環保意識抬頭,Workflow無紙化的時代來臨

環保意識抬頭,Workflow無紙化的時代來臨

何謂WORKFLOW

  指的是整個或部份企業程序的電腦便利化或自動化,也就是透過所使用的軟體去創造和管理實行工作流程的系統。在管理上,WORKFLOW可以讓管理者例用自動化任務指派的方式去管理他的團隊,亦可以藉由改善監控程序的方法來協助管理者。

WORKFLOW的核心元素

  1. 商業流程:
    WHAT? HOW? WHO?有哪些事情需要完成?這些事情如何完成?該被哪些人完成?而在遵循商業規則的前提下,能做為人和資訊之間的快速溝通管道,則是目前WORKFLOW所扮演最重要的部份。
  2. 資訊:
    何時必須選擇在你組織中的商業程序來做自動化?這就是資訊在整個自動化流程中的重要性,如果你所選擇出來的程序不夠明確,或者對於工作的完成標準沒有定義的夠清楚,那麼WORKFLOW並不能達到其目的。
  3. 人:
    WORKFLOW的核心元素中,最重要的就是人!是哪些人呢?可能是負責企劃、決策、分派工作、監督工作,但WORKFLOW不是要增加這些人額外的負擔,使他們的工作因為自動化而更加複雜,而是可以讓他們更專注於商業程序中最重要的部份。

WORKFLOW的優點

  1. 增進流程序率:
    以最少的時間、更低的成本完成整個流程。
  2. 改善資料的取得性:
    直接利用E化傳遞的方式,將事件資料完整傳遞給使用者,取代傳統人力傳遞文件的方式,以減少傳遞時間及人力。
  3. 自動化指派任務:
    自動化指派任務,直接由WORKFLOW中設定的規則來指派,直接將工作項目傳遞給負責的角色,不需要人工指派。
  4. 圖像化的任務監控工具:
    以表格或圖表來顯示團隊或個人任務實行的狀況,讓管理者可以第一時間明白每個任務的進行狀況與成果顯示。

企業導入WORKFLOW的好處

  • 降低成本:
    工作流程WEB化可以讓企業減少傳統紙張傳遞所浪費的資源。
  • 減少漏失:
    傳統員工可能自行記錄待處理事項,工作流程WEB化後,可以讓員工只要登入企業入口網站後即可查詢目前待處理事項。
  • 流程透明:
    透過流程查詢機制可以很直接的檢示目前流程的進度。
  • 稽核簡易:
    管理者僅需透過簡單的表格、圖表就可以稽核目前工作流程的進度或是落後原因

個案公司導入實例

  個案公司成立於2005年,主要營業項目為天然物開發,包含全球先進藥物、醫療、保健產品的研發、生產和銷售,在未導入WORKFLOW工作流程之前,公司內部所有的單據皆為紙上作業,扣除掉紙張本身所花費的成本,還較容易有漏單的情況,且因為該公司為全球性的公司,在許多國家均有設定分公司,單據在簽核的過程中,容易出現延遲的狀況,而導致客戶抱怨。

此個案導入期間約為三個月,相關內容為:

  • 單據流程確認:確認要使用工作流程的單據,並確認各單據的流程。
  • 組織架構調整:依照實際公司的簽核流程,重新設定系統中的組織架構圖。
  • 流程執行檢核:單據流程和組織架構確認後,執行流程實際模擬,並確認無誤。 

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