善用電子表單與簽核，讓企業制度管理更有效率 !

認識【電子表單】與【電子簽核】

　　要落實企業管理，除了要有確切的管理辦法外，最重要的工具就是”表單化”，各式各樣的表單充滿了企業八大循環內。舉例：部門間溝通需要一張【內部聯絡單】；要跟資訊部門申請系統權限需要填寫一張【系統權限申請單】；訂單合約要用印，業務單位需要填寫一張【用印申請單】，相關的案例不勝枚舉。除了表單的申請內容填寫外，另外一項重要的行為就是：需要有相關人員來簽核。在管理辦法也會明訂，依申請內容來決定該由哪些人員來簽核，以示監督、管理之責。舉例：人員填寫請購單，管理辦法就會明訂：請購金額小於10,000元者，由部門經理簽准即可；請購金額10,000 ~ 100,000，將簽至協理(副總經理)；若請購金額大於100,000元者，須由總經理簽核才行。

企業內所有的訊息溝通一清二楚，所有決策層層關卡負責，這是【表單制度化】的理想情況。但是實際上卻有可能出現以下的情況：

• 需要簽核的主管出差，無法立即決策，執行效率低落 !
• 請購單內容填寫不合乎管理辦法，造成最後採購單位無法進行採購 !
• 填單人員不清楚表單簽核的規範，亂送簽呈，使得簽核監督產生風險缺口 !

　　這些景況，經常出現在企業端，降低了企業運作的效率。【電子表單】與【電子簽核】，就是大幅提升【表單制度化】施行效率的最佳利器。上述提到的情景將會大大改變：

• 填單人員表單填妥後線上送審，出門在外的主管即可使用筆電、手機上網進行線上核決。核決不卡關，在外也能決策。
• 透過電子表單的設計，系統自動幫你檢查、控管表單內容是否出現不合規範的內容 !
• 電子簽核已經事先設計好核單的送審路徑，不須人員判斷。

如何導入電子表單與線上簽核 導入

　　【電子表單】與【線上簽核】系統時，必須在企業內部成立的專案小組，該小組成員所要扮演的角色包括【表單需求規劃師】、【核決規劃師】，其相關職責為：

•表單需求規劃師：依管理單位發布的管理辦法，設計表單的欄位內容、畫面呈現的樣式，並且與Key user確認表單是否已達實務運作時的需求。

•核決規劃師：依管理單位發布的管理辦法，設定表單的系統簽核流程，以確保單據送審後能依規範傳送待核決訊息。

•教育訓練：

　　本階段由系統顧問進行工具教育訓練，目的是讓專案小組成員能快速熟悉【電子表單設計工具】與【單據核決流程設定】。系統顧問將透過一個完整的範例表單來示範，例如：用品申請單。首先會操作【電子表單設計精靈】快速建構表單的雛型，接著再依表單的控管項目、排版、欄位的自動運算式等需求進行細部參數調整，直到表單成品與其核決的流程能完整符合【表單設計規劃書】的要求。

•實機模擬：

　　表單需求訪談後的結果必須具體化，也就是要將需求內容確實填寫於【表單設計規劃書】內。本階段系統顧問會輔導專案小組如何對user進行需求訪談，並且將訪談後結果撰寫成【表單設計規劃書】。從設計規畫開始一直到表單成品時做出來，這中間所有的需求內容、異動項目一切以【表單設計規劃書】為準，讓【表單需求規劃師】、【核決規劃師】有明確的實施目標。

•正式上線期：

　　本階段專案小組成員應可以熟練地運用訪談技巧進行需求蒐集，並將需求內容完整地記錄在【表單設計規劃書】內，最後運用工具將表單設計與核決流程設定完成。不過針對內容比較複雜的表單，還需要系統顧問從旁協助專案小組。系統顧問將在正式上線後，不定期與專案小組交流、分享一些進階的設計技巧，好讓企業用的電子表單能更為順手。

個案公司導入實例

　　C公司是國內半導體設備的大廠，在國內各大科學園區皆有客戶。公司的業務人員、設備工程師多數的時間都是在外出勤。因為國內外的出差機會很多，造成員工向公司請領費用預支、費用報銷的作業非常頻繁。然而費用預支、報銷的流程也必須力求謹慎，務必符合內稽內控的原則，因此管理處對此也研發出嚴謹的管理辦法，各項申請的名目都有對應的表單申請要填寫與審核流程。

　　員工在外打拼，公司該支付的費用不能慢，但另一方面該有的申請流程與簽核程序也不能隨便。因此導入正航的【BPM電子表單與Flow線上簽核】是最佳的解決方案。經由導入顧問的協助，個案公司在2個月內完成固定資產請購、採購流程，共計30餘張表單的導入工作。個案公司正持續進行費用申請、報銷、審核的電子表單流程導入也提升公司內部的行政效率。