BPM 發展

BPM 協助企業正確決定,避免人為決策錯誤損失

正航資訊 BPM 的緣由發展

企業管理由 70 年的 MRP 物料需求規劃、80年的 MRPII 製造資源規劃、90年代的 ERP 企業資源規劃,資訊技術發展至今,有越來越多的科技產品可以幫助我們迅速掌握企業內部的各項資源狀況;MPS 用來快速針對企業銷售預測以及在外訂單開立對應生產製造工單需求,MRP 計畫準確依照所開立的工單計算企業內部各項物料需求資源狀況,ERP 則將 MPS、MRP 結合並且更將其延伸至企業財務會計,結合應收付帳款、銀行資訊以及財務傳票,原本負責的財務工作,經由 ERP 系統就可以快速統計公司的各項營運成本。

由此看來所有企業內部的工作都看似可以在ERP系統之中就可以完成,但實際上企業內部各部門尚有研發的 PDM / PLM 系統、業務的 CRM 系統以及採購的 SCM 系統等等,這麼多的系統都有其特殊之處也都有其使用上的必要性,然而該怎麼將異端系統做整合?企業內各部門都會有諸多文件等待簽核,但等待往返的簽核文件非常耗時費工,不但浪費了公司內部的文書資源,更可能造成公司內部小至人員考勤資料的錯誤,大至客戶訂單以及物料採購的延誤;而要來解決這些問題,就要使用擁有整合能力的正航 BPM 企業流程管理 (Business Process Management. BPM) 系統來達成。

正航 BPM的實質意義

   根據 Bulter Group、Delphi Group、Forrester、Gartner 及 META Group 等單位對於 BPM 的研究, BPM 可以其定義為三個層面,其中包含了人(People)、技術(Technology)、流程(Process);將企業內部各項流程的標準化,如研發單位的工程設計變更,資材單位的材料請採購流程,人事單位的員工請假程序,財務單位員工一般支出零用金,依企業需求規定不同制定 SOP (Standard Operation Process 標準作業程序),定義每個相關人員的職責權限,經由既定的流程規範,將公司的員工 以及定義的各種程序規章(流程process)透過電腦系統的整合 (技術Technology) 達到無紙化作業並且加速企業內部簽核的流程速度。

使得原本需要兩到三天的文件流程,透過人員直接使用正航 BPM 系統經網路可以將時間縮短為三個小時至一天,提高企業的反應速度,減少公司的資源浪費,增加企業的經營利潤;甚至於可以利用正航 BPM 結合企業內部其他電腦系統如 PDM / PLM、SCM、CRM、EIP、BI、MES,利用正航 BPM 可以將不同的系統功能結合,企業人員可以利用不同系統所得到的各項需求資訊,直接方便且快速的幫助人員在 正航 BPM 系統中作下最正確的決定,節省了企業人員需要在各不同系統中查詢資料的時間,避免人員因為決策錯誤影響公司損失。

例如:公司業務人員可以在正航 CRM 系統中完成客戶下單的需求,透過正航 BPM 內部部門可以針對客戶訂單及時反應;當生管資材單位,收到正航 BPM 中的業務訂單需求,可以將正航 ERP 系統結合,直接將正航 ERP 中的各項企業內部 WIP 或是原物料資訊顯示於正航 BPM 系統之中,人員就可以直接進行決策,當物料足夠時生管可以馬上開立工單製令通知工廠單位進行生產,若原物料不足也可立即以正航 BPM 通知採購單位盡快購買以免缺料造成生產線停擺。

企業導入正航 BPM 的流程分成四大步驟

1.BPM流程標準化:

企業進行 E 化有許多的成功案例,相對也有很多失敗的例子,其中關鍵原因除了公司人員的投入之外,在導入 BPM 系統之前,企業就應該要先審視企業內部各項流程是否均有依照一定的標準程序;企業 E 化的重點不只是單純的透過電腦網路完成工作,同時必須針對企業內部各種不合理的流程進行刪除、合併、重排、簡化等動作以制訂標準作業程序,讓企業內部人員可以依照既定的流程完成所需要的各項作業。

2.BPM軟體選型:

企業 E 化軟體於台灣行之有年,市場上從幾千塊到上百萬乃至於上千萬的產品均有,但是否越貴就越能符合企業的需求,答案其實不然。軟體選購首重軟體的功能是否能符合企業使用,企業選購軟體時,應先確認自身預計 E 化的範圍並考慮公司人員的工作負荷程度,甚至於可以分階段導入正航 BPM 系統,循序漸進改變人員的作業習慣,減少人員的排斥感。 再者,除了 BPM 系統功能之外,更應該審慎考量軟體的供應商;企業 E 化是長遠之計,不可等閒視之,所以搭配的軟體供應商是否具備相關產業 BPM 專業知識技能,成功案例的多寡、系統上線計畫的時程安排、輔導師的實務經驗等等,這些都必須作為評估供應商的要點。

3.正航 BPM 系統流程規劃:

企業導入正航 BPM 的前期應成立專案小組與軟體供應商輔導師或是顧問師合作,將公司 BPM 流程與輔導顧問師討論實務流程的合理性以及系統是否可以符合正航 BPM 需求;根據正航 BPM 系統導入顧問師的經驗,沒有一套軟體可以一開始就完全符合企業內部的流程,其中必然會有需要額外完成二次開發的部分,此時就需要 BPM 專案人員與輔導師甚至於配合軟體系統分析師協同討論,在維持 BPM 系統的完整性的前提下開發能符合企業內部正航 BPM 流程需求的程式。

4.正航 BPM 系統導入:

完成正航 BPM 系統選型以及程式二次開發之後,接下來的重點就是企業人員的 BPM 教育訓練; BPM 教育訓練對於系統上線成功與否有其舉足輕重的地位, BPM 軟體教育訓練的課程安排,企業人員對於 BPM 軟體操作的吸收程度以及企業對於 E 化的企圖心這些都影響了整個 BPM 系統的成敗。每個軟體供應商的教育訓練方式不一,但無論甚麼方式,都需要企業內部人員的全心投入,才是正航 BPM 系統上線最重要的關鍵。

正航 BPM系統效能追蹤

正航 BPM不單純只是將資訊流程電子化,而是經過資訊化管理之後,除了有效縮短企業內部流程時間之外,另外還需要不斷的持續追蹤成果並分析流程是否還可以有需要改善之處;結合 KPI 績效管理,我們可以為企業內部 BPM 流程制訂一個目標,透過 正航 BPM 流程改善預計將企業出貨時程縮短為七天或是經由正航 BPM 流程控管預計將企業內部呆滯物料降低 15% ,經由階段性的目標達成,使企業內部人員逐漸習慣於正航 BPM 系統的使用,減少無謂工時的浪費,提高人員工作的效率。

正航 BPM的成效導入企業成效

某企業先前由於企業內部採購流程雖有 ERP 系統,但由於各部門彼此之間資訊並未整合,客戶訂單取消之後,業務並沒有迅速將此訊息 PASS 給資材部門,造成企業有許多的在外多餘 PO;研發單位進行 ECN 變更,也沒有先進行企業內部資源確認,每當ECN 變更確認之後,往往造成倉庫許多物料呆滯,最後只好直接報廢;即使產銷會議不斷的召開,各部門主管不斷的宣導,企業內部 E-Mail 不停的來回,相同的狀況還是不斷的發生,過多的呆滯物料以及無用的在外 PO,嚴重的影響了企業資金的週轉率,每年企業的的獲利率也因為這些待報廢物料降低了許多。

當某企業決心改善此狀況後,決定導入正航 BPM 流程,透過採購流程的標準化,每一張提供給廠商的採購單,都需要由物管單位根據正航 ERP 系統整合銷售預測單以及工單等等需求狀況後,針對缺少的物料提出請購單,經由採購人員初審決定正式供應商,再根據購買物料的重要性以及採購金額的多寡決定負責簽核的主管層級,透過層層的管控,嚴格發出每張在外 PO。研發單位的 ECN 流程,由經由正航 BPM 設定不同的關卡,透過流程管控,除了達到知會公司內部各單位人員之外,各單位人員也可以將資訊及時反映在正航 BPM 之上,生管單位可以確認有多少 WIP 會受到工程變更影響,物管單位也可以告知當發生 ECN 變更後是否會有缺料斷線的可能以及是否會衍生出更多的廢料問題。

以筆者曾經接觸過某家電子公司導入正航 BPM 經驗,原本在外呆滯 PO 高達兩千多萬,在導入正航 BPM 系統之後,平均下來降低了20%,而 ECN 變更也因為系統的導入,企業各部門人員對於 ECN 變更不再變的置身事外,各司其職將 ECN 變成對於訂單交期以及對於企業的影響降到最低。及時將可能造成報廢的廢料,透過設計變更的方式使用於其他產品,將資源做最有效的利用,這也算是另一種將 ERP 與正航 BPM 整合的成功案例。

正航 BPM的現況與未來期望

Base On ERP 的正航 BPM 系統是目前台灣市場中最常見且最被廣為使用,其基本功能主要為「透過將各種表單依照客戶實際需求完成 E 化,透過電腦網路資訊傳遞的方式,結合外部文件檔案方便人員快速進行決策」;由於正航 ERP 系統已經包含了企業內部絕大部分的作業需求,所以 Base On ERP 的正航 BPM 系統已可解決大部份企業 E 化流程的需求,但實際要發揮正航 BPM 最大的效能,就如同前文所說,正航 BPM 除了電子化表單之外,應要結合企業內部的其他系統,完成異端資料整合,使人員可以在 正航 BPM 系統中就可以更快速的完成所有的決策動作。除此之外完整的正航 BPM 更應該要有能追蹤評估流程的功能,如此即可持續改善公司內部作業,使系統發揮最大的 BPM 效能。