流程自動化(BPM)與人力資源管理(HR)的整合與效益

流程自動化(BPM)與人力資源管理(HR)的整合與效益

  在談論這個主題之前,先簡單的介紹一下何謂BPM。BPM是流程自動化的應用,能夠幫助企業進行業務流程的分析,並可利用IT技術,自動化組織內各部門的原本以人力及公文傳遞的流程。

企業為什麼需要導入BPM系統呢?

強化企業內部的運作流程

  試想一下,對於原先沒有流程管理想法的企業而言,或許可以以導入BPM為契機,讓平時忙碌到沒空檢視既有流程的經理人們,有機會好好坐下來對企業運作流程進行跨部門的合理化檢視,發現既有蕭規曹隨作法有哪些不當之處,進而引發進行BPR的想法。或是藉由導入BPM的成功經驗,而使企業對於落實所想實施的BPR規劃更有信心。

節省紙本簽呈所需耗費的時間與人力

企業內部的工作流程中充斥著大量的『待簽文件』,也許是請購單、或是請假單、又或者是加班申請單、人力需求單…等。每張單的審核並沒有花去您太多的時間,但是整體累計起來所耗用公司的人力成本與時間成本是相當可觀的,透過BPM則可以大幅加速表單的審核,並且在事後調閱時非常迅速且方便。

BPM能夠在HR的運作中扮演什麼樣的角色呢?

hrm_001  在這邊提出兩個實例做參考:有兩間公司分別先命名為A公司與B公司,這兩間公司分別都有一套行之有年的HR系統,無獨有偶的分別在今年度有需要將人力資源的部份與原有單純計薪的HR系統做整合,以下分別介紹這兩間公司所選擇的解決方案。

A公司選擇的方案是新買了一套HR的系統,並且透過專案開發的方式加入了人力資源方面的功能,主要是加入了教育訓練、績效考核等功能。

  B公司則是選擇導入了BPM,透過BPM自設了多種表單,設計出了教育訓練、績效考核、差勤申請、人力需求申請等各式各樣的流程。

  從這兩個例子可以看出BPM可以視為ERP的延伸,導入BPM可以節省EPR的專案開發費用,並可以靈活的自設多種表單與流程,達到BPR的效果。

定義了BPM的角色之後,再來看BPM能如何應用在HR系統上。

  • 差勤管理:可應用在請假單、出差申請單、加班申請單…等單據。
  • 績效考核:可應用在各種評鑑單據。(360度評鑑、180度評鑑、KPI…等)
  • 人力資源:可應用在提出人力需求,公司資源申請等。

  除上述提出的幾種應用之外,其實只要是原本按公司流程需要提出申請的行為,皆可以轉換為對應的BPM單據,並跟據不同的單據去定義不同的流程,讓企業內部的工作流程更為便捷且順暢。

最後看效益面,思考BPM到底能為公司帶來些什麼呢?

  • 辦公室無紙化,大幅降低紙張需求以及傳送時所耗用的人力及時間成本。
  • 所有流程都納入控管,避免人為的疏失造成延誤,確保流程中的各個環節都有照著設計好的流程在進行著。
  • 流程的標準化、自動化使日常工作流程更加流暢。
  • 透過BPM流程的檢視,逐步完成BPR。
  • 各項流程自動化後,可將現有資源做更合理化的運用,實時掌握企業內部各種流程執行狀況。
  • 所有單據都存在資料庫中,可做為日後查詢或統計分析使用。

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