關關相扣!電子簽核溝通無障礙,企業e化不單單只是ERP!

企業e化不單單只是ERP! 電子簽核,您知多少?!

ERP企業資源規劃系統的概念從2000年起蔚為風潮,許多大型企業、或者中小企業都曾以導入ERP系統做為某個年度的企業目標。至今,雖然仍有少數企業尚未使用ERP系統,但不可否認的,目前ERP市場已經趨近飽和的狀態,這意味著各企業的老闆們都理解使用ERP系統管理公司內的交易 (舉凡訂銷流程、採購進貨、應收付帳款管理、傳票交易…等) 可以替自家公司帶來某些程度上的管理效益!

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在ERP上線後,是否就代表企業e化了?!試想,是否曾發生客戶急催報價單,但報價單總是搞不清楚到底現在躺在哪位主管或者同仁的桌上等待蓋章?無論這份訂單寫著多急件,卻永遠被老闆滿桌的公文淹沒?急需馬上下決策的訂單,偏偏老闆出差去,而錯失商機?明明已經將公文送給同仁進行簽呈,但同仁卻總是說他沒有收到?不論資深老鳥或者新進菜鳥,永遠搞不清楚請假單要拿給誰簽?一張請購單要生產部門、採購部門同意,一個樓上一個樓下,跑來跑去像是在體能訓練?傳統的紙本、Mail通知簽核,常常無法掌控進度與準度,更別提文件歸檔後查詢的便利性。

那麼,究竟導入Web的簽核系統,能夠替企業帶來哪些好處與管理效益呢?

 

1. 透明化的資訊、降低無形的時間成本

透過電子簽核的設定,每張表單與公文該送往何處,公司同仁都可以直接查詢到!即使公司組織發生變革、人事發生異動,只要彈性地維護電子簽核系統就可以解決簽呈的流程異動,也無須大費周章重新教育同仁。單據送簽呈後,也不用擔心該如何追蹤,只要在電子簽核系統上都可以一目了然地追蹤狀況與回報進度。無形間,對於公司內部同仁之間的溝通時間成本也大幅降低。

2. 責任歸屬清楚、加速公文簽呈速度、提升工作效率!

在電子簽核系統中清楚定義每一張表單與公文,該由哪些人進行簽核,清楚定義每個核決關卡人的權責,絕不會有漏單的狀況發生,故可輕易地追蹤公文落在哪位主管身上遲遲沒有下文!也因為電子化、e化的零時差好處,無須親自一層一層的護送公文至每位主管面前進行簽呈,省下的時間可以做更多重要的工作項目。

3. 只要有網路,到處都是行動辦公室!

E化最大的好處之一,絕對免不了要提到 “隨時隨地都可以辦公”,當然電子簽核也不例外!即使主管、老闆出差或者請假不在辦公室內,只要有網路都可以進行公文的簽核批閱。現在智慧型手機的盛行,甚至不需要電腦,只要有網路,手機也可以輕鬆辦公!

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4. 公文E化歸檔,查詢快速又便利!

辦公室裡是否老是要挪出一個空間,裡頭放著一箱又一箱已經歸檔的公文,想丟又不能丟!要調閱的時候,全體出動,找得灰頭土臉又翻箱倒櫃… 無紙化,是大家所熟悉的e化優點,但對user來說更貼切的經驗會是以後需要調閱公文或者表單,只要上系統進行查詢即可,快速地尋找也可以查看到歷史的簽核過程與相關意見!所以說電子化,不是只有單單無紙化、綠能辦公的遠大環保意識而以,而是可以增進企業的辦公效率與反應能力。

正航電子表單個案公司導入實例

甲公司是一家台灣前500大的傳統服務業,集團內擁有千餘名員工,在台灣的組織架構包含了台北、台中、高雄皆有分公司。如此龐大的集團公司,在以往的公文簽核,光是同一地區的簽呈就可能花上兩至三天的工作天,更別提需跨地區簽呈的公文了!常常發生找不到人、公文不知道花落何處、mail或者電話三催四請,就只為了公文簽核!一來一往的溝通時間,對甲公司來說是一個非常頭痛、棘手的問題。

在導入了電子簽核系統後,可以發現甲公司也藉由此次系統的過程,重新檢視已實施多年的公文簽核流程是否有待檢討與簡化的空間。在資訊部門與管理部門協力下,將集團內使用頻率最高的幾項單據導入系統後,節省了許多公文的處理時程與時效。

以使用最頻繁的請假單來舉例,員工只要上系統登打假單、在系統上就可以追蹤假單的流向,也不用擔心因請假的天數較多,自己有沒有漏通知那些主管,因為這些流程都已經在系統上設置完畢且可自動處理!

對於該集團的總經理,他也因此可以了解那些公文為何遲遲沒有回應,到底是閒置在哪一位主管身上未進行處理?因為所有資訊都可以在系統上清楚的呈現。

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