EIP 個人小幫手,輕鬆整合辦公室資源!

從ERP到EIP企業資訊入口網站

從中小型企業到大型企業,ERP企業資源規劃已是公司內部基本配備,協助公司人員傳票的建立,處理應收付帳款作業,並記錄物料或產品從採購、進貨到加工生產、出貨..等製程,同時記錄庫存量供現場人員評估須不須在採購,這部分的管理是將公司的生財資源加以整合管理,進而提昇產品品質、縮短交期跟降低成本,達到客戶滿意。
 
企業EIP入口網站解決方案 EIP Solution 近幾年越來越多企業注意到EIP並使用EIP,EIP是指企業資訊入口網站,在現今知識雜亂的時代可整合公司內部、上游供應商、下游客戶的資訊,達到知識分享進而做到知識管理,並針對不同人員提供個人的專屬資訊,幫助提高決策的效率與正確性;因為EIP所整合的資料含括範圍很廣,EIP產品亦是,在此挑選幾個個人在辦公司會較常用到有切身關係的功能作簡介 : 
 
1. 個人管理
2. 租借管理
3. 會議管理
4. 專案管理
5. 文件管理

個人管理 :

正航EIP的個人管理主要是在整合個人資源,如:行事曆的查看、約會的安排及工作的發落與回報..等,讓我們就算出門在外,只要能上網就能透過電腦、手機查得個人約會行程安排、工作狀況,若權限足夠更可知曉部門每個人的行程安排,有需求時方便進行人力調動。
 
1) 行事曆
使用對象 : 一般使用者/主管
目的 : 用於查看人員的約會行程,檢視方式有(日/週/周(列表)/月)4種,人員可自行切換查看,主管亦可利用此功能查看部屬的行程安排,方便進行人力調派。
 
行事曆,並且透過顏色管理,使操作行事曆人員一目瞭然
 
2) 約會
使用對象 : 一般使用者/主管
目的 : 記錄個人的約會及其相關事項,如客戶商機、約會邀請..等資訊;搭配「行事曆」的使用可快速查看個人所有約會行程,會後的約會紀錄可詳盡記錄個中細節,提供個人後續查看追蹤,主管亦可透過部屬之記錄回報了解其工作進度。
 
3) 工作
使用對象 : 一般使用者/主管
目的 : 記錄個人所有待辦工作事項,並提供多種工作分類方式,搭配「個人工作中心」的使用可有效率掌握工作輕重緩急;亦提供工作交辦及承辦功能,利用協同運作機制讓部門間業務的往來更透明、有效率,且工作回報功能讓工作負責人及主管輕鬆掌握工作的執行狀況。

租借管理 : 

公司內部有許多軟硬體設施供員工借用如 : 書籍、會議室、公司車、投影設備..等,然而員工在租借時,那些是閒置可借用、管理者對於已到期該歸還的資源未歸還之追蹤管理,只要查看資源行事曆便可一目了然,對於使用者跟管理者是非常省時省事的,並可促進資源的流通。
 
公司資源管理,包含投影機、會議室、公務車,及資源租借行事曆管理
 
1) 書籍借閱
使用對象 : 一般使用者
目的 : 管理公司所購買的書籍或影音光碟,員工之借閱情況,使用者可依書籍類別快速篩選,並從篩選後的書籍列表,借閱所需書籍。
 
2) 書籍歸還
使用對象 : 一般使用者
目的 : 管理歸還已借閱的共用書籍或影音光碟;此部分建議由管理人員統一進行歸還,避免人員未將書籍放回圖書館卻執行書籍歸還作業。
 
3) 公共資源預約單
使用對象 : 一般使用者
目的 : 管理員工租借公共資源之事宜,讓資源呈現透明化,有效控管資源使用狀況,如無法預借同時段他人已經租借的相同資源,避免資源重複借用的情形。
 
4) 公共資源行事曆
使用對象 : 一般使用者
目的 : 查看公共資源的租借狀況,查看方式可使用日或週;而資源行事曆除了查看租借狀況,亦可在預借用的資源上點擊行事曆上的日期即可開啟資源預約單進行資源借用。

會議管理 : 

公司內外部大大小小的會議一堆,人員的招集、與會時間、地點、會議主旨的通知,是非常繁瑣的工作,且邀請的人員是否能夠出席,其人數的統計、餐點的訂購仍是一大難題,若開會的地點是在公司內部相關資源的借用也是需要的,及會後的會議紀錄發送..等,上述的工作大都是透過mail在相互溝通,或是人為管控,資訊很容易遺漏,正航的EIP會議管理可以利用會議邀請跟會議紀錄就可將所有瑣碎事情統整起來。
 
1) 會議邀請
使用對象 : 一般使用者
目的 : 提供人員進行會議邀請,並通知會議主旨、時間、地點,利用邀請狀況頁簽得知回覆狀況與意見,並可同時發起團購訂購會議餐點,更可直接進行公共資源的預借,若是週期性會議只需利用會議邀請的周期性設定循環模式,讓會議的前置作業更有效率、更簡便。
 
2) 會議記錄
使用對象 : 一般使用者/主管
目的 : 紀錄會議中討論或決議之內容,並可同時進行工作分配,提高會議記錄效率,點擊發送mail按鈕便可將會議內容發送給所有參與人員,後續會議邀請的單據上議可直接關聯查看會議紀錄。

專案管理 : 

客戶的需求並非一個部門可完成時,需要跨部門協同運作分工完成,且工作執行階段有些是可並行、有些則需上一階段完成後才能啟動下一工作階段,如:軟體的客製化,業務單位先初步了解客戶需求,將需求提供給系統分析單位評估可行性進而撰寫規格書,程式設計師在依照規格書設計程式完成客戶所需軟體功能,此時我們就可利用專案管理來控管每個工作階段,並透過甘特圖了解工作的時程,下一個工作預計何時啟動,啟動時該通知哪位負責人,讓資訊透明化後,異常追蹤或責任歸屬將更明瞭。
 
專案管理強化企業內部的運作流程
 
1) 專案任務
使用對象 : 一般使用者/主管
目的 : 管理專案的內容及衍生之工作事項,主管並可隨時透過各項專案查詢功能追蹤專案進度與異常控管,而專案人員亦可隨將工作執行狀況回報至專案任務中,可有效提升專案品質。

文件管理 : 

公司內部有許多共享文件,有些文件隨著時間實務上的需求內文會有所更動,我們可利用版號控管哪個文件是最新的,但時間一久且若當時版號的編列不夠清楚明瞭,當使用者搜尋出文件但無法判斷哪一份是最新時,很容易誤用錯誤的資料,因此利用EIP管理除了可避免上述問題,還可針對文件分類,文件資料搜尋時將更便利;又若利用共享資料夾存放公司文件資料,很難對文件檢視權作控管,當該人員有此資料夾的檢視權即可看見資料夾內的所有資訊,正航EIP文件管理當新增文件資料的當下就可設定文件檢視權。
 
KM知識管理
 
1) 文件資料
使用對象 : 一般使用者
目的 : 用於建立公司內部共享的文件資料,系統提供大、中、小3層的分類類別,方便人員快速搜尋所需的文件資料,並提升文件管理效率。

EIP管理發揮資源最大功效

公司內部有許多共享資源,如何讓這些資源發揮最大的功效,其資訊透明化是必要的,否則像租借會議室這簡單動作可能變複雜,因此導致極端現象,資源不是閒置無人聞問、要不就是同一資源一堆人爭著要;透過EIP的管理,讓大家做起事來事倍功半更有效率,辦公室資源相對也被整合起來達到物盡其用。

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