企業導入電子發票走在資訊尖端

企業導入電子發票走在資訊尖端

企業與消費者一同響應環保

時代變遷、資訊進步,發票也從傳統手開方式演變至今電子發票,各大超商與賣場,我們收的紙本發票幾乎都是電子發票,在網路平台或門市消費、還可選擇不收取紙本發票,結帳刷條碼或登錄載具號碼,從App雲端發票軟體就知道消費明細與發票號碼,有了電子發票,消費者不用花時間對獎,每月財政部會主動通知中獎資訊與消費記錄,企業與消費者響應環保愛地球、盡社會責任並走在資訊時代的尖端。

為什麼電子發票對企業與消費者是響應環保呢?根據財政部統計,導入電子發票的紙張單位成本最低,為公司節省開銷。

電子發票導入效益

除了節省紙張之外,對企業的好處還有哪些呢?

1.降低列耗材費:只需列印機器與熱感紙。
2.免寄掛號郵資、無遺失風險:B2B開立7天內上傳、B2C 48小時內上傳,B2B在平台接收發票即可。
3.省人力時間:不需人工開立或在系統逐筆新增,可用批次產生發票功能由系統自動開立多張發票

批次開立發票

4.免實體倉儲空間:存證在開立時就上傳存放在電子發票平台
5.報稅E免花時間:上傳的進銷項發票可從平台下載媒體申報檔案
6.降低錯誤率
7.追蹤供應鏈關係

電子發票好處

電子發票好處

企業如何申請電子發票呢?

解決方案:

1.申請步驟

1.工商憑證、自然人憑證、組織及團體憑證管理中心、政府憑證管理中心。
2.下載Turnkey軟體或與加值中心平台配合並申請於測試成功後取得上線通行碼。
3.填妥「電子發票字軌號碼申請書」及備妥相關附件後,向所在地主管稽徵機關申請
4.登入方式一:以憑證註冊,登入方式二:以平台核發號密碼登入。
5.Turnkey與財政部平台或加值中心的基本資料設定。

2.正航系統需升級電子發票模組

正航系統連結電子發票模組

3.正航開立電子發票的步驟如下
1.設定客戶資料屬B2B或B2C
2.發票請購35聯式丁種發票
3.開立發票輸出檔案
4.上傳財政部或加值中心
5.EMAIL開立通知

總結:

還記得這幾年的食安風暴嗎?每期25號統一編號開獎,您拿發票對獎,若沒有中獎的發票會存留多久?存放3-5個月還是直接丟掉呢?若這時候才發現原來自己也是食安風暴的受害者,要拿什麼憑證向企業求償?所以現在政府要求某些食品業者必須導入電子發票,以便後續可以查詢採購上游是誰?之後賣給了哪些消費者,因此正航給企業不只是食雲品電子發票解決方案,任何的企業都可以使用電子發票,讓企業省下開立發票的人力成本、管銷成本。

未來發票資訊化勢在必行,公司的ERP系統不得不因應現在的消費行為改變,資訊也必需是走在時代前端,再過幾年大家都在使用電子發票,你還在手開發票與列印計算機發票嗎?就像通訊手機一樣從2G到4G、從海豚機到智慧型手機,資訊電子化只會持續進行不會退燒。

食品雲改善傳統機制

食品雲改善傳統機制

食品雲的緣由

早在2010年行政院食品安全會報決議中。就已開始整合相關部會的食品履歷追溯相關資訊系統了。而在2012年發生進口美國牛肉驗出萊克多巴胺,及2013年發生大統植物性油品參偽及違法添加銅葉綠素事件後,瞬間引起全國人民對食品安全的嚴重顧慮,食品雲便積極由概念由政府轉變為具體行動。

2014年12月22日行政院科技會報正式發表食品雲,希望透過要求業者將食材資訊上傳到食品雲,食品安全事件一旦發生。就可以向上追溯源頭、向下追蹤流向,並強制業者2015年2月前加入食品雲,若不實申報或拒絕申報,最高可罰至300萬元。

傳統機制不敷使用

傳統的人工追蹤追溯,由客訴問題產生、業務查詢紀錄、倉管查詢出貨紀錄、生產部門查詢生管紀錄、品管查詢食品添加物領用記錄、採購/品管查詢供應商清冊,最後由主管蒐集以上資料查出問題,做出決策防止再發,都會造成環環相扣、缺一環節、全面下架、批次作業、人工查驗、曠日廢時、人仰馬翻的局面。

食品雲改善以上缺失而作了以下的設計:

1. 虛擬供應鏈:

由生產者/進口商、產地供應商/盤商、食品加工業者、通路商,與農委會隻追溯追蹤系統、環保署廢棄物/化學物質流向系統、財政部電子發票系統、經濟部工業原料流向系統,一起在食品雲上進行資料分享。

高雄國際飯店、餐飲暨烘焙設備用品

食品雲電子發票,整合企業政府與消費者三方監督

2. 推動核心則採聯邦(Federal)制:

在 “食品勾稽" 部分,分別由衛福部之邊境查驗自動化管理資訊系統、食品添加物登錄管理資訊系統、產品通路管理系統(PMDS),財政部之關港貿單一窗口、電子發票,經濟部之商工登記資料公示資訊系統、工廠公示資料查詢系統,勞動部之化學物質登錄資訊平台,與環保署之毒性化學物質登記申報系統所構成;在 “食品追溯" 部分,分別由教育部之學校午餐追溯程序,地方政府之團膳業者追溯程序,農委會隻產銷履歷、吉園圃、國產牛肉、CAS追溯,經濟部之GMP、ICT平台,食品業者之私有雲追溯,與消費者團體之商品標示資料庫所構成;而在 “食品服務" 部分,分別由政府、資服業者、食品業者與消費者共同支援、把關。

食品雲農作履歷

食品雲農產品履歷

3. 業者私有雲之推動:

如養豬戶或物料供應商等也可將履歷上傳至供應商品之品質履歷管理系統中,以成為通路業者之品牌代工或自有品牌履歷。而消費者也可透過以掃描二維條碼之方式,對食品加工業者所提供之DM或菜單等得知履歷資訊。

食品雲的成果展現

事前防堵:

可主動警示食安問題、降低食安事件發生機率。如對於順丁烯二酸此不當添加物,可在 “食品勾稽" 與 “食品追溯" 部分中,藉由化學物質登錄資訊平台找出流向 (其化工原料生產廠與化工原料貿易商),再透過CAS No比對勾稽是否為合法添加物 (若被混入澱粉中成為非法食品添加物,找出其食品原料商與澱粉大、小通路),最後提供添加物使用標準查詢 (進入食物時之食品製造商)。

事後快速追蹤:

在食安事件發生時迅速處理有效回收,以穩定民心,並減少產業損失。如民眾檢舉油不純後,衛福部在稽查與檢驗這方面,對於添加棉籽油,便可透過如電子發票、PMDS、化學物質登錄資訊平台、邊境查驗系統,添加物管理系統、工商登記與工廠登記,進行大統油流向追蹤,接著進行棉籽油源頭追蹤,再馬上對油進行流向追蹤,最後進行檢驗並諭令下架。

如教育部校園食材登陸平台的建立,已讓供膳業者用心負責,且也對主管單位的把關、學生家長的查詢有安心的作用。而在學校午餐食材追溯的成效上,已有22縣市公立附設幼兒園(1651所)、國中小學校(3388校)、高級中等學校(499校)及大專校(159校)上線;此外,全國國中小及高級中等學校員工消費合作社(約3887所)供售食品也全面登錄上線。

食品雲的長期願景

若規劃以資訊匯流等整合技術,再加以控管篩選,如此經過大數據統計分析,已可達到資訊即時共享與更快速處理的境界。而在不涉及隱私的前提下公開廠商資料與運用群眾外包方式,以讓全民可有充分資料參考並趕到參與感。而最主要的就是,能讓人民對政府產生信心,政府對廠商可有效控管,而廠商也對人民抱持應有的責任感,如此才能達到三贏的局面。

F公司ERP升級以符合政府政策因應措施

F公司ERP升級以符合政府政策因應措施

F的公司系統整合計畫

F公司的需求為企業資訊系統整合規畫和流程再造,主要是要將企業內部營運的資訊整合,並整理出流暢的架構,也就是提供企業決策者參考的資訊系統。為因應政府產業隨時所需的相關資訊,在原有基礎上直接擴充,簡化作業程序的重覆率,並讓原有資訊直接延用,無需再歸回原點重新來過,讓人員工作效率大幅提升。

專案組成-

因F公司屬傳統產業且公司經營長久,內部作業分工的非常精細,並且區分為多個面向。正航針對各執行面不足處修正並給予建議,讓一切作業合乎政府法令規定,做個標準產業模範,樹立業界模範指標。傳統產業為了與社會接軌,拋棄過往的執著與習性全面完整轉換,讓改變成為一件美好的事務。

ERP系統導入循環第一階段-方案許可階段

此階段工作包含前期的雙方溝通並且確認最終目標的設定。需要的考量包含專案目標的訂立和解決方案的選擇與應用,專案經費的調整也包含在內。這些決定對於整個營運的生命週期會產生相互的作用影響,例如,此階段可能會對專案的成果、時程、及預算訂下不切實際的目標,種下後面階段失敗的種子。本階段的產出通常就是系統建置預算的呈報,以及與系統供應商和顧問導入的合約。

前期準備及規劃-

互相討論各部門作業流程和主要負責的職責,並選擇合適的ERP系統軟體,最後訂出其導入的步驟流程及上線時間。

ERP軟體的選擇-公司的經營規模,技術支援的能力,相關產業的實質經驗,流程所需的功能是否需要擴充,高階主管的判斷與使用者的共識,整體的規劃能力、方法及選派專案執行領導者的經驗

企業資源與運作流程規劃

企業流程改造-重新檢視現行的內部作業流程,定義重要核心流程的內容,逐步縮小範圍,一步一步邁向成功上線的目標,並且評估流程在軟體中實施的可行性,是否有需要異動的地方?以目前規劃的模組內容,主要是根據公司現行流程及顧問提供的此行業最佳執行方針,融合而成。在細部設計則定義細項流程輸出輸入的部份,完成軟體中的組態設定並執行專案工作團隊的配置。

第二階段-專案執行階段

包含現行ERP系統如何與商業法IFRS、食品雲及電子發票完整接軌。主要的工作包括現行和將來的企業流程如何直接承接,流程設計與系統設定,資料轉換,測試,教育訓練,和系統轉換等。然而系統設定最初是確定各項參數設定,讓後續的使用是在一致性的規則下進行,並且調整ERP系統以符合組織的特性,與傳統的程式撰寫極為不同。這項工作的完成需要對系統功能和組織的業務需求都有高度的知識。本階段期望的產出就是一個可以啟動並運轉的系統和使用者。

商業法IFRS:新舊制度,二套並行,政府政策上線不斷修正,正航提供彈性會計科目歸類,同時產生二種報表。

正航BPM產品履歷

食品雲:針對食品產業及自行加工製造部份,設定批號、製造日期及有效日期,上傳至政府平台,達到一條龍追蹤要點。

正航BPM產品基本資料

電子發票:銷售資訊即時傳輸,達到多方資訊比對,簡化傳統紙本發票的儲存,成本的大幅降低。

第三階段-調整整頓階段

主要工作包括透過技術和流程的調整使系統趨於穩定,以及加強訓練使用者。期望的產出就是達到營運成本和週期時間等目標的正常運作。由於基礎作業已漸漸邁入軌道,此階段正好配合產業相關政府,直接延伸,不僅程序合乎法令規定,也由導入時期的混亂,到現在的配合、穩定與讚賞。

第四階段-維運升級階段

到這個階段對ERP系統和相關企業流程所進行的持續維護和加強。典型的工作包括系統的維護,使用者的支援,持續的流程改善,以及新版本的升級。穩定運作的系統應該在各個層面有所進步,包括組織產出的績效如成本、營收、和市場佔有率等方面產生顯著的改善

ERP導入的關鍵成功因素

ERP是一個既龐大、又複雜的系統,很少有一個人能對ERP系統徹底的了解,大部份都只有了解自己所負責的部份範圍在客戶的觀念裡,導入的時間越短越能降低公司成本及風險,但穩扎穩打才會建立往後的穩定與順暢程度,故雙方對時間的認知是需要溝通的,也將是執行成功的重要考驗之一

在軟體改版問題部份,一個軟體要永續使用一定要不斷的做內容修正與調整,ERP也不例外。所以程式一旦改版更新時,企業是否願意再花錢購買新的更新程式,及更新的導入問題,人員的再訓練,皆會直接影響系統在公司使用狀況的生命週期。

實現的組織績效

需要整合訂單、庫存和產能各項資訊才能完成的安裝存量控管,過去要花非常多天的時間才能計算出來,現在已大幅縮短時間,只要透過系統撈出資料,依需求做內容的後製,即可快速得到想要的分析資訊。從客戶下訂單到確認可以出貨的時間,也從過去的2~3天大幅縮短到幾分鐘內就能回覆客戶;過去在系統登打買賣資訊,再於政府平台重新登打一次,造成工作量重工,升級模組後,馬上解決此問題,且讓資訊更加正確,避免人工帶來的疏失及政府的罰則。

更多電子發票應用

若想對電子發票有更完整的了解,歡迎您前往電子發票主題館瞭解更多…

深入暸解

帳款管理透過即時資訊,合理地進行資金的調配,並提高資金的利用效率!

帳款管理透過即時資訊,合理地進行資金的調配,並提高資金的利用效率!

  帳款管理可對企業的往來帳款進行綜合性高效率管理。各業務模組產生的應收付帳款,可在帳款管理的批次收款與批次付款中進行沖款;帳款可以與票據相銜接;信用額度有助於您隨時瞭解客戶的信用狀況;個業務模組產生的收入與費用,可在收入單與費用單中顯示。

帳款管理難題

  1. 未能及時掌握應收、付帳款狀況─ 和銷售部門、採購部門存在一個時間差,當銷售產生時,帳面上還不能即時顯現。
  2. 難以進行有效的分次付款追溯─ 分次付款增加了工作量,不但查詢困難更無法有效追溯帳款。
  3. 成本費用難以攤入各對應的產品成本中─ 收入費用無法標明對應來源,導致成本費用難以攤入各對應的產品成本中。
  4. 後續對單沖款難以追蹤─ 訂金無法關聯到具體訂單,後續對單沖款難以追蹤。
  5. 帳款核對不易─ 交易物件與帳款物件不同時,沖款難以進行區分,容易沖錯。
  6. 進出口中產生的索賠難以記錄在帳款中。
  7. 收到票據和銀行存款無法直接關聯到出納作業中。

正航系列解決方案

帳款管理提供方便進口、出口管理的廠商索賠單與客戶索賠單;同時可即時準確的提供給客戶與廠商往來帳款餘額資料,提供各種分析報表,如帳齡分析、回收分析、超限分析、信用風險、統計等報表。

  1. 系統可依據日常的收付帳款作業,進行客戶應收未收、廠商應付未付帳款統一管理,快捷、方便對帳,準確掌握企業往來帳款。
  2. 提供單據狀態功能可隨時查看單據的沖款狀況。
  3. 具有處理現銷、現購、賒銷、賒購及信用卡付款等帳款交易方式。
  4. 系統將收付款單可按帳款歸屬+部門+幣別+專案區間+人員區間+交易區間+預收區間+帳月區間等進行沖款,實現快速沖款,且允許在收付款單中直接做折讓等交易。
  5. 收到或支出的訂金可在收款單、付款單中進行預收付管理,並可關聯具體訂單。實際沖款時可取用原預收付款進行沖款。
  6. 進口、出口交易中產生的廠商索賠、客戶索賠可在廠商索賠單、客戶索賠單中進行統一管理。
  7. 現收現付關聯銀行作業,自動生成存提款單,簡化出納工作。
  8. 應收、應付帳款分別與應收、應付票據銜接。可新增票據或取用票據,實現直接以票據進行沖款。
  9. 各業務單據產生的收入、費用可在帳款管理的收入單、費用單中統一體現,且可具體指定到對應來源單,費用直接參與來源單的成本分攤。
  10. 系統提供帳款明細、統計、回收、帳齡、跟催、超限分析等報表,並可按客戶、供應商、業務員、帳月、部門、專案等多種條件進行查閱。

全新正航系列先進帳款管理,無論您是任何類型的企業、批發、零售還是製造,都能完全適應您的業務方式。透過各種分析報表,幫助您合理地進行資金的調配,並提高資金的利用效率。