迅速精確、安全可靠的現代化電子發票

何謂電子發票?

「電子發票」簡單來說是指以網際網路或其他電子方式開立、傳輸或接收之統一發票。當商業交易完成後,賣方可於財政部「電子發票整合服務平台」開立發票、顯示相關資訊,例如:發票號碼、交易資訊等,而不需再開立傳統的紙本發票。買方亦可直接於平台上接收發票。迅速、精確、安全、可靠是電子發票最大的好處,而藉由網路傳輸完成交易雙方的交易紀錄,更可以降低營運成本,達到企業創造利潤的目的。

B2C營業人如何申請使用電子發票?

申請方式:   1. 申請B2C(企業對消費者)電子發票資格:

請向財政部財政資訊中心申請,依據核准函文號申請系統測試及向國稅局申請電子發票專用丁種字軌。
準備文件:

  • 1) 電子發票提案導入計畫書
  • 2) 電子發票承諾書
  • 3) 最近一期營業稅報稅證明
  • 4) 公司設立登記證明
  • 5) 申請電子發票正式函文
  • 6) 試辦點資料
  • 7) 紙本電子發票樣章
  • 8) 專用字軌號碼申請書

2. B2C虛實合一(虛擬通路)導入資格:

依據電子發票實施作業要點:虛擬通路業者需先經由國稅局取得電子發票資格,得以申請。準備文件:

  • 1) 公司登記文件證明
  • 2) 最近一期營業稅報稅證明
  • 3) 電子發票提案承諾書
  • 4) 電子發票導入計畫書
  • 5)電子發票專用字軌申請書
  • 6)紙本電子發票樣張,若使用熱感紙需檢附符合財政部規範之紙質證明

103年起實施的法規規定變動主要有

  • 電子發票一律使用專用字軌  - 丁種字軌
  • 電子發票傳輸異動  - 電子發票資料交換標準訊息建置指引3.1版 – 開立發票後,需於24小時內上傳至電子發票整合服務平台 – 電子發票資料交換標準檔案FlatFile格式取消使用
  • 營業人需接受消費使用載具索取發票、愛心碼捐贈發票  - 消費者未提供載具時,需提供電子發票證明聯 – 營業人若有提供會員載具,需提供自動對獎機制。若使用共通載具,則由  電子發票整合服務平台提供對獎查詢 – 捐贈的發票若有中獎,由電子發票整合服務平台通知受贈對象
  • 可列印電子發票證明聯,並符合證明聯的要求規範  - 營業人開立電子發票無法列印電子發票證明聯者,得將專用字軌號碼列印 於電子計算機統一發票或自印收銀機統一發票紙本,並將發票資訊傳輸至 整合服務平台。B2C需載明電子發票隨機碼。電子計算機統一發票或自印 收銀機統一發票紙本作法於104年12月31日終止

正航系統提供虛擬通路交易與電子發票功能

搭配模組需求:

1. 外部數據轉入:銷貨單Excel匯入 2. 銷貨發票批次產生作業 3. 電子發票模組:搭配財務部電子發票整合服務平台

一、 設定電子發票相關基本資料

1. 安裝「ClientTurnkey軟體」。此Turnkey是營業人即時或定時傳輸已開立發票的軟體,達成大量資料上傳需求。此軟體由電子發票整合服務平台提供。   相關設定請參照下列網頁:https://www.einvoice.nat.gov.tw

2. 正航系統中,共用參數設定電子發票產出之格式、檔案產出之路徑。依法規規定,目前匯出之格式為XML檔。

3. 正航系統中,設定丁種發票之聯式、字軌、起迄號。需勾選丁種發票,才可開立電子發票。


4. 客戶資料設定是否使用電子發票,並設定個人識別碼。

二、 在正航系統中產生交易資料

虛擬通路交易多由網路下單產生交易資料,非直接於正航系統中輸入交易資料。由網路平台系統上完成交易後,產生銷貨交易的Excel資料,將Excel資料匯入正航系統,在正航系統上產生銷貨交易。在此作業的同時,將電子發票的相關資料一並匯入銷貨單中。例如:載具類別、載具顯碼、載具隱碼、是否捐贈發票與愛心碼、是否列印發票證明聯。

Excel資料範例如下:   第一列為欄位名稱,第二列開始為交易資料內容。

設定Excel與正航系統的欄位對映。日後若欄位定義有變動,需再修改其對映內容。日常交易作業再使用「單據資料轉入」功能,將Excel交易內容匯入即可產生銷貨單。資料匯入後,銷貨單上便有電子發票相關資訊,下一步便要進行發票開立作業。


三、批次產生銷貨發票

單一日中,網路交易單量相當的多,每筆交易資料產生後若由人工逐筆開立發票,會造成人力的浪費。為了節省人力、時間有效利用,便透過系統批次配號產生每筆銷貨的發票號碼。   利用「銷貨發票批次產生作業」,可選擇日期、客戶、銷貨單號,載入銷貨單後,「發票取號」取得已建立好的發票號碼,再按下「發票開立」產生發票資料。   銷項發票產生後,於該發票資料中,便記錄電子發票的相關內容。稍後要再匯出這些電子發票資料,上傳到電子發票整合服務平台上。

四、 匯出電子發票上傳檔案,並使用Turnkey上傳

103年開始,電子發票開立後,需於24小時內完成上傳至整合服務平台上。所以在正航系統中,使用「電子發票拋出單」,將已開立的銷項發票、銷項折讓發票、銷項作廢發票匯出,並使用Turnkey上傳。已匯出之電子發票,不會再重覆載入。按下拋出檔案後,便會在共用參數中所設定的路徑中產生XML檔。Turnkey軟體可以設定周期時間,上傳特定資料夾中的電子發票檔案。   上傳完成後,也可查詢相關上傳訊息,確認是否上傳成功。詳細設定作業、錯誤訊息請參考Trunkey說明書。

電子發票的化繁為簡

自民國89年開始,財務部開始推動電子發票至今已有14年之久,從早期從B2B之交易開始,現已推行至一般通路、虛擬通路消費。因為現行消費者,其消費習慣仍會索取實體發票,所以大多民眾不明白電子發票其成效為何。 對營業人而言,將發票電子化並上傳至整合服務中心,不但減少存根聯,未用完之發票號碼也非實體紙本發票,沒有浪費問題。

對消費者而言,索取發票主要目的一來是捐贈、二開是對獎,而至今政府也提供很多配套方式。首先捐贈部份有了「愛心碼」。愛心碼的出現改善了幾項事情:

  1.   改善電子發票捐贈的不便。
  2. 被不肖人士拿走發票的風險。
  3. 社福機構不用花人力對發票,整合服務平台協助對獎通知。   對獎作業方面,整合服務平台提供多元索取發票的方式,例如:悠遊卡、iCash、自然人憑證、手機條碼。這些通稱為載具,可以記錄消費者的發票號碼資料。對獎時只需要到整合服務平台網頁上查詢便知道有無中獎,不用一張一張核對。

另外電子發票整合服務平台提供「歸戶」功能,讓電子發票登記到你的名字下,並設定領獎資料。只要每期發票有中獎,政府便自動匯款到指定的帳戶中。快速又方便。 電子發票發展至今不能說完善,但已經有明確的方向、施行辦法,未來財政部的電子發票推行還有很多要努力的地方,讓電子發票在台灣大多的中小企業都落實使用,期待那天的到來。

更多電子發票應用

若想對電子發票有更完整的了解,歡迎您前往電子發票主題館瞭解更多…

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