如何選擇ERP整合OA辦公系統

ERP整合OA辦公系統的選擇

當公司規模使用電腦系統數在100到500台之間的中型企業 , 公司內部的管理比較具規範且業務正處於穩定發展的階段。但是辦公室政治問題可能也正在滋生 , 造成各部門之間的溝通及合作不是很順暢。由於公司規模擴大 , 人員增多 , 層級也變得複雜 , 在世界各地辦公的人員也增多 , 工作流程的執行、任務監督、成本控制、訊息的溝通、文件共享、制度的落實等等都變得更加困難。

然而這個規模的企業通常具有多種的管理系統,並具有專職的IT人員進行系統的客製及維護,但需維護多個異質系統且具備程式開發的人員在企業中是很難培訓的 , 雖然這個人可能精通網絡和硬體設備,在學習各種管理軟體應該是會很快的。但這個規模的企業很多還在快速發展中,人員、崗位、流程、組織方式和管理方式經常變化,需要員工能够快速適應,同時需要很好的實現效率和規範的統一。在公司快速成長或行業競爭激烈情況下,E化系統需要能支援經營方式調整快速回應 , 值得企業及IT人員用心選擇一套ERP並能整合OA辦公的管理系統。

T9 ERP 大中型企業管理

中型企業在選用ERP整合辦公系統時,可以注重下列幾個重點:

1、系統穩定與架構良好:

選擇行業內的優秀品牌,能够滿足數輛龐大的使用者同時上線使用,同時在系統速度上也較穩定快速。系統的部分要具有易用與適應性,這樣一來能讓電腦不熟練的使用者也能輕鬆上線。

2、系統具有完整功能

完整的系統功能能夠符合大多屬用戶的使用習慣,進而減低大量的二次開發,就可以在基礎功能的細節與廣度上,有效滿足企業的實際需要。

3、系統間的聯繫性要強:

以OA系統為中心,實現各ERP系統間的數據交換,以消除企業內部資訊流通的問題。另外是系統可以伴隨企業成長的需求,以最短的時間建構並佈署相關的功能模組,針對企業需求進行調整。

面對快速變化的全球市場,企業對於即時通訊溝通的需求越來越強烈,  中型企業在選用OA辦公系統時,基本上都會以流程管理爲主要核心。尋找一套集團級ERP整合OA辦公系統的智慧型管理平台就非常重要了

智慧型管理平台功能應該具有以下特點:

  1. 流程靈活:滿足企業不同程度複雜的流程管理需求;
  2. 數據整合:實現多樣化流程、多系統間數據整合;
  3. 容易設置:流程的設定要簡便,拖拉放即可完成,無需專業IT人員協助。
  4. 平台化設計: 滿足客製化差異需求,高階元件配置工具組合,大幅簡化SA/SD作業,外部系統整合, 人員技術學習成本低,
  5. 多元終端運用 : 移動設備、手機、平板、筆記型電腦

建構「百年企業」資訊工程的設計思維:

正航集團級T9/NBS ERP設計規格

集合國內外知名ERP軟體優點,累積了多年台海兩地大型企業的上線經驗,證明T9/NBS可支援集團多元管理的各種複雜需求及應用。

具備企業即時通訊系統IM

隨著智慧型行動裝置的蓬勃發展,隨時隨地連網進行公事的工作者數量比例勢必越來越高,支援多平台終端,滿足各類型行動商務需求,也將會是企業導入e化不可忽視的重要工作。正航ERP系統所提供的IM解決方案可支援多平台終端。不論是一般的個人電腦、筆記型、平板電腦、智慧型手機,只要連結網路,均可安裝APP登入使用。如何讓企業內部員工有個安全及便利的企業郵件及即時通訊系統呢?正航IM作為企業即時通訊,區別與mail能夠更快速的交流溝通,與系統緊密結合之後,允許直接發送系統單據,提供發送文檔圖片、截圖、個性字體、表情、發送抖動、遠程共用桌面、查看聊天記錄,多人討論等,為企業內部交流提供一個快速通道。往往同仁針對某張訂單需多方討論或需相關部門人員提供寶貴意見參考時 , 可利用IM傳送單據,當前群組人員即可點選此張單據查閱,也可傳送語音檔案且討論內容也將會留下歷史記錄供查詢 。

企業流程再造利器

T9從定義企業自己的專屬流程為起點,透過流程導航更將流程文件整合到系統中,與使用者平日作業緊密結合,使流程定義不再是被動性查詢的電子檔案或公告,而是操作人員需經常面對的作業指導。

部門流程整合確實

透過流程導航可呈現公司各部門流程全貌,說明作業先後的關聯性,提高人員的溝通效率,點選圖中單據標示,更可直接開啟系統指定的功能進行作業。

加速新人學習前置時間

T9輔導顧問會協助企業定義繪圖方式標準,如此可讓初次使用系統的人員,快速理解閱讀流程導航內容,比如說:在遇到實際業務時,需要使用什麼樣的單據,注意的事項是什麼,下一個關卡會到那一個部分。

落實企業管理規則於管理系統

企業常為了因應外部競爭或內部管理,會擬定各種管理規則,以支援經營策略。例如:

  1. 訂單金額小於1000元不允許接單,毛利低於20%不允許接單。
  2. 企業為了能統一安排出貨,出貨日必須安排在每週二和週四。
  3. A類客戶在信用額度之內,可以先發貨後付款,B類客戶必須付50%定金才可發貨,C類客戶必須全額先打款,才可以發貨。
  4. 某些特殊產品接單時,必須要經過特定的人審核才能出貨。
  5. 供應商評估時,必須評估該供應商是否通過某些認證或資格,例如ROHS認證等等。

一般資訊系統對此類規則,只能採用審核機制由人工篩檢,所以容易發生錯誤。但就算擁有MIS團隊具客製程式能力的企業亦同,因為此類規則變化彈性需求大且具時效性,其開發的速度不易跟上或成本過高。滿足了用戶自主客製開發需求,對經營管理規則改變,都可快速落實到系統中。

擁有創新配置的整合工具才能滿足用戶自主客製開發需求,對經營管理規則改變,都可快速落實到系統中。最後,企業選擇OA辦公系統應該更加務實,針對企業核心需求,選擇專業性强、適用易用的的整合OA辦公系統。