BPM 流程管理

BPM 流程管理

BPM流程自定義、簽核超彈性!

BPM 對企業e化到底能做些什麼

商業流程管理 (Business Process Management;BPM)最近一直都是企業在討論的話題,在管理者的推動下,逐漸成為企業內部投資的一個全新標的。在開始討論 BPM 對企業e化到底能做些什麼之前,一定要對BPM的定義深入瞭解,才能妥善應用BPM為企業帶來幫助。

早在企業成立之初,作業流程(flow)就隨著作業而展開,早期還沒有電腦的時候,是用紙筆、人力、電話、傳真來進行工作管理與資訊傳遞。之後電腦普及,透過ERP、CRM、SCM的應用,藉由內部網路的串連讓企業的效率大躍進。不過這個時期的資訊系統,大多都只在企業的內部進行連結,很少會與外界接觸或彼此間資料交換,而同公司不同區域的網路也因此成為獨立運作的資訊孤島。

進入了雲端時代的BPM,透過網際網路(Internet)將企業所有的資訊孤島完整串連起來。透過商業流程的標準化與網路服務的加持,原本企業的系統有了連結,底端的作業也變的更為順暢,讓企業開始投入大量的資金來改善整個企業效能,以符合公司利益。

BPM無紙化電子簽核,加速企業運籌決策

企業經營決策的速度,決定計劃成敗的程度;擁有高效率的內部流程網絡,能加速各事業體間的往來作業,同時也能提升企業成長的速度,並且能提高企業的競爭力。企業內部的無紙化電子作業,整合企業內部網絡、組織層級、決策管理並結合IT科技網際網路工具,目的在整合企業內部的簽呈流程、加速各組織間的往來互動、降低簽核流程的時間、並且達到無紙化、無時間、無地域限制的全電子化整合。

BPM(Business Process Management)企業流程管理,這是每一個產業都會建構的商務架構。分為以下幾個構面說明:

流程面

  1. 高彈性的簽核流程設計,滿足中大型企業流程彈性的架構。
  2. 簽核流程的每個關卡流程,可單獨設計、表單能與其它流程串連使用,這樣一來表單或流程改變時,馬上降低系統管理上的負擔。
  3. 即時的訊息通知,替企業主動預警流程作業上的異常。
  4. 在流程引擎上監控執行,匯整執行上的錯誤與回復,由管理者直接掌控。
  5. 追蹤表單的流程關卡情況,可追蹤當下流程跑到那個關卡,而後端的簽核人員也可以往前追蹤,瞭解並排除卡關的情況。
  6. 高彈性流程內容,可自己指定職務代理人、與指定同步會簽作業。

基礎架構面

  • 改變過去以表單為主 (Form Based) 的系統,從流程引擎方式設計架構,再將流程、表單與組織變成單獨物件、這樣一來維護方便,更可以降低流程變更所出現的管理問題。
  • 人員帳戶與目錄伺服器同步,整合 Windows 安全驗證機制,同時以 Windows Active Directory 目錄管理系統。企業只需單一簽入 (Single Sign-on) 功能就能將帳戶管理同步化,方便以後的帳戶維護與管理,並能與其他採用 AD 的入口網站 (Portal) 系統輕鬆整合。
  • 系統自動偵測目前流程中的所有單一審核關卡或整個子流程逾時情況,主動處理逾時件問題,掌握流程處理時效,並通知作業逾時情況。
  • 豐富的流程統計報表,以報表分析企業流程的效率與成本關係,是企業流程再造的依據。
  • 多樣化的企業作業流程模式,包括各式簽核與自動化關卡化、路由條件與邏輯運算設定,充分滿足由簡到繁的企業邏輯。

流程定義面

  1. 視覺化的圖形介面操作,即使非專業 IT 人員也能夠由圖形界面操作企業流程規劃,簡單使用流程定義工具。
  2. 高彈性的簽核類型,滿足複雜的簽核人員設定。
  3. 不需撰寫任何程式,即可達成表單資料庫整合與資料庫連結作業的強大功能。

使用操作面

  • 流程追蹤監控功能,完整的流程查詢介面,讓使用者有效掌握表單流程,而管理者也能即時掌控所有流程與系統使用狀態。
  • 以Internet或是行動上網工具,即可執行簽核作業,第一時間完成簽核流程。

MotorWeb BPM延伸企業未來更多應用

整合MotorWeb BPM模組及.Net系統,延伸企業未來更多應用,正航資訊BPM內容如下所述:

1.使用BPM帶來的效益

  • 強化企業內部的運作流程
  • 簽核效率提升
  • 節省紙本簽呈所需耗費的時間與人力
  • 責任歸屬透明
  • 員工滿意度提升
  • 企業機密安全性提升
  • 降低成本

2.BPM表單內容與流程自定義

簽核流程自定義

簽核流程自定義

超彈性簽核流程設計

超彈性簽核流程設計

3.完整表單權限控管無簽核顧慮

完整權限控管

完整權限控管
4.簽核統計與分析

電子簽核分析

電子簽核分析
上述正航所提供企業整合web化資訊,並與雲端搭配portable資訊行動載具執行效果。在景氣低迷的經濟環境中,想要再提升企業競爭力及獲利能力的方式,要從減少重工作業及提高效率著手,才能創造新獲利目標並達成企業節能減碳的雙重目的。

IFRS企業內部轉換

IFRS企業內部轉換

轉換IFRS企業之內部工作時程以上市櫃及興櫃公司為例

  由於IFRS係 Principle – Baseed的準則,相較國內原採行的ROC GAAP對各類交易列有詳細的判別及處理規定,採用IFRS後賦予企業更大的專業判斷空間,但也要求公司提出支持其會計處理允當性的證據,加上充足的資訊揭露說明其原則應用的基礎。故企業在現階段首要的工作便是分析可能的差異,評估受影響作業流程的改變方案。不以此為基礎,後續無從進行轉換IFRS對企業流程、財務報導、資訊系統、稅務議題、內部控制、各部門日常營運之影響及解決方案的提出。

IFRS 時程

IFRS 時程

IFRS 政府時程

正航 IFRS 解決方案研討會即使是非上市櫃公司也要提早適用雙軌制

在這段IFRS過渡期間中,其實最大的問題是政府相關法令配合修改情形,及IFRS國際會計準則委員會陸續修改原有公報公佈適用的時程。這些都會影響未來系統需陸續配合修改。所以正航ERP除了提供目前現有的IFRS解決方案外,也會配合政府法令及準則修改時程,陸續推出符合相關的配套IFRS解決方案模組。

IFRS轉換流程圖說配合主管機關法令及監理機制的修正

依商業會計法第7條規定:「商業應以國幣為記帳本位,至因業務實際需要,而以外國貨幣記帳者,仍應在其決算報表中,將外國貨幣折合國幣。」但對於外幣記帳如何轉換的處理程序,目前尚無細部的規定。此類轉換IFRS後需面對的法令適用上的疑義,依『我國企業採用國際會計準則之推動架構』時程,主管機關將於2012年前進行相關法令及監理機制的修正。屆時正航亦會配合相關的修正,提供相關解決方案。

配合TIFRS的陸續發佈及修訂進行系統修改

未來將配合IASB的IFRS改善計劃,如IAS1財務報表表達格式討論稿等,對國際會計準則的發展方向進行研討,並配合TIFRS的陸續發佈及修訂,進行系統的改版或提供新功能模組。

 

IFRS影響企業

IFRS影響企業

IFRS影響企業

正航 IFRS 解決方案研討會一、IFRS的實施對企業的影響為何?

IFRS雖然是財務準則的變動,但由於與以往ROC GAAP的性質不太相同,對企業而言,需要檢視採用不同選擇下對企業相關流程,及資產、負債、收入、費用等認列的影響。也可能由於企業選擇不同的會計政策,導致改變公司的內部作業流程、資訊系統、人員、營運管理模式,甚至IFRS牽涉財務調度及籌資計劃等等,故公司的營運、財務及稅務活動等各層面,最終皆有可能因此而受到IFRS影響。

二、資訊系統的配合調整

IFRS轉換流程圖說現代企業的營運及管理,大多高度仰賴資訊系統。轉換IFRS的過程中可能涉及部份資訊系統需配合企業所選擇的會計政策及流程改變進行修正,並提供更多資訊的需求。目前比較廣泛討論而與資訊系統相關的企業因應項目包括:

1.合併報表的編製

IFRS所規範的財務報表,係以合併報表為主。所以企業應檢視資訊系統,是否能支援財會處理人員,以編製符合IFRS規範的合併報表。

2.固定資產政策

為適用各地租稅規定及優惠的不同,集團內同類固定資產常依子公司所在地的不同而使用不同會計政策,或因此產生財稅差異。因應IFRS相同固定資產應使用一致會計政策,再加上原ROC GAPP並無規範的投資性不動產,及公平價值評量等。固定資產的財稅差異可能較以往更鉅,甚至難以用調節方式轉換。

3.雙軌期間維持IFRS及ROC GAAP兩套帳務

雖然上市櫃及興櫃公司開始採用IFRS的時點是在2013年,但由於必須要編製前一年度的比較報表,故實際在2012年1月1日即必須進行IFRS的開帳,年度並須雙軌維持IFRS及ROC GAAP兩套帳務。

4.收入認列

因應IFRS依交易實質認列收入之規範,可能影響企業需重新檢視,改變交易條件規範。會計政策及收入認列方式的改變,可能會改變企業作業流程,系統是否可支援認列時點、方式,並涵括更多交易相關資訊,以供處理人員判斷交易實質,及作為會計政策依據的證據。

5.報表格式的轉換

IFRS 的財務報表格式,與現行 ROC GAPP 格式存在差異。甚至依 IASB 討論稿,未來將依活動性質,編製主要財務報表。應考量系統是否能配合修改報表,並保留適當的彈性,因應未來的報表格式變革。

6.功能性貨幣的處理

目前依 ROC GAAP 的規定,國內企業均使用新台幣作為記帳及報表表達的本位幣。因應 IFRS 之規範,企業可能須將功能性貨幣轉換為外幣;但同時需考量,稅務申報的報表表達貨幣仍舊為新台幣的情形下,系統前端是否能提供交易幣別的相關記錄,及協助處理人員進行幣別匯率轉換的工作。

EIP 進階應用

EIP 進階應用

為因應企業內部競爭合作的組織變革,達到組織資訊共享協同作戰的目標,企業必須建立協同作業的雲端平台,使合作者分享即時的線上資訊包含發佈及訂閱、員工關係、工作評價、公告、專案任務控管、商機資訊及共用資源管理等,並可即時回饋意見,透過資訊自動化傳遞,以達到群組合作的效益。

正航企業入口網站 MotorWeb EIP 系統,提共企業全天候的線上即時服務。設定後馬上支援企業端正航ERP系統或正航雲端服務功能,讓人員在企業內外均能主動即時掌握最新企業動態與工作狀態,隨時隨地都能處理公司商務。

MotorWeb EIP 九大實用功能:

我的工作:

提供個人所有待辦工作事項的查詢與維護,可利用回報功能記錄工作進度,讓工作負責人及主管完整掌握工作的執行狀況。

我的約會:

提供個人所有約會行程事項的查詢與維護,可利用回報功能記錄拜訪歷程,主管亦可透過部屬之回報瞭解部屬的行程安排。

我的專案:

提供查看個人所有負責專案、任務及相關工作之內容,可利用回報功能更新專案任務執行進度。

我的評價:

提供查看個人所獲得各項工作評價資訊。

最新公告:

提供查看公司各種類型的公告內容及附件。

我的待覆核:

提供查看個人所有待覆核之文件,可以直接在線上進行簽核。

線上投票:

提供查看個人所有可參與已投票或未投票的線上投票活動,並可檢視最新投票結果。

報馬仔:

提供查看公司同仁們分享各種報馬仔生活資訊。

我的團購:

提供查詢個人所有可參與之團購活動,可以直接在線上進行訂購。

特別為行動裝製設計的雲端EIP應用,全面的企業專業應用模組,包含了用於企業雲端與快速部署的EIP入口網站以及企業應用程式,並提供完整且標準的工作環境及強大雲端管理介面。

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