EIP專案/工作移轉作業應用

正航企業入口網站EIP可於該網站上面管理專案與工作,可從EIP上的專案管理啟動專案,並分配每個人在專案內需執行得工作,依處理狀況在EIP上回覆狀況與進度;專案有短期可完成的,也有需耗時很久如1年、2年,在專案進行中可能會發生人員異動狀況,人員雖然會進行交接,但是後續承接的人員若能夠查看之前負責人員處理進度與回覆狀況,更可幫助承接人員易於了解專案。雖然專案和工作在單據上有【檢視權限】:部門、公開、個人、指定,但有些專案是屬於較私密,不可已設定公開,但若是因為人員異動,需要一一去更改檢視權限,那使用起來就不便利,因為很有可能遺漏單據沒有修改到,此時便可利用【未完專案任務及工作移交作業】。

一、 負責與交辦

未完專案任務及工作移交作業此功能,可以移交負責專案、工作,與交辦專案、工作,如何分辨什麼是負責?什麼是交辦呢?
工作單的使用對象可以是一般使用者或是主管,單據內有交辦人與負責人欄位,若該工作由主管分配交辦的,則交辦人員欄位可輸入該主管,而負責人欄位便是輸入自己;工作單上面不一定要有交辦人員,如該工作主要是自己要提醒自己易於追蹤自己處理進度,此時工作單上交辦人員可空白,在負責人員輸入自己即可;如何判斷工作是完成或未完成呢?單據上有完成率與狀態,透過這兩欄位可得知工作的完成狀況。

eip專案工作轉移

eip專案工作轉移

專案的交辦、負責人跟工作很雷同,為何會是雷同卻不是相同?主要是因為專案是一張有表頭、表身的單據,表頭可記錄交辦、負責人,表身有可針對專案內需執行的工作進行工作分配,指定每一工作的負責人且系統會依據專案單上份配的工作,自動產生工作單,以利負責人員進行工作的回報與追蹤。

eipwork002

二、 未完專案任務及工作移交作業

使用對象:主要是系統管理者
設定路徑:EIP功能 > 系統資料 > 未完專案任務及工作移交作業
用於將人員所負責/交辦未完成之專案任務/工作移交給其他人員承接,避免專案工作的中斷,或造成商機延誤之損失。(此作業會直接異動所選擇之"專案任務單"以及"工作"之"負責人"或"交辦人員"。)

操作方式 :

  1. 設定移交人員
  2. 設定負責專案與交辦專案移交人員,可依實際需求設定不同人員或相同人員
  3. 設定負責工作與交辦工作移交人員,可依實際需求設定不同人員或相同人員
  4. 點選載入,帶出移交人員未完成的專案與工作
  5. 確認資料無誤後,點擊執行,會將將專案與工作移交給承接人員

eipwork003

三、 應用時機

當公司人員異動,可能是離職或是職務異動..等,方便承接人員了解該專案或工作之前的執行軌跡,便可以利用未完專案任務及工作移交做作,快速完成移交作業,後續承接人員可以在原專案或工作單上紀錄後續的處理狀況,也可於其他相關人員進行溝通,將所有相關的軌跡都記錄下來,易於後續被查或是責任釐清。

四、 結論

系統內關於專案有模板設定,相似的專案內容可先套用模板在進行微調,而工作單可透過週期性設定,快速產生相同的工作於不同的時間點,而未完專案任務及工作移交作業則是快速將進行中的專案、工作或是已產生為啟動的周期性工作,移交給其他人員處理,若能善用這些輔助功能,便可以使工作效率增加。