BPM 發展

BPM 發展

BPM 協助企業正確決定,避免人為決策錯誤損失

正航資訊 BPM 的緣由發展

企業管理由 70 年的 MRP 物料需求規劃、80年的 MRPII 製造資源規劃、90年代的 ERP 企業資源規劃,資訊技術發展至今,有越來越多的科技產品可以幫助我們迅速掌握企業內部的各項資源狀況;MPS 用來快速針對企業銷售預測以及在外訂單開立對應生產製造工單需求,MRP 計畫準確依照所開立的工單計算企業內部各項物料需求資源狀況,ERP 則將 MPS、MRP 結合並且更將其延伸至企業財務會計,結合應收付帳款、銀行資訊以及財務傳票,原本負責的財務工作,經由 ERP 系統就可以快速統計公司的各項營運成本。

由此看來所有企業內部的工作都看似可以在ERP系統之中就可以完成,但實際上企業內部各部門尚有研發的 PDM / PLM 系統、業務的 CRM 系統以及採購的 SCM 系統等等,這麼多的系統都有其特殊之處也都有其使用上的必要性,然而該怎麼將異端系統做整合?企業內各部門都會有諸多文件等待簽核,但等待往返的簽核文件非常耗時費工,不但浪費了公司內部的文書資源,更可能造成公司內部小至人員考勤資料的錯誤,大至客戶訂單以及物料採購的延誤;而要來解決這些問題,就要使用擁有整合能力的正航 BPM 企業流程管理 (Business Process Management. BPM) 系統來達成。

正航 BPM的實質意義

   根據 Bulter Group、Delphi Group、Forrester、Gartner 及 META Group 等單位對於 BPM 的研究, BPM 可以其定義為三個層面,其中包含了人(People)、技術(Technology)、流程(Process);將企業內部各項流程的標準化,如研發單位的工程設計變更,資材單位的材料請採購流程,人事單位的員工請假程序,財務單位員工一般支出零用金,依企業需求規定不同制定 SOP (Standard Operation Process 標準作業程序),定義每個相關人員的職責權限,經由既定的流程規範,將公司的員工 以及定義的各種程序規章(流程process)透過電腦系統的整合 (技術Technology) 達到無紙化作業並且加速企業內部簽核的流程速度。

使得原本需要兩到三天的文件流程,透過人員直接使用正航 BPM 系統經網路可以將時間縮短為三個小時至一天,提高企業的反應速度,減少公司的資源浪費,增加企業的經營利潤;甚至於可以利用正航 BPM 結合企業內部其他電腦系統如 PDM / PLM、SCM、CRM、EIP、BI、MES,利用正航 BPM 可以將不同的系統功能結合,企業人員可以利用不同系統所得到的各項需求資訊,直接方便且快速的幫助人員在 正航 BPM 系統中作下最正確的決定,節省了企業人員需要在各不同系統中查詢資料的時間,避免人員因為決策錯誤影響公司損失。

例如:公司業務人員可以在正航 CRM 系統中完成客戶下單的需求,透過正航 BPM 內部部門可以針對客戶訂單及時反應;當生管資材單位,收到正航 BPM 中的業務訂單需求,可以將正航 ERP 系統結合,直接將正航 ERP 中的各項企業內部 WIP 或是原物料資訊顯示於正航 BPM 系統之中,人員就可以直接進行決策,當物料足夠時生管可以馬上開立工單製令通知工廠單位進行生產,若原物料不足也可立即以正航 BPM 通知採購單位盡快購買以免缺料造成生產線停擺。

企業導入正航 BPM 的流程分成四大步驟

1.BPM流程標準化:

企業進行 E 化有許多的成功案例,相對也有很多失敗的例子,其中關鍵原因除了公司人員的投入之外,在導入 BPM 系統之前,企業就應該要先審視企業內部各項流程是否均有依照一定的標準程序;企業 E 化的重點不只是單純的透過電腦網路完成工作,同時必須針對企業內部各種不合理的流程進行刪除、合併、重排、簡化等動作以制訂標準作業程序,讓企業內部人員可以依照既定的流程完成所需要的各項作業。

2.BPM軟體選型:

企業 E 化軟體於台灣行之有年,市場上從幾千塊到上百萬乃至於上千萬的產品均有,但是否越貴就越能符合企業的需求,答案其實不然。軟體選購首重軟體的功能是否能符合企業使用,企業選購軟體時,應先確認自身預計 E 化的範圍並考慮公司人員的工作負荷程度,甚至於可以分階段導入正航 BPM 系統,循序漸進改變人員的作業習慣,減少人員的排斥感。 再者,除了 BPM 系統功能之外,更應該審慎考量軟體的供應商;企業 E 化是長遠之計,不可等閒視之,所以搭配的軟體供應商是否具備相關產業 BPM 專業知識技能,成功案例的多寡、系統上線計畫的時程安排、輔導師的實務經驗等等,這些都必須作為評估供應商的要點。

3.正航 BPM 系統流程規劃:

企業導入正航 BPM 的前期應成立專案小組與軟體供應商輔導師或是顧問師合作,將公司 BPM 流程與輔導顧問師討論實務流程的合理性以及系統是否可以符合正航 BPM 需求;根據正航 BPM 系統導入顧問師的經驗,沒有一套軟體可以一開始就完全符合企業內部的流程,其中必然會有需要額外完成二次開發的部分,此時就需要 BPM 專案人員與輔導師甚至於配合軟體系統分析師協同討論,在維持 BPM 系統的完整性的前提下開發能符合企業內部正航 BPM 流程需求的程式。

4.正航 BPM 系統導入:

完成正航 BPM 系統選型以及程式二次開發之後,接下來的重點就是企業人員的 BPM 教育訓練; BPM 教育訓練對於系統上線成功與否有其舉足輕重的地位, BPM 軟體教育訓練的課程安排,企業人員對於 BPM 軟體操作的吸收程度以及企業對於 E 化的企圖心這些都影響了整個 BPM 系統的成敗。每個軟體供應商的教育訓練方式不一,但無論甚麼方式,都需要企業內部人員的全心投入,才是正航 BPM 系統上線最重要的關鍵。

正航 BPM系統效能追蹤

正航 BPM不單純只是將資訊流程電子化,而是經過資訊化管理之後,除了有效縮短企業內部流程時間之外,另外還需要不斷的持續追蹤成果並分析流程是否還可以有需要改善之處;結合 KPI 績效管理,我們可以為企業內部 BPM 流程制訂一個目標,透過 正航 BPM 流程改善預計將企業出貨時程縮短為七天或是經由正航 BPM 流程控管預計將企業內部呆滯物料降低 15% ,經由階段性的目標達成,使企業內部人員逐漸習慣於正航 BPM 系統的使用,減少無謂工時的浪費,提高人員工作的效率。

正航 BPM的成效導入企業成效

某企業先前由於企業內部採購流程雖有 ERP 系統,但由於各部門彼此之間資訊並未整合,客戶訂單取消之後,業務並沒有迅速將此訊息 PASS 給資材部門,造成企業有許多的在外多餘 PO;研發單位進行 ECN 變更,也沒有先進行企業內部資源確認,每當ECN 變更確認之後,往往造成倉庫許多物料呆滯,最後只好直接報廢;即使產銷會議不斷的召開,各部門主管不斷的宣導,企業內部 E-Mail 不停的來回,相同的狀況還是不斷的發生,過多的呆滯物料以及無用的在外 PO,嚴重的影響了企業資金的週轉率,每年企業的的獲利率也因為這些待報廢物料降低了許多。

當某企業決心改善此狀況後,決定導入正航 BPM 流程,透過採購流程的標準化,每一張提供給廠商的採購單,都需要由物管單位根據正航 ERP 系統整合銷售預測單以及工單等等需求狀況後,針對缺少的物料提出請購單,經由採購人員初審決定正式供應商,再根據購買物料的重要性以及採購金額的多寡決定負責簽核的主管層級,透過層層的管控,嚴格發出每張在外 PO。研發單位的 ECN 流程,由經由正航 BPM 設定不同的關卡,透過流程管控,除了達到知會公司內部各單位人員之外,各單位人員也可以將資訊及時反映在正航 BPM 之上,生管單位可以確認有多少 WIP 會受到工程變更影響,物管單位也可以告知當發生 ECN 變更後是否會有缺料斷線的可能以及是否會衍生出更多的廢料問題。

以筆者曾經接觸過某家電子公司導入正航 BPM 經驗,原本在外呆滯 PO 高達兩千多萬,在導入正航 BPM 系統之後,平均下來降低了20%,而 ECN 變更也因為系統的導入,企業各部門人員對於 ECN 變更不再變的置身事外,各司其職將 ECN 變成對於訂單交期以及對於企業的影響降到最低。及時將可能造成報廢的廢料,透過設計變更的方式使用於其他產品,將資源做最有效的利用,這也算是另一種將 ERP 與正航 BPM 整合的成功案例。

正航 BPM的現況與未來期望

Base On ERP 的正航 BPM 系統是目前台灣市場中最常見且最被廣為使用,其基本功能主要為「透過將各種表單依照客戶實際需求完成 E 化,透過電腦網路資訊傳遞的方式,結合外部文件檔案方便人員快速進行決策」;由於正航 ERP 系統已經包含了企業內部絕大部分的作業需求,所以 Base On ERP 的正航 BPM 系統已可解決大部份企業 E 化流程的需求,但實際要發揮正航 BPM 最大的效能,就如同前文所說,正航 BPM 除了電子化表單之外,應要結合企業內部的其他系統,完成異端資料整合,使人員可以在 正航 BPM 系統中就可以更快速的完成所有的決策動作。除此之外完整的正航 BPM 更應該要有能追蹤評估流程的功能,如此即可持續改善公司內部作業,使系統發揮最大的 BPM 效能。

BPM 流程管理

BPM 流程管理

BPM流程自定義、簽核超彈性!

BPM 對企業e化到底能做些什麼

商業流程管理 (Business Process Management;BPM)最近一直都是企業在討論的話題,在管理者的推動下,逐漸成為企業內部投資的一個全新標的。在開始討論 BPM 對企業e化到底能做些什麼之前,一定要對BPM的定義深入瞭解,才能妥善應用BPM為企業帶來幫助。

早在企業成立之初,作業流程(flow)就隨著作業而展開,早期還沒有電腦的時候,是用紙筆、人力、電話、傳真來進行工作管理與資訊傳遞。之後電腦普及,透過ERP、CRM、SCM的應用,藉由內部網路的串連讓企業的效率大躍進。不過這個時期的資訊系統,大多都只在企業的內部進行連結,很少會與外界接觸或彼此間資料交換,而同公司不同區域的網路也因此成為獨立運作的資訊孤島。

進入了雲端時代的BPM,透過網際網路(Internet)將企業所有的資訊孤島完整串連起來。透過商業流程的標準化與網路服務的加持,原本企業的系統有了連結,底端的作業也變的更為順暢,讓企業開始投入大量的資金來改善整個企業效能,以符合公司利益。

BPM無紙化電子簽核,加速企業運籌決策

企業經營決策的速度,決定計劃成敗的程度;擁有高效率的內部流程網絡,能加速各事業體間的往來作業,同時也能提升企業成長的速度,並且能提高企業的競爭力。企業內部的無紙化電子作業,整合企業內部網絡、組織層級、決策管理並結合IT科技網際網路工具,目的在整合企業內部的簽呈流程、加速各組織間的往來互動、降低簽核流程的時間、並且達到無紙化、無時間、無地域限制的全電子化整合。

BPM(Business Process Management)企業流程管理,這是每一個產業都會建構的商務架構。分為以下幾個構面說明:

流程面

  1. 高彈性的簽核流程設計,滿足中大型企業流程彈性的架構。
  2. 簽核流程的每個關卡流程,可單獨設計、表單能與其它流程串連使用,這樣一來表單或流程改變時,馬上降低系統管理上的負擔。
  3. 即時的訊息通知,替企業主動預警流程作業上的異常。
  4. 在流程引擎上監控執行,匯整執行上的錯誤與回復,由管理者直接掌控。
  5. 追蹤表單的流程關卡情況,可追蹤當下流程跑到那個關卡,而後端的簽核人員也可以往前追蹤,瞭解並排除卡關的情況。
  6. 高彈性流程內容,可自己指定職務代理人、與指定同步會簽作業。

基礎架構面

  • 改變過去以表單為主 (Form Based) 的系統,從流程引擎方式設計架構,再將流程、表單與組織變成單獨物件、這樣一來維護方便,更可以降低流程變更所出現的管理問題。
  • 人員帳戶與目錄伺服器同步,整合 Windows 安全驗證機制,同時以 Windows Active Directory 目錄管理系統。企業只需單一簽入 (Single Sign-on) 功能就能將帳戶管理同步化,方便以後的帳戶維護與管理,並能與其他採用 AD 的入口網站 (Portal) 系統輕鬆整合。
  • 系統自動偵測目前流程中的所有單一審核關卡或整個子流程逾時情況,主動處理逾時件問題,掌握流程處理時效,並通知作業逾時情況。
  • 豐富的流程統計報表,以報表分析企業流程的效率與成本關係,是企業流程再造的依據。
  • 多樣化的企業作業流程模式,包括各式簽核與自動化關卡化、路由條件與邏輯運算設定,充分滿足由簡到繁的企業邏輯。

流程定義面

  1. 視覺化的圖形介面操作,即使非專業 IT 人員也能夠由圖形界面操作企業流程規劃,簡單使用流程定義工具。
  2. 高彈性的簽核類型,滿足複雜的簽核人員設定。
  3. 不需撰寫任何程式,即可達成表單資料庫整合與資料庫連結作業的強大功能。

使用操作面

  • 流程追蹤監控功能,完整的流程查詢介面,讓使用者有效掌握表單流程,而管理者也能即時掌控所有流程與系統使用狀態。
  • 以Internet或是行動上網工具,即可執行簽核作業,第一時間完成簽核流程。

MotorWeb BPM延伸企業未來更多應用

整合MotorWeb BPM模組及.Net系統,延伸企業未來更多應用,正航資訊BPM內容如下所述:

1.使用BPM帶來的效益

  • 強化企業內部的運作流程
  • 簽核效率提升
  • 節省紙本簽呈所需耗費的時間與人力
  • 責任歸屬透明
  • 員工滿意度提升
  • 企業機密安全性提升
  • 降低成本

2.BPM表單內容與流程自定義

簽核流程自定義

簽核流程自定義

超彈性簽核流程設計

超彈性簽核流程設計

3.完整表單權限控管無簽核顧慮

完整權限控管

完整權限控管
4.簽核統計與分析

電子簽核分析

電子簽核分析
上述正航所提供企業整合web化資訊,並與雲端搭配portable資訊行動載具執行效果。在景氣低迷的經濟環境中,想要再提升企業競爭力及獲利能力的方式,要從減少重工作業及提高效率著手,才能創造新獲利目標並達成企業節能減碳的雙重目的。

IFRS企業內部轉換

IFRS企業內部轉換

轉換IFRS企業之內部工作時程以上市櫃及興櫃公司為例

  由於IFRS係 Principle – Baseed的準則,相較國內原採行的ROC GAAP對各類交易列有詳細的判別及處理規定,採用IFRS後賦予企業更大的專業判斷空間,但也要求公司提出支持其會計處理允當性的證據,加上充足的資訊揭露說明其原則應用的基礎。故企業在現階段首要的工作便是分析可能的差異,評估受影響作業流程的改變方案。不以此為基礎,後續無從進行轉換IFRS對企業流程、財務報導、資訊系統、稅務議題、內部控制、各部門日常營運之影響及解決方案的提出。

IFRS 時程

IFRS 時程

IFRS 政府時程

正航 IFRS 解決方案研討會即使是非上市櫃公司也要提早適用雙軌制

在這段IFRS過渡期間中,其實最大的問題是政府相關法令配合修改情形,及IFRS國際會計準則委員會陸續修改原有公報公佈適用的時程。這些都會影響未來系統需陸續配合修改。所以正航ERP除了提供目前現有的IFRS解決方案外,也會配合政府法令及準則修改時程,陸續推出符合相關的配套IFRS解決方案模組。

IFRS轉換流程圖說配合主管機關法令及監理機制的修正

依商業會計法第7條規定:「商業應以國幣為記帳本位,至因業務實際需要,而以外國貨幣記帳者,仍應在其決算報表中,將外國貨幣折合國幣。」但對於外幣記帳如何轉換的處理程序,目前尚無細部的規定。此類轉換IFRS後需面對的法令適用上的疑義,依『我國企業採用國際會計準則之推動架構』時程,主管機關將於2012年前進行相關法令及監理機制的修正。屆時正航亦會配合相關的修正,提供相關解決方案。

配合TIFRS的陸續發佈及修訂進行系統修改

未來將配合IASB的IFRS改善計劃,如IAS1財務報表表達格式討論稿等,對國際會計準則的發展方向進行研討,並配合TIFRS的陸續發佈及修訂,進行系統的改版或提供新功能模組。

 

IFRS影響企業

IFRS影響企業

IFRS影響企業

正航 IFRS 解決方案研討會一、IFRS的實施對企業的影響為何?

IFRS雖然是財務準則的變動,但由於與以往ROC GAAP的性質不太相同,對企業而言,需要檢視採用不同選擇下對企業相關流程,及資產、負債、收入、費用等認列的影響。也可能由於企業選擇不同的會計政策,導致改變公司的內部作業流程、資訊系統、人員、營運管理模式,甚至IFRS牽涉財務調度及籌資計劃等等,故公司的營運、財務及稅務活動等各層面,最終皆有可能因此而受到IFRS影響。

二、資訊系統的配合調整

IFRS轉換流程圖說現代企業的營運及管理,大多高度仰賴資訊系統。轉換IFRS的過程中可能涉及部份資訊系統需配合企業所選擇的會計政策及流程改變進行修正,並提供更多資訊的需求。目前比較廣泛討論而與資訊系統相關的企業因應項目包括:

1.合併報表的編製

IFRS所規範的財務報表,係以合併報表為主。所以企業應檢視資訊系統,是否能支援財會處理人員,以編製符合IFRS規範的合併報表。

2.固定資產政策

為適用各地租稅規定及優惠的不同,集團內同類固定資產常依子公司所在地的不同而使用不同會計政策,或因此產生財稅差異。因應IFRS相同固定資產應使用一致會計政策,再加上原ROC GAPP並無規範的投資性不動產,及公平價值評量等。固定資產的財稅差異可能較以往更鉅,甚至難以用調節方式轉換。

3.雙軌期間維持IFRS及ROC GAAP兩套帳務

雖然上市櫃及興櫃公司開始採用IFRS的時點是在2013年,但由於必須要編製前一年度的比較報表,故實際在2012年1月1日即必須進行IFRS的開帳,年度並須雙軌維持IFRS及ROC GAAP兩套帳務。

4.收入認列

因應IFRS依交易實質認列收入之規範,可能影響企業需重新檢視,改變交易條件規範。會計政策及收入認列方式的改變,可能會改變企業作業流程,系統是否可支援認列時點、方式,並涵括更多交易相關資訊,以供處理人員判斷交易實質,及作為會計政策依據的證據。

5.報表格式的轉換

IFRS 的財務報表格式,與現行 ROC GAPP 格式存在差異。甚至依 IASB 討論稿,未來將依活動性質,編製主要財務報表。應考量系統是否能配合修改報表,並保留適當的彈性,因應未來的報表格式變革。

6.功能性貨幣的處理

目前依 ROC GAAP 的規定,國內企業均使用新台幣作為記帳及報表表達的本位幣。因應 IFRS 之規範,企業可能須將功能性貨幣轉換為外幣;但同時需考量,稅務申報的報表表達貨幣仍舊為新台幣的情形下,系統前端是否能提供交易幣別的相關記錄,及協助處理人員進行幣別匯率轉換的工作。