應用E化平台有效進行專案管理

  在日新月異的社會中,凡事強調著快速變遷,舊有的線性工作模式,早已不能滿足這高度不確定、變化頻繁的大環境。「專案管理」則以橫向整合的觀念應聲崛起,成為企業人員解決處理工作上的一種趨勢,用以提升工作整體的應變能力、增加企業本身的競爭力。

  一個專案團隊的成立,其可能包含不同部門、領域及層級的人,成員並非一定都是來自同一單位由下而上去執行,有效的溝通就成為影響專案的成敗關鍵要點之一。此時,一個良好的溝通平台確保資訊能順利流動、可隨時讓各成員做意見的交流及反饋就變得很重要了。正航EIP即提供了一個快速、彈性、多元、整合的平台,可同時結合CRM客戶相關資訊、會議管理、資源租借、績效評估及查詢與分析…等相關功能,使用戶在專案管理上能更多面向的整合應用以達到極大值的使用效益。

EIP專案管理特點

EIP專案管理特點

利用「專案範本」快速地建立專案

  對於經常性發生的專案任務,我們可使用「專案任務範本」的功能,自動帶入預設的專案任務設定,例:專案類別、工作任務、負責人及其工作內容等資訊,以快速建立專案。

系統自動mail通知專案執行,展開工作

  專案任務單指派的工作任務會再自動展開給各個專案成員。專案負責人後續便可追蹤各項工作任務詳細的執行狀況。專案工作分派當下,系統便會自動發送「工作通知Mail」通知各個負責人員。專案成員可以於專案執行過程中可將工作的執行狀況及進度登打於「工作記錄」中,並進行工時及完工比率的回報。

WebPart首頁列出待執行專案工作

  當有使用者手上很多專案都在同步進行,就會覺得有很多工作散落,使user無法聚焦執行與管理手上的任務工作,利用專案管理即可對不同的專案類別作資料的彙整,將相關的工作與紀錄作相互關聯。工作任務負責人員可透過個人首頁的工作提醒功能,得知個人尚待處理的專案工作項目。且系統每日會自動發送工作/約會提醒Mail,有助於專案工作執行人員進行即時的工作管理。

專案人員異動工作移交作業

  實務中,常會有在專案執行進行過程中,遇到臨時有人員異動或調動的情形,此時我們就可利用「未完專案任務及工作移交作業」進行工作之交接,避免因人員異動而導致專案工作進度的延宕。

「專案管理」與「會議管理」整合

  專案在執行的過程,可能會產生很多意見的分歧或問題的產生,有時並非僅靠單向溝通的紀錄與回報即可解決,這樣只會導致問題不斷地擴大造成專案進度的延宕。所以適時地召開專案會議是必要的,也是最直接、有效的雙向溝通方法之一。此時,我們就可結合正航EIP的會議管理,將所有專案的相關會議記錄內容完整保存下來並和專案相互關連。

EIP專案管理與會議管理整合

專案和KM的結合應用

  一個好的專案管理,完整的保留文件交談紀錄是非常重要的,這將有助於後續人員遇到類似相同專案時,變成有效的知識借助參考引用。EIP也提供KM的功能,在專案的執行過程,即可於檔案知識中心建立一個專屬的資料夾,讓所有的專案成員將相關文件表單或任何的產出文件上傳至資料夾中。如此一來,不但可使各專案成員隨時分享應用相關資源,也可更容易掌控成員間彼此的工作進度,加速專案的完成。

完善多面向的專案查核介面

  專案執行的過程中,專案負責人可利用「相關工作查詢」來查看各項已完工或未完工的工作項目來進行後續追蹤。或是利用「專案任務查詢」及「專案任務明細查詢」來查看指定條件內所有工作任務的執行狀況。專案負責人也可透過「甘特圖」功能,可快速檢視所有工作任務之執行狀況,完整掌握專案進度,同時可針對異常的工作項目進行即時處理。有完善多面向的查詢檢閱介面,不但可幫助專案成員相互溝通分享自己手上的工作;更可協助專案交辦人或負責人掌控即跟催整個專案的進度,大大提升了專案管理之效率及便捷性。

甘特圖批次修改日期

  專案執行的情況不一定會那麼順利,一切照著計劃走,可能會遇到環境的變化、認知的差異以及能力不足等問題,會造成實際執行狀況與計畫間的偏離。而系統也提供專案負責人對計畫時程安排上的修改,批次修改工作任務之開始或到期日。

EIP應用甘特圖

專案相關工作檢討分析

  專案負責人可利用「工時查詢」查看各項專案工作所耗用之工時,以進行專案任務之檢討分析。同時也可利用「工作量分析」以圖表顯示各個部門或人員負責工作所耗用的工時排名,點擊工作量數值即可開啟明細視窗,深入了解工作內容之明細資訊。

總結

  專案管理強調整合,需具有相互的關聯性,專案內部間個任務具有「相互依賴」、「介面」、「相互關係」與外部環境息息相關,而正航EIP即具備此項特點,每個和專案相關的單據都有連結字樣,讓User可立即關聯回原單,查看更詳細資訊。除此之外,更可和我們的CRM客戶/廠商相關資料、KM、會議管理、租借管理、評價管理…等,做一個整合使用,讓專案管理發揮極大效益。

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