電子薪資條 省時又環保

使用電子薪資條,人事薪資發放不遺漏

每個月月初您是不是在計算完公司同仁的薪資且發放後,又要趕著列印薪資條呢?薪資條好不容易印完又要四處找人提交薪資條呢?有時還會受到同仁質疑為何沒有給予薪資條,實際上並非沒有列印發送,而是發送薪資條時該人員不再公司裡,而這又屬於極私密資料,不方便託付給其他人,若有上述的困擾,加上近年來環保意識增長,可使用電子薪資條,減少人事單位列印薪資條時間,且薪資條發放不遺漏。

一、電子薪資條種類

正航電子薪資條有兩種,一是一般電子薪資條,收到mail開啟郵件附檔的PDF就可看到薪資資料,另一是加密薪資條,收到mail若要開啟附件PDF檔時需輸入一組密碼才能查看到薪資資料;電子薪資條是正航人事薪資系統的加購功能,無法單獨使用該功能,需架構在人薪系統模組底下。

二、電子薪資條相關功能設定與使用方式

加購電子薪資條此功能後,除了序號需重新註冊外,還須至正航的伺服器管理-消息郵件設定 :

  1. 勾選使用消息郵件,並輸入郵件標題
  2. 輸入郵件伺服器
  3. 依公司內部使用的郵件伺服器輸入相對應的端口
  4. 輸入郵件發送地址
  5. 勾選使用SMTP要求認證,並輸入用戶ID跟用戶密碼
  6. 勾選使用SSL,SSL方式為明確的SSL
  7. 為確認相關設定是否正確,可先點擊測試帳戶,確認連線是否成功
  8. 點擊更改設定,相關設定才會被存檔生效

正航電子薪資條有2種

一是加密薪資條另一是一般電子薪資條,若為加密薪資條,可至人員薪資資料設定該人員,收到薪資條並開啟要查看薪資條的密碼,若是人薪密碼欄位空白,則表示開啟薪資條時不需要密碼;在密碼設定若公司內部員工數很多,可以透過SQL語法將人薪密碼輸入個人的身分證字號此欄位的值當預設密碼。

上述資料均設定完成,但是在人員資料的E-mail欄位沒有輸入該員工的e-mail address,該人員是無法收到電子薪資條的。

一開始有提及,電子薪資條是依附在人事薪資下的一個額外加購功能,若無購買電子薪資條,系統還是有員工薪資條此功能,但是無法透過Mail發送方式,將員工個人的薪資條進行發送;以使用正航人事模組的客戶可能會疑惑說,在預覽畫面也可以執行郵件發送,何需再額外花費金額加購此功能呢?

預覽畫面的mail發送,若人員區間是挑選全公司,他是將全公司人員的薪資條發送給郵件接收者,而不是只收到自己的薪資條。

正航薪資條有兩種分別是 : 員工薪資條與員工單次薪資條,當購買電子薪資條此功能後,此兩種薪資條均可透過mail的方式進行發放。

電子薪資條實際上發送薪資條的是郵件伺服器,正航是從系統內產出薪資條的PDF檔傳送給郵件伺服器,由郵件伺服器一一發送給各個USER,而薪資條PDF檔的產生與傳送會在系統下方出現狀態訊息,若發送失敗也會提示,且字是紅色的。

雖然系統有提示訊息,但仍是不放心系統是否有確實的產生PDF檔案時,可從主機此路徑查看 C:\Program Files (x86)\TSeriesAdmin\RptData,要特別注意的是,若USER反應沒有收到薪資條,但是在此路徑查是有產生該USER的薪資條,可確認 :

  1. 郵件伺服器是否正常
  2. 郵件是不是被防火牆擋下

若公司內的電子薪資條是屬於加密式的,當USER開啟郵件附件,會要求輸入密碼才能看到檔案內文,若非加密則開啟PDF檔則可直接看到薪資內容。

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