淺談ERP系統套裝與客製的優缺點

同一套衣服真的每個人都能穿得合身舒適?

當企業規模越來越大,也許是員工人數增加、也許是交易量變大、也許是分布各地的工作地點越來越多、也許是產品日益複雜多樣,日常管理就變得更加困難費力。我們總是希望可以有一套工具,讓每個新進員工可以更容易上手操作日常業務,讓人資單位更確實地掌握出勤狀況並快速結算薪資,讓管理層更即時取得分析數據以便迅速正確地進行決策。
此時,我們的腦中總是浮現:『來選(換)一套ERP系統吧!』

然而,當我們聽完各系統商對自家產品的介紹之後,面對手邊各種系統介紹的文件,甚至差異甚大的報價單,似乎總是陷入另一個難題:究竟該如何選擇呢?之所以會產生選擇困難,就代表著沒有100%完美的解答。但是,我們仍然可以從幾個方向來分析,取得經濟效益最高的一套解決方案。

淺談ERP系統套裝與客製的優缺點

ERP系統,依照其彈性度,大致上可以區分成三種類型:

A. 純套裝

B. 純客製

C. 套裝+客製

何謂純套裝?簡言之,它就像是大量製造的成衣,甚至是FREE SIZE的!它的特性是什麼呢?價格便宜,買來就可以馬上往身上套。如果袖子太長,你可以捲一下,但是沒法真正改變它。換言之,我們要去適應這件衣服。純套裝的ERP系統也是這樣的,當我們買了一套系統,可能取得一片安裝光碟加一份小冊子,自行安裝使用。如果是功能模組齊全一點的產品,也可能是廠商來幫忙安裝,並提供電話客服的服務,讓我們可以詢問操作問題。

什麼樣的企業適合選擇純套裝的ERP系統呢?

1. 產業本身無特殊管理需求:例如,進出口貿易商,買賣業,製造業。也許我們的商品很特殊,但是,產業本身是很成熟的,管理需求基本上是一樣的。

2. 預算較少:現階段無法編列較多預算在資訊化,但確實已經需要讓員工在同一套環境下作業,以加強管理。

何謂純客製?

它就像我們請一位服裝設計師,為我們設計一件只有我們擁有的衣服。從布料開始設計起,這世上只有這一件!

它的特性是什麼呢?完完全全地量身訂做,也就代表著企業幾乎不需要改變現行管理辦法,這看起來應該是最完美的解決方案,但是,為什麼市面上極少提供呢?

1. 價格高昂:試想,一件從布料開始設計起的衣服,有可能便宜嗎?

2. 時程長:從輔導顧問開始進行企業內部各單位的需求訪談開始,一直到設計功能,規格書撰寫(等同畫設計圖),程式撰寫完成交付,再到企業驗測上線,需要花費非常長的時間。這是企業的另一種隱形成本,投注資金後短時間完全看不出自己買了什麼。

3. 維護不易:不管是企業自行聘用工程師,或者與資訊廠商持續合作,都要面臨一旦企業需求變更,必須花較多的人力/時間修改程式,這通常不是改一個參數設定就可以解決的。

何謂套裝+客製?

它比較像我們走進一家裁縫店,店裡有各式各樣的布料跟配件,甚至是現成的半成品。我們可以跟師傅討論如何搭配,甚至袖子窄一點寬一點都可以,但是,我們不能選擇一種店裡沒有的布料!

看到這裡,相信我們都會開始思考,難道只能有這兩種選擇嗎?我不能買一件衣服來改改袖長、改改腰圍、加一頂帽子嗎?當然可以!這就是套裝+客製!

這類的產品有兩種類型:

1. 資訊廠商本身已有一整套的ERP系統,企業購買後可以直接使用。廠商同時有一組工程師,專門提供修改程式的服務。當然,這是另外計費的。但費用相對低,程式可修改的範圍相對小。因為這就像是改改袖長,加頂帽子的概念。因為修改幅度小,故上線時程相對短。

2. 另外一種類型是資訊廠商本身有一些已經開發好的功能模組,但組合方式可以配合企業需求。這比較接近積木的概念,積木雖然是現成的,但可以配合需求組成平房或大樓。不過,也由於積木是現成的,所以還是有一定的限制。由於組合方式的彈性較大,輔導顧問需較多的時間進行需求訪談進而規劃並實現,故而從購買系統到真正可以上線使用系統,時程相對長。因資訊廠商需要花較多的時間規劃/組合,當然費用也相對比前一種類型較高一些。

您的企業正為了找不到合適的ERP系統而苦惱嗎?

選擇ERP系統,就像我們幫自己選衣服一樣,要考慮預算、穿著場合(使用範圍)、急迫性(上線時程)。純套裝系統,預算相對低,規劃到上線時程相對短。公司內部的作業流程要遷就系統的程度,也相對較大。因此,比較適合中小型企業,或者新成立的企業。純客製系統,或者,套裝+客製的系統,預算相對高,從實務需求訪談到功能規劃再到真正上線,時程相對長。但,不可否認的,這樣的一套系統可以讓企業內部的管理辦法變動最小,且可配合不同產業特性進行調整。因此,比較適合規模較大的企業,或者較為特殊的產業。您的企業正為了找不到合適的ERP系統而苦惱嗎?您的企業正受限於現行使用中的系統功能而無法達到有效管理嗎?正航資訊的顧問群在套裝及客製系統均有相當豐富地規劃/輔導經驗,歡迎您與正航聯繫,讓我們協助您,依照您的需求,選擇經濟效益最高的解決方案。