雲端時代,EIP辦公利器

企業入口網站提供E化競核心競爭力

  EIP(Enterprise Information Portal)是近年來企業e化的熱門話題,它提供了企業單一入口的資訊整合、搜尋以及有價知識的管理,從整體來看它突破了傳統的工作管理思維,實現真正協同運作建立了一個物超所值的效率進化平台,現在企業在面對市場的時候,速度決定一切,所以在未來EIP將逐漸成為企業與用戶溝通的主要界面,企業應該把EIP視為其充分利用該企業的資訊資產,以吸引新客戶和提供企業競核心競爭力的工具。

EIP是管理系統

雖然EIP常被稱為「協同辦公系統」或是「OA辦公室自動化」系統,其實,EIP系統就是「管理系統」。它是一套給各階層用來管理自我工作的工具。所管理的範圍應包含了人、事、時、地、物各個面向,在一套標準的EIP系統中應該可以在企業中提供給不同的人掌控他們所需獲得的資訊,以下針對一般企業中不同角色所迫切希望得的資訊簡單說明之:

對決策者而言:

身為決策者又該怎麼管理這些無形的資訊呢?看不到,碰不著,無法確實掌握住公司的這些資訊,在管理上、下決策及日常判斷時將不能做最正確的決定。再加上員工流動如此快速,如何留住員工腦袋而不是留住員工?又身處於多工化的競爭時代,辦事處與分公司不斷地成立,主管您又該如何同時管理多個辦公室與兩岸三地的各地員工呢?解決的方式很容易,唯有立即將您的企業e 化!!

對專案經理而言:

如果專案管理的工作分派,不再只是紙上作業,而是真的能隨時分派出去,即時匯總,即時通知,如果專案管理的甘特圖能隨著每一個成員回報的狀況而即時更新,而不是單純只印一張沒用的表格出來,不是更能有效率的完成企業內所有的專案,並在各相關負責人發揮協同運作精神。專案管理的重點在於一開始專案訂定的目標是否明確,如何將專案依照分工的精神妥善的分配為不同人進行,一個專案執行成效的好壞在於是否有針對各對進度進行追蹤查核,不同的專案負責人也必須定期的將所進行的工作進度進行回報工作,最終將每個已進行過的專案隨時可以查詢檢討。

EIP專案管理

對部門主管而言:

如果全公司成員的工作時程都能夠公開且隨時給所需要的人查詢,那該有多方便?而如果每個員工的工作內容也能夠隨時在網路上更新,由系統自動匯整出每日的工作日誌,那該多好?資訊的透明化將有助公司競爭力的提昇。

對總務單位而言:

資源及設備的管理對總務單位而言是一件很頭痛的事,因為目前在公司中包含了資訊設備(電腦、投影機…等等)、場地(會議室)及書藉借閱等事項皆需透過員工之間相互的溝通協調,讓每項資源都能作最有效的運用也就是節省成本的最佳管道。

對人資部門的助益:

人資部門的重點工作在於改善員工與公司之間關係並為每個員工創造一個舒適的工作環境,當員工一旦在工作環境上獲得了滿足工作的生產力自然就會提高,接著對公司的向心力也自然而然的就會提昇了,所以人資部門在員工生日的時候是否能夠感受到公司對他的重視、會適時給予員工貼心的問候小語、公司的所有公告及人事命令可以很快速的通告給全公司的人員知道,讓公司和員工之間的訊息是沒有落差的。

對公司的業務人員又能提供那些助益呢?

業務是會替公司帶來績效的重要角色,所以業務人員希望可以將日常很繁雜的工作進行系統化整理可以很清楚的知道日、週、月的行程及待辦事項不會有所遺漏,透過工作的回報也可以方便主管可以在第一時間掌握業務的工作進度,除了行程及工作的進行之外,業務人員關心的是自己目前到底手頭上有多少的有效客戶數,在這有效的客戶數中在短、中、長期又各能帶來多少的績效收入,這是業務所希望要得到的資訊。

現在一般企業的工作方式是當要傳送或分享一份文件時,會先用類似微軟的Word 等軟體來編輯,再列印出來或用電子郵件分享給其它人。若是要傳送或分享的是一份圖檔時,會用數位相機或是掃瞄器來將影像做輸入電腦的動作,最後也是用列印或電子郵件分享的方式給它人。

但公司資訊的分享呢?例如專案的進度與管理?公司每個成員的行程?待交辦事項進度?重要文件如何備份與分享?只要是還沒「企業e 化」前,就會看到仍是人手一本小記事本,各寫各的,就算用到了PDA 或Palm,也是各人管各人的,資訊無法流通,當然無法協同作業,造成了許多工作上作業時間的浪費與執行了許多錯誤的決策。

EIP建置要成功的重要關鍵

  1. 老闆或高階主管支持
  2. 請廠商到現場介紹,以了解產品介面成熟度。(或開放上網測試亦可)
  3. 決定採購人數與採購的EIP廠商
  4. 準備網址、IP、機器等設備
  5. 系統安裝完畢
  6. 準備匯入帳號資料
  7. 使用者教育訓練(建議高階主管全程到場以示決心)
  8. 選擇先上線的模組,並開始導入
  9. 確認後續與廠商的聯絡服務窗口
  10. 開始上線,正式上線完成

就個人的觀點來看,EIP之所以逐漸讓許多企業開始重視它的原因,在於e化後的企業作業環境目前仍處於龐大資訊難以有效整合的窘境,以致於許多應用系統在陸續導入後始終處在各自為營的局面,在無法相互一致化整合的情況下,讓企業內的IT工作者難以有效掌握所有系統的運作狀態,針對用戶端的知識工作者來說,則是沒有一套標準化的操作管理程序,所有分散在企業網路中的各類有價資訊,皆必須自行手動來一一完成整理,從整個過程中將不難發現知識管理上的問題,以及使用者經驗傳承上的問題日趨嚴重,這也就是為何許多企業始終無法真正有效提升企業整體營運生產力的主要原因之一。

正航EIP提供企業e管理

專案管理

專案管理(Project Management)在於達成企業專案目標,從營運方面「銷售前活動、銷售中行為、售後服務…等」依各產業的不同,皆有不同的專案啟動,而專案的確實執行、快速的回報、完整的結案也是企業執行專案管理的最終目標;良好的專案管理若能經由具有經驗的專案經理再配合良好的專案管理系統工具(Project Management System),則能將專案管理標準化,達到經驗分享,節省專案時程及降低專案成本效果。

要確實完成專案,訂定專案目標絕對是最重要的第一步。此專案目標必須控管「成本與品質」兩大重點,亦即在設定專案目標是能夠為企業帶來效益、降低作業成本。專案成立必須完整的記錄專案計劃名稱、專案時程、專案經理人、專案工作人員、專案工作內容、各工作完工時間及未來追蹤跟進的完整資訊。

確立目標規劃後要將計劃的內容付諸行動「專案啟動」,亦即將專案計劃轉化為專案工作並且發佈出去;此時專案管理系統(Project Management System)就顯得相當重要,PM系統必須具有以下元素:

隨時掌握專案進度

良好的PM管理系統要能架構在web上且具有即時性特色,專案經理能隨時隨地掌握專案進度,並快速調度專案作業狀況。

自動化專案工作分派

系統能自動將專案轉發為各工作並轉發給各工作負責人員,無須再人工作業轉發。減少人工作業的loading及降低錯誤率,透過系統的整合通知能夠提高作業效率,確實提高專案的完成率,「一對多的工作交辦,多對一的完工回報」,並搭配無線上網行動電話及筆記型電腦,能夠隨時隨地的進行專案作業記錄,專案經理能夠快速掌握專案進度。

企業e管理實施步驟

專案甘特圖追蹤

專案經理在總覽所有專案工作時,透過《專案甘特圖》能用圖形化的介面檢視全部的工作,並且能直接展開工作內容,針對想看的工作回報,或是負責人員的工作回報,同時可以直接改變工作完工時間,隨時調整專案工作時間排程。

eip工作提醒

個人工作中心

當專案發佈工作給執行人員,所有的執行人員會獲得通知並且透過PM系統展開個人的工作,每位員工可以在《個人工作中心》檢視自己負責的工作項目,可以即時檢視負責工作是否「開工、進行中、完工」等狀態,並對工作進度的回報詳實記錄,追蹤歷史軌跡、同時亦可以將專案的工作經驗分享給其他指定的同仁,並可交叉追蹤因為專案產生的工作、行程、會議記錄,皆可以圖形的方式進行瀏灠。

專案經驗分享

專案管理是企業內部經驗傳承的重要來源,做好專案管理能夠在每一次的專案過程,找到案件進行過程的值得保留並分享的作業模式,同時也可以針對待改善的流程進行作業調整,因此專案管理不僅只是詳實記錄,更重要的是要把已經記錄的專案內流程,經由統計、分析而獲得讓企業更進步的專案模式。

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