電子函證的現行及未來趨勢

【函證】的定義

函證是一項審計術語,是指審計師為了獲取影響財務報表或相關披露認定的項目的信息,通過直接來自第三方對有關信息和現存狀況的聲明,獲取和評價審計證據的過程。函證是指會計師查核企業財務報表時,向金融機構與上下游廠商獲取查核證據所採之必要審計程序,其中向金融機構的詢函,例如銀行函證是審計人員驗證被審計單位會計記錄所載事項而向銀行發函詢證的重要程序。透過電子函證,企業的財務報表能夠透明化,具有更高度的準確性,而在函證電子化的過程,更可以節省大量的人力、物力、時間,提升工作效率,節省社會及營運成本。

函證是重要的審計程式之一,函證獲取的審計證據稱為詢證函。詢證函應當由審計師直接發出,並要求將回函直接寄回審計師。這樣做是為了防止被審計者篡改詢證函及回函信息,函證的對象包含銀行、客戶、供應商等,每個對象都有不同發函的函證。就國內整體銀行詢證函市場對象來看,包括上市櫃及未上市櫃的公開發行公司以及中小企業都有使用。

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現行會計師函證作業流程

函證是會計師查核企業財務報表時,向金融機構與上下游廠商獲取 查核證據所採之必要審計程序。其中向金融機構的詢函,如銀行函證,銀行函證是審計人員驗證被審計單位會計記錄所載事項而向銀行發函詢證的重要程序。

函詢內容包含:

企業在銀行存款、貼現及放款、應收帳款承購、已開立信用狀 (未使用餘額)、承兌與保證、衍生性金融商品等帳戶資訊,現行實務上採會計師人工紙本謄寫及郵寄至銀行的方式,銀行填寫確認後,再寄回給會計師。以現行作業流程紙本函證的作業需要大量的紙張、信封及列印,並以郵局為中介平台,往返傳送所需的詢證函件的模式,也耗費不少人力資源。中間有可能因書寫錯誤或寄送錯誤,無法即時正確完成流程,造成需再二度發函作業,導致效率低。

何謂電子函證

所謂電子函證,就是把傳統紙本信件往返所取得的函詢資料導入雲端數位化技術,透過數位憑證簽章保護函證的資料及不可否認性。讓函證作業服務線上雲端數位化,降低整體作時間與成本,並減少發生人為錯誤的問題、偽造及遺失的風險。

未來銀行函證的趨勢流程

台灣經濟研究院與電子函證推動小組在2016年底舉行《FinTech創新服務─電子函證高峰會》,發表最新電子函證服務,電子函證推動小組主席表示電子函證具備三大優勢,包括:

  1. 可讓企業的財務報表透明化
  2. 提高準確性,提升工作效率
  3. 節省社會及營運成本
  4. 符合金融科技發展的核心價值

根據國外實際運作經驗,原本紙本函證的來往平均需要花費21天的時間,但電子函證平均只需1天。而且二次詢函率大幅下滑,紙本 函證二次詢函率約43%,電子函證只有5%,同時,銀行的回函率也由71%提高至100%,簡言之,電子函證帶來的工作效率是紙本函證遠遠比不上。

目前財金公司已與包括公股、民營銀行在內的多家銀行業者研議,推行「銀行函證」預計將於今年底正式上路。目前已知國內四大會計師事務所及八大公股行庫之外,也會有多家民營銀行加入。一旦該區塊鏈執行成功,這150萬件銀行函證,都可運用區塊鏈,讓會計師在查簽企業財報的搜證工作進行上,更加事半功倍,因為審計效率的大幅提升使得財務報表資訊透明化,同時可達到預防金融風險與保護投資人投資的權益的目地。

目前在國外已有許多實際使用電子函證的案例與經驗,美國、英國、澳洲等國家均已經普遍使用電子函證。以美國來說,約超過一百家的銀行存儲機構不再回覆紙本的詢證函;他們透過獨立的函證公司作為他們與會計師事務所聯繫並直接回饋所需確認資訊的第三方中介機構,將函證作業委託第三方函證機構處理,逼使會計師事務所及其客戶必須主動配合改以電子函證進行相關作業。澳洲則是由銀行建立中央電子函證系統,獲得客戶授權後,會計師可以向電子函證系統詢函,並由中央電子函證系統統一回覆及確認。

電子函證的未來

從國外經驗可以清楚看到,電子函證已是歐美先進國家在應對函證作業時的普遍共識,尤其是在邁向數位金融發展的途徑上,無紙化都是不可逆的趨勢, 電子函證未來將是全球重視的基本金融科技項目。

資料來源

MBA智庫網
工商時報
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