善用電子表單與簽核,讓企業制度管理更有效率 !

認識【電子表單】與【電子簽核】

  要落實企業管理,除了要有確切的管理辦法外,最重要的工具就是”表單化”,各式各樣的表單充滿了企業八大循環內。舉例:部門間溝通需要一張【內部聯絡單】;要跟資訊部門申請系統權限需要填寫一張【系統權限申請單】;訂單合約要用印,業務單位需要填寫一張【用印申請單】,相關的案例不勝枚舉。除了表單的申請內容填寫外,另外一項重要的行為就是:需要有相關人員來簽核。在管理辦法也會明訂,依申請內容來決定該由哪些人員來簽核,以示監督、管理之責。舉例:人員填寫請購單,管理辦法就會明訂:請購金額小於10,000元者,由部門經理簽准即可;請購金額10,000 ~ 100,000,將簽至協理(副總經理);若請購金額大於100,000元者,須由總經理簽核才行。

企業內所有的訊息溝通一清二楚,所有決策層層關卡負責,這是【表單制度化】的理想情況。但是實際上卻有可能出現以下的情況:

  • 需要簽核的主管出差,無法立即決策,執行效率低落 !
  • 請購單內容填寫不合乎管理辦法,造成最後採購單位無法進行採購 !
  • 填單人員不清楚表單簽核的規範,亂送簽呈,使得簽核監督產生風險缺口 !

  這些景況,經常出現在企業端,降低了企業運作的效率。【電子表單】與【電子簽核】,就是大幅提升【表單制度化】施行效率的最佳利器。上述提到的情景將會大大改變:

  • 填單人員表單填妥後線上送審,出門在外的主管即可使用筆電、手機上網進行線上核決。核決不卡關,在外也能決策。
  • 透過電子表單的設計,系統自動幫你檢查、控管表單內容是否出現不合規範的內容 !
  • 電子簽核已經事先設計好核單的送審路徑,不須人員判斷。

如何導入電子表單與線上簽核 導入

  【電子表單】與【線上簽核】系統時,必須在企業內部成立的專案小組,該小組成員所要扮演的角色包括【表單需求規劃師】、【核決規劃師】,其相關職責為:

‧表單需求規劃師:依管理單位發布的管理辦法,設計表單的欄位內容、畫面呈現的樣式,並且與Key user確認表單是否已達實務運作時的需求。

‧核決規劃師:依管理單位發布的管理辦法,設定表單的系統簽核流程,以確保單據送審後能依規範傳送待核決訊息。

導入期分為三階段:

‧教育訓練:

  本階段由系統顧問進行工具教育訓練,目的是讓專案小組成員能快速熟悉【電子表單設計工具】與【單據核決流程設定】。系統顧問將透過一個完整的範例表單來示範,例如:用品申請單。首先會操作【電子表單設計精靈】快速建構表單的雛型,接著再依表單的控管項目、排版、欄位的自動運算式等需求進行細部參數調整,直到表單成品與其核決的流程能完整符合【表單設計規劃書】的要求。

‧實機模擬:

  表單需求訪談後的結果必須具體化,也就是要將需求內容確實填寫於【表單設計規劃書】內。本階段系統顧問會輔導專案小組如何對user進行需求訪談,並且將訪談後結果撰寫成【表單設計規劃書】。從設計規畫開始一直到表單成品時做出來,這中間所有的需求內容、異動項目一切以【表單設計規劃書】為準,讓【表單需求規劃師】、【核決規劃師】有明確的實施目標。

‧正式上線期:

  本階段專案小組成員應可以熟練地運用訪談技巧進行需求蒐集,並將需求內容完整地記錄在【表單設計規劃書】內,最後運用工具將表單設計與核決流程設定完成。不過針對內容比較複雜的表單,還需要系統顧問從旁協助專案小組。系統顧問將在正式上線後,不定期與專案小組交流、分享一些進階的設計技巧,好讓企業用的電子表單能更為順手。

個案公司導入實例

  C公司是國內半導體設備的大廠,在國內各大科學園區皆有客戶。公司的業務人員、設備工程師多數的時間都是在外出勤。因為國內外的出差機會很多,造成員工向公司請領費用預支、費用報銷的作業非常頻繁。然而費用預支、報銷的流程也必須力求謹慎,務必符合內稽內控的原則,因此管理處對此也研發出嚴謹的管理辦法,各項申請的名目都有對應的表單申請要填寫與審核流程。

  員工在外打拼,公司該支付的費用不能慢,但另一方面該有的申請流程與簽核程序也不能隨便。因此導入正航的【BPM電子表單與Flow線上簽核】是最佳的解決方案。經由導入顧問的協助,個案公司在2個月內完成固定資產請購、採購流程,共計30餘張表單的導入工作。個案公司正持續進行費用申請、報銷、審核的電子表單流程導入也提升公司內部的行政效率。

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