ERP系統搭配條碼及盤點機的運用

ERP系統導入後下一步該做什麼?

隨著企業規模擴大、營運績效的成長、市場版圖的擴增,發展中的企業仍需要持續不斷的調整改善作業模式,才能迅速因應外界的變化,故優化作業流程,就屬其中重要的一環。

進、銷存&財務系統關聯圖

找出問題,解決問題

一家導入ERP多年的百貨貿易業,常存在庫存帳總與實際庫存量有出入,雖定期盤點調整,但不正常的盤盈盤虧,無形的存貨成本總是在消耗著。檢視採購循環、銷售循環,一切皆依標準作業程序進行,系統單據均按時入帳,仍有差異值存在。重新檢視了相關流程,問題點出在很難避免的人為疏失,這個點是ERP系統無法控管的死角。

庫存管理

狀況一

實際包裝出貨品項與客戶下訂的內容不符、數量不合,導致退換貨、補貨經常發生,所衍生的相關費用皆是無形的成本。原因是倉管人員接到內部傳來的撿貨單,統整後依據單據上的品項至倉庫貨架上取貨、再進行包裝。從倉庫取出來的貨品,必須人工逐一核對品項、數量,若出貨單量大,品項多,就容易發生錯誤,再多加人力進行包裝前的複檢,無形中也是一種成本,此時ERP系統能幫上什麼忙呢?

狀況二

商品多樣且細緻,由國外進貨後必須逐一檢查商品品質,再進行入庫,入系統帳時,必須把良品與不良品的清點後確實入帳,由於品項繁多,人工輸單也常發生輸錯品項、打錯數量的情況。

狀況三

商品品項多,盤點工作耗時費工,倘若不定期盤點,常發生帳上有存量,倉庫內卻無貨可出的窘況。

善用工具,提升效率

此實例行業別存在的商品特性,品項多又雜,必須落實送出正確的品項,找出有效率管理及盤點商品的方法。

首先,先針對所有的品項進行條碼的編制,一物一號,若覺得麻煩,可直接將現行的產品編號直接對應成條碼,如果企業已應用國際條碼,則無需再另外編制;搭配條碼機,列印出條碼貼條,張貼於對應的產品上。既然正確的訂購出貨品項是存在系統內的數值,若能搭配有存入資料特性的盤點機及條碼進行掃描撿貨,利用工具進行核對,即能快速正確的撿貨出貨。

將出貨的訂單資料包含產品品項、數量等傳輸至盤點機中,取代原先列印撿貨單的動作;撿貨時,利用盤點機掃描的功能,逐一掃瞄產品上的條碼,倘若掃到錯誤的產品,機器就會提示警告,如此再也不擔心人員撿錯貨。完成撿貨後,可將盤點機上的資料導回ERP系統中,再進行二次檢核,當實際出貨數量與出貨單據數量不符時,可自行決定是要變更ERP系統內的資料,或待貨齊時再進行包裝出貨。

盤點明細

進貨驗收,準確快速

商品大量進貨時,透過掃描條碼替代人工進行進貨單品項的輸入,處理點貨驗收的同時,也一併將合格的原物料進行系統入帳,再與原採購單進行數量品項的核對,一方面可降低人工點貨的錯誤,也降低人工誤植資料的機會,加速產品驗貨上架入帳的速度。

落實盤點,確切掌控庫存量

透過ERP系統的盤點功能,亦可將系統內的庫存量等資訊轉至盤點機中,無論是定期盤點或者不定期盤點,皆能正確有效率地完成抽盤、全盤等作業,並完整的將盤點後的資料回傳至ERP系統中,經由系統自動產生盤點差異檔的功能,迅速地針對盤盈盤虧作業進行處理,並同步至財務帳冊中。

ERP系統的建置是企業資訊化的第一步

ERP系統要有效率地提升企業的質與量,作為企業營運分析資訊的提供者,除了在導入初期依據企業標準的作業流程建置,內部人員的配合,後續隨著企業營運版圖的擴展,時時調整改善,依據實際狀況進行系統優化,時而搭配工具,才能讓系統功能有最大化的發揮。

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