能隨時隨地透過瀏覽器進行資料分析,更甚而之可以手機平台輕鬆查詢,大幅提昇系統的易用度,隨時隨地,想查就查。

導入BI的五大原則

1、 穩定與正確的資料源

資料來源一定要穩定而持續提供,同時也必須是正確的資料。所謂垃圾進,垃圾出,就是強調資料的正確性。

2、 視成本與規模選擇合適的導入方案

剛開始不必全數投入,可視預算分階段實施。如:此階段迫切改善銷售面,即可先進行銷售資料分析,一般來說,BI分析工具可以區分模組,此時就可以進行銷售模組的投入。若導入確實達到預期效果後,再逐一加入其他如帳款、存貨或財務模組。導入時,可與顧問師進行階段性任務實施重點的擬定。

3、 主管支持

與導入ERP是相同的,BI的導入一樣需要主管的支持,主管的態度很重要,當主管發出「我很重視」的訊息,同時告訴員工BI將為公司及員公分別帶來的效益,增加員工的認同感,此時員工才會感受到BI的重要性。否則初期,員工無法感受效益,常會認為公司是沒事找事做,有錢沒處花。

4、 員工積極參與

雖然BI可即時產生所需資訊,但一般來說,主管還是會交待下屬提供資訊,故員工可以認同及參與是很重要的。否則,再好的工具,員工不願意使用,等同虛設!

5、 IT是溝通橋樑

BI是透過資料倉儲(Data Warehouse)存取資料,維度(Dimension)與維度(Dimension)、量值(Measure)與量值(Measure)之間的關係與組成,此部份對一般人員而言是艱深的較無法瞭解的,故此時需先透過IT人員進行溝通,以取得正確的維度與量值。同時由於BI可透過網路即可查詢資訊,且現今不只高階主管有查看權,使用者也必須ˋ協助產出BI報表,銷售人員與財務人員可以查看的資料,絕對是不同的,高階主管、中階主管與一般使用者能夠查看的資料層級也一定不同,故存取權限的部份,也需要IT人員協助進行設置,以保護資料的安全。

結語

使用了BI,不用再面對眾多的報表與公式,不用再擔心會出錯,彈性化的操作,隨時可改變分析維度產出自己想要的報表,即時提供資訊給決策者,絕對能大幅地縮減工作量。