ERP系統對於企業的重要性

ERP-企業資源規劃重要的一角

ERP(Enterprice Resource Planning),是一種可以讓一家企業從裡到外,從上到下整合在一起的結構化系統。可以透過整合後的資訊傳輸,連結各部門,使各部門更快獲得所需資料。ERP系統將企業所需的作業流程,包含從採購、製造、銷售、帳款、財務報表呈現、發放薪資、媒體申報等作業流程,除了能整合企業內部的資源外,也能利用網路將不同地理位置的企業單位,同步整合至ERP系統,達到有效的整合。將ERP有效的應用,除了統一內部資料處理程序即時反應當下的企業資源使用狀況,提供企業主做決策之參考依據。進而能增加企業競爭優勢的最佳利器。

生產&進、銷存&財務系統關聯圖

隨著資訊科技發展迅速,許多研究及報導指出,ERP系統已然成為企業資源規劃重要的一角,ERP系統利用單一個資料庫,匯集了整個企業的運作,像是【正航ERP系統】透過設定可使用到99家公司,塑造出企業在ERP運用上的彈性。讓使用的企業們,在這個事事要求效率的經濟體系下,唯有企業能快速回應客戶需求、與上下游廠商溝通,才是王道。而【正航ERP系統】為了協助企業達到最有效率效果的規劃,可依客戶需求搭配不同的模組,產生最大的效益。隨時配合時事及政府政策更新系統,例如:系統須搭配微軟作業系統環境及資料庫軟體,因應微軟更新,正航ERP系統也隨之更新;再舉例:政府於2015年改變會計準則,正航便開說明會說明,並更新系統,目的就是要讓使用的企業們能擁有一套走在資訊尖端的ERP系統。

導入ERP的優點

  1. 重新檢視企業流程與人力資源分配,提升作業效率

企業可以藉由要導入ERP系統,可以檢視目前公司的流程是否有問題,針對有問題的地方修正,並且檢視人力是否用在有效率的地方,藉此機會提升作業效率並重新整合企業內部流程。

2.   減少紙本的使用及檔案的管理,有效達到資料管理

未使用ERP系統應該紙本資料滿地飛,電腦一打開檔案及資料夾一大堆,此時可以藉由導入ERP系統,整理過一遍資料,將資料有效的歸檔,爾後使用系統可以將資料建立在ERP系統中,有效整合資訊。

3.   各部門資訊同步,提升資訊的共享性與正確度

未使用ERP系統前,各部門之間的資訊交流,須透過MAIL或傳真甚至郵寄獲得所需資料,若使用ERP系統,可以讓資訊提高正確性,複雜度減低,各部門則可由ERP系統即時獲得所需的資訊。

4.   提高與廠商及客戶間的服務品質

當整合企業資源時,能即時掌握出貨狀況,以確保能準時交貨,也能隨時掌握庫存狀況,讓企業與廠商有充足時間備貨。

進、銷存&財務系統關聯圖

導入ERP可能面臨的狀況及正航相對應處理方式

  1. 使用者不知道如何用系統,也不想用

使用者一開始接觸到系統,首先需要面對到的就是對系統操作介面陌生,且不知道公司流程在系統中,該打哪張單據,如何產生主管所需要的報表。且因ERP系統為了有效記錄公司作業流程,因此細節,切得更細易容易導致使用者放棄使用的念頭。

正航怎麼做:

客戶剛使用系統時,正航人員會安排輔導人員協助輔導企業,配合企業流程導入系統。或透過開立大班課程及線上學習,供使用者方便學習及使用,協助使用者能順利導ERP系統。

ERP導入流程

2.   選錯ERP系統,購買到不適合公司流程的系統

相信一開始接觸到五花八門的ERP系統,一定看得眼花撩亂不知道從何開始,不知道哪個適合公司,因此可能就買到不敷使用的系統。買回去沒經過有架構的規劃,就用的雜亂無章。因此,選擇適合公司的ERP系統,就跟選擇一雙合適的鞋子一樣重要。

正航怎麼做:

當您接觸正航的開始,正航的業務會先了解公司的流程大致架構,接續依照客戶的需求進行DEMO,讓客戶們在選購之前,能先看到公司未來使用ERP時大致情況。接下來搭配上輔導時數與線上客服,輔助客戶們使用系統能順利上線。

3.   使用ERP系統前後,所需經歷的磨合期

使用ERP系統前或許只要手開發票手記帳,再好一點的用EXCEL記錄所有的銷售記錄,只須重點式的記錄公司的營運即可。但ERP系統是協助公司的所有營運,因此營運的每一個步驟會被拆解得仔細,並且記錄於系統。人員們在一開始,面對這些細節通常會覺得不方便,並不能省時反而須增加工作量。但其實不然,當只要習慣操作ERP系統,ERP系統是能協助人員們快速產出報表,各部門之間的資訊交流也能更完善。

尋找適合企業的ERP系統

在這個資訊化的時代下,ERP系統已然成為企業管理的最佳幫手,若身邊還沒有這個好幫手,那就快找尋屬於適合自己企業的好幫手吧!