創造魔術競爭力的e化企業-百英資訊

只是更換E化系統,便有立竿見影的成效

百英資訊的門市銷售資訊即時回傳系統,不 但精簡會計處理時間,庫存精確度也提高。

如果說原本六家門市須要六位會計,現在只須要兩位就能處理所有的帳務,這樣成本能節省多少?由於庫存管理混亂,導致每個月帳面上有30萬元左右的虧損,如果可以補去缺口,獲利不就立即增加?對於百英資訊而言,只是更換E化系統,便有立竿見影的成效。

舊有系統在運作上的問題

百英資訊是Epson輸出產品的總代理,共有六家門市經營零售。早期帳務處理必須在每天門市結帳後,匯出帳目資料,再利用電子郵件發給會計人員。會計每天上班第一件事就是將收到的資料輸入會計系統,如果門市前一天忘記匯出帳目給會計,就必須等到早上11點門市開張營業,才能追補資料,形同人力浪費。

另外,門市的庫存管理混亂是更為棘手的問題,由於庫存管理的數字不精確,再家上門市人員時有發生濫用產品甚至偷竊,幾乎每月因此損失30萬元。就E化而言,百英原本就有一套進銷存系統在運作,門市也採用POS系統協助,但這些系統在運作上仍留下上述的問題。

精簡人事成本,能處理的資料量還更多

E化的精神是在協助企業的業務處理與流程運作更有效率,而非只是電腦化或將紙面上的工作電子化,如果不能解決經營中產生的問題,E化只是徒具形式。百英協理嚴嘉龍體認到經營瓶頸出在進銷存系統不能滿足需求,於是決定更換系統,採用正航五號來解決問題。

透過門市POS將銷售資料即時傳回(約5分鐘回傳一次),減少人工處理的機會,庫存問題就大為改善,加上會計資料能直接在進銷存與財務系統間拋轉,資料的正確性與處理效率都大為提升,因此原本財務人員由六位逐漸縮編成兩位,不但精簡人事成本,能處理的資料量還更多。

E化必經的過程

回過頭來看,E化確也不是買個軟體就一蹴可幾,從無到有、汰換舊系統的導入評估。導入後的調整、企業規模成長形成的系統瓶頸等,都是E化必經的過程。