安心安天下—深圳皇裕五金製品廠ERP實施與應用
"三分軟體，七分實施。任何ERP軟體只是管理工具，它需要和企業各部門的業務流程、規範、制度相結合，形成的完整解決方案，並制定和執行流程化、標準化的實施程式。在這個過程中，企業必須參與主導，對資訊化目標要有合理、清晰的描述，擁有自己的實施人員，上層領導親自參與和支持，ERP的應用才可安心無憂，達到大器安天下的境界"。
 當深圳皇裕ERP專案負責人袁經理回顧一年前ERP實施過程時，如是闡述他切身的體會。 母公司幸邦公司是一家績優的企業集團1975年成立於台北縣，由於業績的急速發展，1996年成立深圳寶安松崗皇裕製品廠，2000年成立揚州皇裕精密沖件公司，2002年成立皇裕精密沖件(昆山)公司，共三廠。深圳皇裕五金製品廠成立10年來，發展迅速逐漸成為一家集團企業，主要從事模具設計、製造、各種端子彈片五金製品的衝壓製造，主要產品有：電腦連接器端子、電器開關彈片、插座銅片、手機充電器端子、汽車配件等。在深圳設業務部門，統一管理三個工廠的內、外銷業務。
2004年底，隨著公司規模的逐步擴大，深圳皇裕意識到：當市場對生產企業的反應速度要求越來越高的時候，實現企業物流和資金流一致性動態控制，對於企業決策速度提升有著至關重要的作用，而這需要對企業的採購狀況、業務狀況、庫存狀況、生產進度的全程控制。於是，深圳皇裕決定上馬ERP系統。經過慎重的考察和評估，深圳皇裕決定選擇正航軟體作為ERP建設的合作夥伴，選用正航T357訂單、庫存、帳款、財務、生管、物料、成本模組，資訊化範圍涉及採購、銷售、生產、品管、倉庫、財務等所有日常作業，以實現財務業務一體化、生產管理資訊化之目的。
按部就班的實施管理
  2005年初，雙方成立以深圳皇裕賀副總、正航軟體華南實施總監為負責人的專案小組。在專案小組中，除了資訊管理部門之外，深圳皇裕主動從涉及資訊化的部門選派了骨幹成員以及負責人參與。深圳皇裕認為，要確保良好的實施效果，以及後續應用效果的不斷優化，必須讓企業人員親身參與其中，因為只有他們才最瞭解企業的管理狀況，而讓他們參與其中的另一個作用是，ERP實施只是一個過程，深圳皇裕ERP系統應用則是長久的事情，企業不能永遠依賴廠商的顧問，只有讓自己的人儘快熟悉系統，才能讓ERP快速上線，也能夠保障後續應用效果不斷提升，而資訊部門只負責技術問題和部門協調。在此前提下，雙方利用半個月時間對前期的《調研報告》進行完善，並確認了《實施方案書》，正式開始實施。
1、產品和專業知識培訓。ERP實施實質上，是廠商行業經驗和產品知識向用戶轉移的過程，因此，培訓工作應該貫徹到實施的全過程。而在實施階段，培訓的側重點除了產品的應用之外，還包括各個業務部門專業知識培訓和討論。而正航軟體16年來，為6萬用戶服務過程當中，亦從用戶身上積累了豐富的企業管理經驗和專業知識，這些都可供深圳皇裕借鑒和參考。
培訓課程根據各個模組實施時間和進度安排，並留有充分的時間，和學員進行深入討論，在討論過程中，雙方共同完善軟體產品和企業流程結合的解決方案，完善實施方案。
| 生產管理課程內容 |
參與人員 |
1、 如何登打生產計畫單
2、 生產排程計畫
3、 物料需求估算
4、 物料需求估算轉採購建議書
5、 模擬制令
6、 排程調整
7、 模擬轉正式制令 |
工程人員
生管人員
物控人員
採購人員 |
1、如何進行各套系統的許可權設定
2、確認每個USER的許可權 |
系統負責人 |
1、廠內制令、領料、退料、料件移轉
2、廠內入庫、用料差異
3、多次加工制令、如何進行多次加工制令轉多次加工單、多次加工移轉單、多次加工移轉退回單
4、相關生管報表查看 |
生管人員
物控人員 |
1、委外制令、領料、退料、料件移轉
2、委外入庫、用料差異
3、委外加工送貨帳單、委外加工扣款單
4、相關生管報表查看 |
生管人員
倉庫人員 |
1、其他庫存/帳款/生管系統傳輸財務傳票
2、如何進行預算作業
3、財務特殊作業功能講解
4、相關財務報表查看 |
財務人員 |
1、 分攤類別設定
2、 生管成本分攤
3、 生管單據傳輸財務
4、 生管成本分析報表查看 |
財務人員
生管人員 |
綜合問題的研討，正航講師會至各個部門實際瞭解各部門所負責的資料的輸入狀況，再針對各部門所存在的問題進行研討 |
分時間段各部門分開召開 |
（表一：生產管理模組培訓課程）
2、基礎資料準備和導入。用戶進行內部基礎資料的準備，包括將舊編號轉換成新編碼，是實施過程中工作量最大的階段之一，用戶的項目參與人員會因此工作量增加，容易造成項目的拖延。因此，本階段，正航顧問向深圳皇裕領導層建議，出臺相應的獎懲制度配合專案實施。而深圳皇裕的領導層也意識到該階段的重要性，當某一個部門或者環節出現異常，立即親自瞭解情況，並採取措施解決，使整個資料導入工作得以順利完成。
3、模擬運行。培訓全部結束後，組織所有操作人員集中進行按腳本的模擬運行，並進行不同參數設置的模擬，發現問題後馬上回饋。此階段，深圳皇裕專案負責人余經理親自到場監督，並確定參數方案。同時要求在接下去的半個月時間內，操作人員每日輸入5張單據，並每日進行檢查。
4、參數設定。經過模擬運行之後，應用人員也提出了不少建議，因此，由各部門人員配合正航實施顧問再度對參數進行調整和確認。
5、期初資料準備和導入。正式導入期初庫存量、客戶廠商期初餘額、會計科目期初餘額等基礎資料，並明確定義要求完成時間。
6、並線運行。操作人員進行手工與ERP系統的並行工作，因此，基本上，操作人員的工作量增加了，同時，儘管前期進行了多次培訓，然而，工作人員對系統還是有個適應過程，有一定的抵觸心理。深圳皇裕總經理給予了充分的重視，督促操作人員使用系統，要求做到日清日結，有力地促進了人員的應用。
7、正式上線。經過並行運行，確保各個應用人員都能夠正確操作，並保證資料的準確性之後，系統正式上線，深圳皇裕管理層也明確命令，今後相關報表和資料都要通過系統實現，使企業都能夠充分利用系統，提升管理效率。
安心無憂的ERP應用
雖然整個實施過程嚴格按照實施方案書進行，深圳皇裕的各級人員也參加了正航軟體組織的多次培訓，但在實際應用過程當中，深圳皇裕還是碰到了不少的問題。針對這些，東莞分公司服務人員通過上門、遠端連線、Call Center服務給予快速、規範的服務。例如，2005年12月，深圳皇裕曾向正航軟體東莞分公司服務部門反映一個生產管理多次加工問題，當從上游工序移轉到下游工序時，數量是1000個，950個是良品的，有50個是不合格的產品，與生產的數量有差異。而差異部分有時不需要重新生產，因為在下計畫時就已經考慮進支損耗。Call Center中心當即給出完善的解決方案：在登打〔多次加工移轉單〕時，在移轉數量中輸入實際移轉的數量。如果是已轉到下一製程，還需要返回到上一製程重工時，則可登打〔移轉退回單〕，報廢掉的產品所耗用的料，需要登打〔用料差異單〕。考慮到用戶剛剛開始並線運行，Call Center服務中心專門製作了完整的文檔，傳遞給深圳皇裕，並在實施人員回訪時，特別要求實施人員針對這一狀況，檢查系統的運行和人員的操作情況，確認深圳皇裕是否已經妥善解決這一應用問題。
 2005年12月，正航軟體推出了我國軟體行業首個獨立服務品牌—"安心服務"之後，整合正航服務體系，創建了包括包括實施部門、Call Center中心、培訓中心、122熱線組等在內的"安心服務"平臺，為用戶提供更快捷、更規範、更專業的ERP諮詢、實施和應用服務。取得了用戶良好的信任，也創造了和用戶之間更好的互動，例如，根據自身需要，深圳皇裕曾向正航提出：增強生管所有單據的複合後過帳功能以及制令拆分的建議，在充分考慮深圳皇裕生產管理現狀後，東莞分公司服務人員在短期內向企劃部門和研發部門提出合理化建議，並獲得採納，並迅速形成解決方案，幫助深圳皇裕的全部生產管理都更加順暢的應用到ERP系統中。
用戶和廠商的良好互動，不僅幫助廠商更加完善產品，提升產品競爭力，同時也幫助企業更好地完善ERP系統，獲得更好的投資回報。然而，實際上深圳皇裕在ERP專案實施與應用過程當中，碰到的最大的困難，不是產品以及產品應用問題，而是專案組人員的異動。2005年12月，當深圳皇裕ERP系統實施進行到參數設定的關鍵時候，項目的主導人員—深圳皇裕資訊部門余經理，以及資訊化的重點部門之一，財務部的一名負責人，因為個人身體原因，先後向公司請假，需要離開一段時間。這種猝不及防的人員變動給ERP系統實施造成極大的困擾，，因為，這不僅意味著公司必須重新培養自己的實施成員，增加了項目的實施成本，也意味著公司必須等那個新培訓的人員上手後，才可以重新協調、推進整個系統的實施，這將拖長整個實施週期，也可能消磨基層人員好不容易聚集起來的積極性。
當深圳皇裕領導知道這一情況之後，給與了充分的重視，馬上組織各個部門召開專案協調會議，要求所有人不要因為異動產生懈怠心理，同時馬上從公司內部重新考察、選調人員彌補專案組成員空缺。由於深圳皇裕的前瞻意識，當初在專案成立之初，就選派了各個部門的骨幹人員參加整個實施過程，因此，涉及資訊化的部門的負責人以及部門骨幹成員，都對系統有深入的認識和參與。人員很快就確定下來，袁經理作為前期專案組的重要成員，被推上前臺，彌補余經理離開這段時間的空缺，負責系統實施的協調和技術問題，而財務部的人員也很快得到確定。而正航軟體東莞分公司，獲悉這一消息之後，也很快派出自己資深顧問，對袁經理以及財務部新任負責人進行專門的培訓，而因為有了前期的參與，二人也很快就掌握新崗位的技能和要求，進入了角色，推動專案的良好進展。
在雙方的共同努力，深圳皇裕很快彌補了因為人員異動造成的項目延誤，在預定的時間內，完成了整個項目的實施工作，並上線應用。
富安天下的應用效果
ERP系統上線後的深圳皇裕變得富有效率，企業經營更加穩健了。
1、 管理效率提升
ERP系統可以全程追蹤和控制採購狀況、業務狀況、生產進度，並產生資料，幫助優化庫存管理。實現各部門資料的全面集成和整合，物流和資金流也實現一致性動態控制，有力支援企業決策。企業成為協同一致的整體，通過系統，各個部門配合默契，使企業能夠最快對外界變化做出反應，打造敏捷組織。
2、 企業經營更加規範
通過將企業管理的規範和制度固化在系統中，不論是誰，只要不按照既定的流程走，資訊流就流不下去，工作就完不成；從而用"電腦面前人人平等"，確保政策的執行不折不扣。變企業的定性管理為定量管理、變靜態管理為動態管理、變事後管理為事中管理。規範了企業運作，有效規避經營風險。
精細化成本管理，準確清楚生產過程中的料、工、費動態資訊，通過系統靈活的成本管理模式，準確及時每種產品的成本結構，不僅使企業銷售策略更加靈活，產品更具市場競爭力，而且也避免業務部門由於不瞭解產品實際成本，使得訂單利潤為零或者為負值的現象發生。
一個企業就是一個小世界，在這個世界裏，有它自己的規則存在，這些規則運行是否順暢，則是決定這個企業是否具有競爭力的關鍵。ERP是幫助企業規則和流程運行更加順暢、更有效率、更加規範、更加透明的管理工具。然而，誠如深圳皇裕袁經理所言，ERP軟體只是管理工具，系統如何和企業融為一體，並良好運轉，需要可供安心的廠商服務，提供良好的實施以及ERP服務，實現並優化ERP價值，錘煉出ERP大器，富安天下。 |
