BPM建構的十大步驟

BPM流程創造企業價值

  BPM是一個管理概念,講的是在一個組織內部或者組織與組織之間,如何利用一系列的工具,分析、編制、執行、監督監控、統計、優化各種業務流程,充分展現流程價值,以規範企業運作、降低成本、提高效率、增加利潤。

  透過對BPM的理解,我們就能夠脫離開傳統工作流程的束縛,BPM大概分成“確立流程目標”、“流程組織整理”、“流程編制”、“流程建置”、“流程模擬”、“建立流程軟體系統”、“流程部署執行”、“流程監督監控”、 “流程統計”、“流程分析優化”等10大步驟。

第1步:確立流程目標

  流程就是各部門、各組織間進行工作的條理與順序的規範,一個確定的流程就代表了一個企業的制度。流程目標的確立,是進行BPM建設的首要工作。這個過程可能僅需要word就可以了。當然更好的過程是將相關業務部門的負責人召集到一起,進行腦力激盪,確立此次業務變革的目標和明確的指標,這將成為BPM永久性的宗旨目標,它將一直指導我們的BPM執行工作。

第2步:流程組織整理

  企業內的流程不是明確的,不是顯而易見的,它需要分析調整,確立流程的原則就要依賴於企業特點、企業發展目標、企業現實情況等諸多因素。流程往往代表著企業戰略。

第3步:流程編制

  經過整理後的流程需要一種通用的形式、規範,並且按照一定的規格編制、繪製出來,以便所有參與者都能看懂。這就是流程格式規範。規範包括流程形式、順序、組織、特例、流程狀態、參與者、待辦列表等等。

第4步:流程建置

  經過整理後的流程按照一定的規範進行了編制,但這些流程還是靜態的、不可執行的文本。為了讓它能夠執行,BPM流程建置工具把編制好的流程利用符合邏輯的理論進行建置。置後,流程就變成了可執行的、有邏輯保障的流程。

第5步:流程模擬

  利用系統模擬建立後的流程,是否是我們需要的了?該流程是否準確的表達了企業所需要的BPM目標?這需要在流程實際部署到企業之前進行試跑。就是對流程進行模擬執行,以檢驗是否與企業期望的流程一致。

第6步:建立流程軟體系統

  編制好的流程就需要考慮如何去執行,比如成立一個流程辦公室,管理、監督企業內的各個流程。還可以發布企業公文,規定各種業務的流程樣例,比如銷售業務,跟單、立項、簽訂合同、下訂單、回款、評審等流程。

第7步:流程部署執行

  建立起來流程軟體系統以後,這些軟體需要在特定的環境下進行部署,以便其執行。而且在執行BPM的時候,還需要一些通知發布、制度製訂、推廣、培訓的工作,這對保障BPM的啟用,是非常重要的。

第8步:流程監督監控

  流程確立了,並不一定代表你的業務一定會按照流程規定的順序進行,所以流程需要監督監控。監督監控就是看流程在實際執行過程中,有什麼樣的問題,有哪些不合理的地方。並且隨時發現哪些流程在影響業務。監督監控過程中,要對這些問題進行記錄、匯總,它是對流程進行優化改善的重要的第一手資料。

  流程不是一成不變的,正如你的公司一樣,隨著競爭環境的變化你的公司在變,因此你的流程也應該跟隨你公司的變化而變。這就是快速化企業,快速化企業需要能進行敏捷變化的流程,敏捷流程就是能夠緊密跟隨變化的流程。

第9步:流程統計

  流程確立了,並不一定表明這個流程代表的這個業務就是高效率的了、就是合適的了,它的運行價值需要度量與評估。評估我的業務按照目前這樣固定下來的流程或者叫做固化的流程進行運行後,要看是否達到了我的期望,是否降低了我的成本,是否提高了效率,是否減少了庫存、增加了利潤,或者是減少了人工。這就需要度量。度量是要按照業務的標準進行的。業務的標準包括成本、工作量考核、利潤等等業務指標。通過對這些指標的度量,是可以發現業務中的一些問題的,比如某個部門的效率很低等。

第10步:流程分析優化

  流程在經過分析、整理確定下來後,經由BPMS在企業內進行了執行。執行一段時間後,也對流程進行了監督監控,發現並記錄了問題。同時也對流程進行了度量,發現了在公司組織結構、業務處理、人員安排等方面的問題(哪些環節效率較低、哪些成本較高、哪些組織方式不合適等等)。總結所有這些問題,即可以很明確的知道了我業務調整的方向,也就知道了下一步流程調整的方向。因此在流程的週期中,最重要的一步就是優化、完善。你要根據度量結果及發現的問題,進行針對性的調整。這種調整包括調整組織方式、調整流程環節、整合分解流程等。

  經過優化後的流程,將進入執行,由此又開始一個循環週期。在這個循環過程中,流程在不斷接近業務目標,也在不斷促進你的業務發展。綜上所述,BPM就是一個為了提高企業效率與利潤,利用流程的方式對業務進行不斷優化與調整的過程。在這個過程中,不斷的提高業務目標與人參與的重要性。

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