我的辦公室在雲端-你今天也進雲端上班了嗎?

我的辦公室在雲端

你今天也進雲端上班了嗎?

每天從住家到內湖科學園區上下班往返的時候,常常在路上看到許多新建案的大型看板,例如「XX雲端住宅」、「歡迎XX雲端中心進駐」等宣傳文案。心中不禁起了疑問?雲端在哪裡,雲端與新住宅、新辦公大樓有何關係呢?難道我要搬到雲端住宅或是公司設立在擁有雲端機房的辦公大樓才能夠使用嗎?

答案當然是否定的,雲端雖然是由有形的硬體設備架構,但是以無形的服務方式提供,所牽涉的層面可簡單可複雜,可集中可廣泛,端看組織、個人以及各個不同面向的生活、商業、政治、文化來變化,除非是遠離文明的生活型態,我們每日的生活點點滴滴或多或少都與雲端有所關連。

行動裝置流行以及更普及的無線網路

平台跟傳輸媒介是雲端服務是否能夠普及的兩個客觀條件,近年來無線通訊協定已經從傳統的GPRS進步到3G、3.5G甚至是4G了。智慧型手機,平板電腦(Tablet PC)也如浴火鳳凰般地由Apple與Google孵化重生了。

網路服務商的責任是提供使用者願意而且容易使用的雲端服務,才能為自己帶來源源不絕的廣告收益以及商業利益。使用者只要有能力負擔上述提到的資訊產品或是連線費用,雲端服務如何建置、設定與使用者無關。對一般人來說,雲端是一種生活模式、態度,更積極的方面是一種工作型態或是上班方式。

雲端辦公室應該做的更多

雲端辦公室不只是一個企業入口網站或是Mail Server,簡單的說就是「員工不需要進入公司,便可以完成所有的工作,包含公司內部管理的項目」。目標很簡單但是要實踐卻不是那麼容易,因為這並不是一個人的事,而是整個組織的對內管理以及對外的商業流程必須落實在一個整合的雲端系統上。

以一位業務人員為例,他日常會依賴的事項如下,這是雲端辦公室也需要具備的功能 :

1.對內管理

  • 考勤行事曆管理 : 行事曆登載外出拜訪行程。可以在外部登打請假、加班憑單。
  • 津貼補助申請 : 加油、各項補助津貼申請單。
  • 內部公告事項 : 可以隨時瞭解公司內部重要事項公告。
  • 資源借用 : 公務車、會議室、投影設備借用。
  • 個人工作管理 : 設定個人目標、工作並且回報主管;主管快速評價下屬表現。
  • 簽核管理 : 線上管理送核文件或是代簽核文件。

2.對外商業循環

  • 銷售循環 : 快速報價、查詢報價以及商品資訊。
  • 帳款循環 : 線上快速確認客戶帳款狀況,若有異常隨時回報公司。
  • 專案管理 : 大型銷售案訂立專案時程、目標時時掌握進度。

雲端就在你身邊

  1. 零學習、容易上手

企業入口網站如同是雲端辦公室的大廳,使用介面不再毫無生氣,也不是過度追求設計感、美感而少了人的思維,就像使用人數已經突破十億人次的社群網站,不需要透過學習,誰都可以輕易上手。舉凡公司內部的互動、同事之前的往來以及工作上的配合,以及對外的商業行為,大大小小的事都可以在螢幕上輕鬆搞定。

  1. 完整的EIP、BPM簽核系統解決方案

跳出傳統的ERP架構,高度整合的EIP、BPM、以及完整的簽核系統是構成雲端辦公室最主要的血肉與骨幹,整合其他資訊模組環環相扣,無縫銜接進而整合成新一代的資訊系統,這樣才是一個完整的雲端辦公室解決方案。

  1. 隨時隨地都可以上班

有了雲端辦公室了,總還要有個門禁卡、通行證吧?它就在您的上衣口袋、包包之中。近年來大放異彩的行動裝置包含智慧型手機、新一代的平板電腦已經席捲了3C市場。除了娛樂的用途外,更可以跨語言、地域的限制透過瀏覽器或是人人都可以快速下載的APP將人與組織以及商業模式串聯起來。

上班不再需要打卡,員工可以直接線上簽到並及時在雲端系統上展開工作,文件流程、工作分派、權限授予不再透過文書作業或是層層的關卡,多樣化的核決流程簡化了組織模式,爭取分秒必爭的商業契機,就如同孫悟空的觔斗雲永遠趕在競爭對手之前!

你今天在哪裡上班呢? 我在雲端辦公室上班!

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