要如何評選人事薪資(HRMS)系統?系統百百款,要自寫、專案開發還是買套裝系統?

為什麼要換系統?

最近有位在傳統產業任職MIS的朋友問我要如何評選系統,通常一遇到有客戶詢問正航的軟體功能或價格時,都會先反問客戶:您為什麼要換系統? 要先知道目前的現況才有辦法給予好的建議與規劃。 朋友的公司是傳統產業,一直以來幾乎都是用紙本作業,只有建置一套單人版的財會系統。最近因為公司業績拓展,開立新的廠房,人數也與日俱增,所以HR人力資源的同仁在班別的管控與人事薪資的計算上負荷越來越大,已經沒法再用Excel手算薪資了,所以老闆要請這位沒評估過系統的朋友負責此次HR與人事薪資軟體的評選任務。

正航HRMSHRMS自寫、專案開發、套裝系統哪種比較好?

那麼究竟要如何評選HRM系統呢?一般來說,相關的解決方案有三種,1.由公司資訊單位自行撰寫;2.由專門承接HRM專案開發的軟體公司協助按照公司內部需求開發與撰寫程式;3.選擇市面上具有口碑的HRM人事薪資系統廠商,直接購買現有的套裝系統。

這三種不同解決方案,各有優缺點,先討論自寫系統的部分,因為是由公司內部自行聘僱程式設計師依照需求單位的需求來撰寫程式,所以功能上能夠最貼近需求單位,但是從需求的提出到程式撰寫完成往往會有溝通上的落差,所以除非企業內部具有程式規格撰寫經驗的人員(系統分析師SA)協助撰寫程式的書面規格書,否則將會花費許多內部需求溝通上的時間,甚至有可能發生寫好的程式卻不是需求單位想要的功能。除此之外,自寫系統在過往的經驗中,時常會發生一種情形,就是企業內部人員的流動,原本撰寫系統的人員已經維護很長一段時間,當該人員離職後,往往後續接手的人員沒有能力繼續維護,造成最後可能還是需要找專業的軟體廠商協助或是再購買其他套裝軟體。

所以綜合以上所述,自寫程式的唯一優點是撰寫的功能會較貼近需求單位的需求, 缺點大致可分為以下幾點:(1)撰寫時間長 (2)需長時間養撰寫程式的人力成本 (3)如果沒有具經驗的系統分析師(SA),往往會造成寫出來的程式不是真正需求單位要的功能 (4)當人員流動時,往往維護不易。

hrms   委託軟體公司進行量身訂做的HRM專案開發系統最大的好處與自寫系統相同,因為是按照實際的HRM需求量身訂製,加上專業的軟體公司通常都具備有經驗的SA系統分析師,所以也可讓需求與撰寫出來的HRM程式更加吻合。但一般採用量身訂製服務的HRM專案開發系統,通常費用都非常的昂貴,計價方式通常是依照整體需求估算出預計的工時候給予客戶報價,一般市面上客製工時每小時大約為2000元~3000元之間,如果想考量此種解決方案,除了必須有雄厚的成本外,也必須要考量到未來的擴充性,以薪資系統為例,法規時常改變,如果專案開發完成後,後續有法規上的變革,勢必都還需要再多出其他花費來修改系統。

另外,過往也有遇到許多客戶需要換系統的原因,是因為原本協助開發HRM的軟體公司倒了,或是不再協助維護或修改系統,造成系統無法繼續使用的情形,所以綜合以上所述,建議如果選擇由軟體公司專案開發HRM的話,一定要找有信譽且穩定性夠的軟體廠商,同時也要先確認一下公司所能承受的費用成本,這些成本同時也必須把未來HRM的擴充性考量進去。

套裝軟體會比較好嗎?

找尋市面上已經有一定口碑與成熟套裝HRM軟體的廠商配合,常常比較令HR困擾的地方在於每間公司都有自己不一樣的規章制度,而這些人事薪資計算的邏輯或是獎金計算的方法,常常套裝軟體也不一定能完全符合,此時該怎麼辦呢?其實這部分是不需要擔心的,因為除非公司計算人事薪資或獎金的方式非常單純,否則很難在市面上找到一家完全能夠符合需求的套裝軟體,通常有經驗的套裝軟體公司會由售前顧問協助了解客戶的需求與特殊的地方,並且提供各種不同的解決方案, 有的時候只需要作HRM套裝系統的局部微調即可滿足,有的可透過HRM結果論方式匯入,亦可透過導入HRM系統的這個機會,順便修正一些以往較繁瑣的規章,將規定簡化,降低套裝系統客製的量。另外,套裝系統通常導入的成本會比前兩種方案來的低,且套裝軟體廠商都會提供HRM軟體的教育訓練與顧問師的導入協助服務,所以上線的時間與成功率也會比前兩種方案來的快與高。

那要如何評選套裝HRM軟體廠商呢?

在評選套裝HRM軟體廠商可從幾個層面來評估:

  • HRM系統廠商的企業規模:如果規模太小,怕體質不健全,有變成HRM軟體孤兒的風險。
  • HRM系統廠商的代表性客戶:有沒有承接一些具知名度的企業?有無承接與自己產業類似的客戶?客戶的評價如何?
  • HRM系統廠商售後服務的方式:是採用專屬客服窗口還是需要等老半天語音的客服專線?
  • HRM系統廠商售前顧問的專業度:好的售前顧問可以聽懂客戶的需求,並按照需求給予最好的規劃與建議,如果系統廠商對應窗口只是一個負責談價錢的業務,通常規劃或討論需求還需要透過其他顧問師協助,往往在導入上會衍生出較多的問題!
  • HRM套裝軟體與客製費用的價格:在HRM系統市場上,也有區分不同規模與價位的HRM系統廠商,需要按照自己企業的需求來挑選HRM的廠商;但有件事情很重要,一分錢一分貨,不能用兩百萬需求來期待只花兩萬元的費用。
  • 系統未來的擴充性與產品的廣度:導入一套HRM系統不是用個兩三年而已,通常都以五到十年為目標,在導入的HRM廠商評選時,就必須要考量到未來企業的擴充性,最好HRM系統廠商提供的功能能夠依照企業的成長隨之擴充。

當然除了上述六點以外,也還有許多需要注意的地方,這邊僅是先把要留意的大方向提出來跟各位分享。最後還有一個很重要的地方提醒各位,在評選系統前,應該要先充分的了解自己的需求是甚麼?期望是甚麼?過往常有遇到一些經驗,系統廠商介紹了一堆東西,客戶覺得甚麼都好,卻不知道自己真正要的是什麼!

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