善用EIP,企業內部溝通更Easy

善用EIP,企業內部溝通更Easy

企業E化平台

在資訊科技發達的現今,企業內部中電子郵件是最常使用的一種溝通工具,然而電子郵件的容易使用,只要輕點一下滑鼠,便能將訊息傳送給許多人,若收件者未經思考按直接回覆或按全部回覆,則可能出現了MAIL滿天飛的情形,如此一來,將造成員工因訊息超載而損失工作時,嚴重者則有溝通不良,出現效率不彰的情況產生。但,你知道嗎?若透過更人性的企業E化平台,可大大改善溝通不良的情況,也可讓企業內部溝通變得更easy!

一、何謂溝通

  溝通(communication)是指2個或2個以上的個體成員或群體之間,單向或雙向的傳達資訊,並達成彼此理解的狀態。一個良好、有效的溝通是指,組織內的成員彼此傳達訊息或分享資訊,接收訊息的成員皆能清楚知道該資訊的意義,若接收訊息的成員未成功獲得訊息,或是不清楚訊息的意義時,則表示溝通無效。

二、溝通的功能

(一)提供知識

溝通的基本功能就是提供知識給組織成員,例如:企業文化、公司使命、公司願景、公司目標、公司策略、工作規則、公司內可接受的行為標準…等,透過有效的溝通管道,讓組織內的每一位成員知悉,並讓他們能有效地執行工作,達成組織目標。

(二)激發組織成員動機

組織成員的工作動機是決定一組織績效的重要關鍵因素,而激發組織成員達成其工作目標的重要方式則是溝通。主管可透過不同的溝通方式,指派明確和困難的目標或達成工作績效可獲得的報酬…等。然而,組織成員的動機是否有被激發,可視組織成員的行為模式,即可知該溝通是否有效,例如:下屬明確知悉被指派的目標為何,及達成目標或工作績效時可獲得的報酬為何。

(三)控制和協調個人的努力

在一組織或團隊中,常會有「搭便車」的人出現,即管理學中所稱的「社會賦閒效果」。依一般正常邏輯思考,當組織成員個體數量增加時,群體規模亦增加,群體的力量應隨之變大。但其實不然,當組織成員個體數量增加變多時,難免有人會抱著「搭便車」的心態,因此,雖然群體逐漸擴大,但每位成員的貢獻度卻相對減少,此現象則稱為「社會賦閒效果」。此時,則需透過一個良好、有效的溝通去控制和協調個體成員的行為,不僅期望達到組織內的公平公正原則,也讓每一位個體成員在互信互賴之下彼此競合,以順利達成個體成員的工作目標,進而達到組織目標。

三、溝通的媒介

不同的溝通媒介可傳達的資訊豐富性也有所不同。資訊豐富性高的溝通媒介能夠傳遞更多的資訊,也更能促成彼此相互理解。

(一)面對面溝通

在溝通的過程中,所發出的訊息有語言訊息和非語言訊息兩種。面對面溝通除了提供語言訊息,也充份的提供非語言訊息,例如:肢體語言、臉部表情…等。另外,面對面溝通的過程中,也可不斷地重複,以達到彼此互相理解為止。

(二)以電子方式傳遞的語言溝通

以電子方式傳遞的語言溝通為媒介,其資訊豐富性居次,例如:電話、語音信箱、答錄機…等。此溝通媒介除了提供充足的語言訊息之外,也能透過發訊者的聲音語調、強調哪一部份的訊息或感覺發訊者的態度。

(三)個人收件的書面溝通

電子郵件(e-mail)、正式公文、信件或備忘錄…等則屬於個人收件的書面溝通媒介,其資訊豐富性次低。由於透過此溝通媒介傳遞訊息,主要是對特定的個體成員發出訊息,可於溝通的媒介中強調發訊主旨,讓收訊者對該訊息的注意,但無法立即獲得回饋為該溝通媒介的缺點。

(四)群體收件的書面溝通

  群體收件的書面溝通媒介與個人收件的書面溝通媒介大致相同,此溝通媒介傳遞的訊息,則是對群體成員發出訊息,但不強調獲得回饋,例如:佈達公司目標、公司策略、公司福利、組織成員的行為準則或部門目標…等。

四、結語

  在資訊科技發達的現今,企業E化平台也愈來愈人性化,它不僅改善資訊處理方式,也改變組織成員的工作環境、工作秩序,更能依個體成員工作活動的不同需求而改變。運用正航EIP可快速掌握公司最新公告發佈、即時報馬仔訊息;多元行事曆管理,可快速掌握會議狀況、工作進度,能更有效提升工作效率。人性化的企業E化平台,將使組織、各部門、員工三方溝通更加有效率哦!  

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