行動辦公輕鬆保持資料即時同步

行動辦公輕鬆保持資料即時同步

行動辦公的崛起

隨著智慧型裝置的興起,現在的人越來越離不開3C產品,只要有網路的地方,大都可輕易地連上網路查詢資訊,行動辦公應運而生。大多數的行動辦公者基於便利,常會使用智慧裝置收發E-Mail、管理查詢聯絡人資訊、安排行程與待辦事項…等,對他們來說,智慧型裝置隨身攜帶的便利性,無疑是他們在工作上的最佳幫手,再加上現在Android大都會預設內建Google相關APP,像是Google行事曆、Google Map…等,這些儼然就成為行動辦公者的最愛。

但是回到辦公室後,公司內部有自己的一套系統,需仰賴個人員確實登打行程、工作才能有效的管理,這樣就變成需要再重複登打一樣的資訊,對使用者來說其實是很負擔又浪費時間的。正航MotorWeb EIP具備個人資料同步的功能,提供Google或Exchange與企業後端系統對接,讓人員的行程管理更容易,如此一來不同的平台輕鬆地保持資訊的同步。

保持資料同步的優點

1.只須建立一次資訊,省去重複key打的時間與心力

透過Google帳號統一管理,若選擇和Google同步,使用者就可利用智慧型裝置於零碎的時間,如通勤、搭車時,安排規劃自己的行程,再同步至 EIP系統中,方便又快速。

2.可選擇同步至不同的應用程式

MotorWeb EIP提供兩種同步選項:Google、Exchange Server 和系統同步介接。此兩種選項都是辦公最常見的個人管理應用程式,不論是在外奔波慣用Google行事曆的業務,或是在辦公室較常用使用Exchange的內勤人員,都可以輕鬆地將個人資訊和EIP做完美的整合。

3.隨時手邊都是最新的資訊

個人資料同步還可以設定自動排程,設定同步時間(頻率),使系統於固定時間執行同步,讓兩邊的資訊內容保持一致。

4.彈性決定欲同步的資訊範圍

除了可同步行事曆(行程、約會資訊),也可同步聯絡人(客戶資訊、人脈、名片)和工作(待辦事項),這些選項都可讓使用者彈性決定那些選項需要同步,那些選項不需要同步,更貼近使用者的需求。

行動辦公的實際設定與應用(以Exchange同步為例)

同步輕鬆設定

設定個人資料同步

1.系統的【參數設定】設定個人資料同步是要與哪個應用程式做結合。系統共有兩種選項供選擇:一個是Exchange,另一個則是Google。若設定的為Exchange選項,需同時設上Exchange主機。

2.【參數設定】中所選擇的同步項目將影響【員工資料】欄位的顯示。設定各人員對應程式的帳密。輸入完畢後,可直接透過旁邊的「測試同步連線」按鈕做確認,連線是否成功。

員工資料欄位顯示

該至何處同步呢?

以上設定都完成後,即可至EIP功能→個人管理→【同步個人資料】,執行同步動作。選擇您要同步的方式、資料、以及範圍。甚至還可進一步設定同步排程來定義同步的時間於固定時間內執行,確保資料的一致性。

◎同步可為單向或雙向。單向指的是固定由某一邊的程式(A)同步到另一邊(B),也就是說若於(A)做了資料的新增、修改、刪除,經過同步後即會異動至(B)上,但若是由(B)變動資料,則(A)不會做任何變更,可自由選擇是要由EIP同步至應用程式,或是由應用程式同步至EIP;而雙向同步則是指只要在任一位置異動資料,在其他同步位置中也會執行相同的變更。

◎同步資料包含了行事曆、連絡人,其中Exchange還可將工作資料一併同步,使用者可自行選擇要同步的項目,並設定要更新未來多久時間內的行程或工作。若不需同步,取消勾選即可。

個人同步資料
 
設定完成,點擊「開始同步」,即會將成果顯示於執行程果中。EIP上的行程就順利同步至Exchange行事曆中。

同步至Exchange行事曆

設定同步排程

以上是手動同步的部份,若想要讓系統於固定時間自動執行同步的作業,則可以進一步設定「同步排程」。勾選啟用排程,並選擇欲執行的時間:固定時間或間隔幾分鐘執行一次,同步選項和同步資料依實際需求選擇。設定好後,點選「儲存設定」保存。

設定同步排程

回到同步個人資料介面於右上角即會有已設定同步排程的紅字註記。那麼系統到指定時間就會自動將個人的行程工作資料同步至對應的應用程式中。

應用行動辦公讓您工作效率UP

公司的企業入口網站,如果能的進一步搭配個人資料同步功能,讓使用者隨手即可紀錄安排自己的工作行程,就可以有效提升工作效率,達到事半功倍的效果。 

Comments are closed.