BPM不只是減少紙張列印

企業競爭力從BPM出發

企業當然知道[改變]

在許多次的業務拜訪以及規畫輔導,從客戶的眼神中我們都看到殷切希望BPM ,不僅是解決當前公司內部簽核流程繁瑣的問題,而是全面性的對企業內部組織、單據、工作流程檢討、加以優化改善。但最後卻往往流於僅是取代了紙本簽核、用印的流程,卻未能充分發揮BPM的功能與管理價值,問題到底是出在哪呢? 以下將以[目的]、[責任]、[即時]、[激勵]這四點來說明。

BPM概說

重新定義公司內部制度、單據流程

BPM導入絕非IT主管的職責,整個導入小組必須包括各部門的主管、各個職務負責人,並且由公司高階主管為總召集人,明確分派給導入小組每一位成員應負責的工作,以及所要達到的結果。

改革最大的困難在於[人],對於孰悉的事物,就算是正向的改變,大多數的人都會持反對的意見。所以我們必須要昭示組織,今天我們要導入BPM所要達到的目的、結果是甚麼,唯有先將目標畫好,組織才會有向前的動力;為了實現對組織內部的承諾,那就是拋開舊有的思維,全面檢討公司內部制度、單據簽核流程,改善作業效率,提升企業內部競爭力。

落實一對一的責任,您需要聰明的工具

有了優化的制度、流程,我們又回歸到最基本的元素了,那就是[人],在傳統紙本作業或是不盡完美的簽核系統,[人]常常是企業流程效率運作的原因,因此我們需要[Smart[的BPM系統來改善這個問題。何謂[Smart]?簡單的說就是要有靈活的代理、簽核制度。在人員缺勤的狀況下,代理、及簽核流程自動啟動相關職位、職務代理,所以企業作業、單據流程不因個人而有所遲滯,這也落實了一對一的管理責任。

無遠弗屆的WEB

無線上網以及各式行動裝置的普及,幫網際網路開啟了另外一條康莊大道,許多電信業者也常以[行動辦公室]作為訴求推廣行動上網。可是我們檢視一下,難道可以收發E-mail或是檔案共享就可以稱為[行動辦公室]嗎? 我們需要的是能夠在當下真正的行動裝置如IPhone、Android平台手機實現即時決策的工具。E –mail不只是傳遞訊息,我們必須要能直接從E-mail、或是網頁瀏覽器直接回饋簽核資訊,並且與BPM、EIP、ERP 系統連接,獲得最新的資訊,這才是完整的[行動辦公室]解決方案。

快速回饋就是一種激勵

商品企劃案,或是個人的費用申請單、請假單,申請人員都希望能夠迅速地得知送審的結果,一個可以提供快速回饋機制的BPM系統是相當重要的。[快速回饋]包含了前面所提到的多平台簽核機制以及即時性的郵件、簡訊發送通知申請人員簽核結果。 BPM由公司制度、單據流程出發,最後回歸到人的激勵與滿足,不只是取代了紙本用印流程,更是創造內部行政效率、提升企業競爭力的管理利器。

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