溝通管理做得好,企業競爭力無法擋!

溝通管理做得好,企業競爭力無法擋!

企業流程要做好,內部溝通很重要

何謂溝通管理

  溝通是只指人與人之間的思想與訊息流通,透過一人傳達一人的方式,逐漸廣泛傳播的過程,而將此原理套用在企業中,意旨透過溝通將組織中的所有成員連繫在一起,共同實現目標。溝通在企業中是一門非常重要且必修的學分,組織更複雜的企業更是重視溝通,唯有透過溝通才能使組織實現良性迴圈,提升競爭力。

為何強化溝通管理

  企業中任何一項工作離不開溝通,每項工作皆必須透過溝通才能順利進行。此外企業中各部門及各職務也是相互依存,而依存性越大對於協調的需要就更高,因此溝通在企業管理是必須優化且強化的重點不可輕忽,管理者以及專業經理人必須思考如何強化溝通管道、找尋能協助強化溝通的工具,以協助企業能在極短的溝通時間上做出最佳決策。

而溝通管理能為企業帶來以下三大優勢:

  1. 溝通有助於改進個人及團體做出最佳決策。
  2. 溝通有助於企業內部在溝通協調上有效率。
  3. 溝通能讓企業內部有更和諧氛圍,上下同心為組織創造更大機會及利潤。

如何強化溝通管理

  強化溝通讓企業提升執行力及競爭力是非常重要的,但是如何強化可就是一門大學問,必須考慮到企業本身產業背景、組織架構等因素,每個企業在強化溝通上的方法不見得相同,但是背後的動機及概念卻是相同的,因此歸納出以下兩點:

1. 讓管理者意識溝通的重要性

在企業中許多問題歸咎於溝通不順暢,因此常會導致一件事情從開始到完成必須花很多時間,甚至無法中斷,無法如期完成,以至企業執行力下降,進而影響企業競爭力,所以管理者對於企業內部溝通管理必須高度重視。

2. 公司內部需建立完善的溝通管道

完善的溝通有賴於良好的機制,管理者與專案人員應納入溝通的過程制度化、標準化,讓溝通時間縮短、更順暢,達到能快速產生決策的目的。

透過完善的MotorWeb BPM協助企業強化溝通

  MotorWeb BPM能夠協助企業在營運過程中,有效管理單據溝通流程、保存所有溝通軌跡、降低營運成本;以Web方式提供使用者親合的介面隨時隨地能夠接收企業內部最新資訊,而以下則是針對正航MotorWeb BPM的功能進行說明:

一、   Web化界面

  行動裝置的普及之下,藉由網際網路的協助下,企業內部即透過行動裝置進行溝通,同時將訊息回饋至 BPM平台中,讓相關人員可以不受時間及空間限制能夠立即進行溝通並且取得最新的資訊做出正確的決策。

二、表單、溝通流程自定義

  內部的溝通模式應隨著外在大環境的變化來調整,管理者及專案小組應定期檢討目前企業內部每項規章的流程、辦法、溝通模式,討論的結果資訊人員可透過BPM平台立即製作電子表單及溝通方式,企業就能夠馬上落實新的規範制度。

三、溝通的軌跡透明化

  藉由BPM平台讓溝通的軌跡透明化,能夠讓申請人員知道目前單據延宕在哪一個決策者上,申請人員可以進行催簽的動作,且當決策者進行決策時都會留下紀錄,保留完整的溝通歷史以備未來內部稽核。

四、權限控管嚴謹

  BPM可以針對人員的職務權責給予權限控管,有效防止機密文件內容以及溝通歷史外漏問題。

五、有效降低無謂的浪費

  紙張的耗用總是占企業營運支出非常高的比率,而透過BPM將表單電子化,能有效降低紙張成本支出、人員遞送時間同時也無須另外租用倉庫保留歸檔的文件。

六、有效減少溝通的時間及人力

  以往一份文件總是需要申請人員親自送達至主管進行作決策,但是主管也不是每天都在辦公室,導致申請人員在反覆溝通及等待的過程中耗用非常多時間,而整體影響企業人力及時間成本是非常高的,因此透過BPM的協助,申請人員不需將文件親自送達主管手上進行決策及溝通,同時主管也可在任何時間、地點進行決策,且相關紀錄都回寫在BPM上,事後也能進行查閱。

七、分析溝通時間

  BPM可以針對企業現行的文件進行溝通分析,透過分析結果可以讓專案小組與管理者知道導入BPM的成效,同時可以得知每個部門在溝通後的決策上需花多久時間,進而優化溝通流程,達到企業流程管理的目的。

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