ERP系統客製化的風險

企業用戶導入ERP系統已經是非常普及的行為

現今市場上的軟體區分成了三大主流:1.套裝軟體 2.模組式軟體 3.客製化軟體。而這三種軟體的差別在於,1.套裝軟體:價格便宜,軟體架構簡單,買了就用,無法做任何修改,無法做任何調整。2.模組式軟體:目前市場上的主流,主要是因為模組式是套裝軟體的一種,因為有現成的軟體,且包含了整個ERP的八大循環,可以讓企業用戶在導入ERP系統過程中,直接進行到選型階段,而且模組式軟體的優勢是可以再依企業的需求進行客製化的功能,市場上有六成至七成的企業都會選擇模組式的ERP系統,除了上述特色,最重要的還可以依階段性導入來降低風險。3.客製化軟體:依企業用戶的實際需求進行軟體客製化的撰寫,通常會選擇該種產品的企業大部分都是行業別較有獨特性,一般套裝軟體無法滿足,例如鋼鐵業或者專案工程…等等。每種選擇都會有它的優缺點且都非常明顯,本次主要討論的重點在於模組式的ERP系統。

ERP整合企業八大循環

企業用戶再導入軟體在評估的隱憂有幾點

  1. 軟體的適用度
  2. 軟體的彈性
  3. 所投入的成本
  4. 軟體公司的售後服務
  5. 軟體未來的擴充

但是,軟體這種東西畢竟不像汽車,買了開了就上路,有很多的細節,並非可以再買賣前就清清楚楚地說明完畢。一般來說,模組式的ERP系統因為有現成的軟體架構看的到操作的到,成為企業用戶首選。

不過,企業用戶必須配合軟體的流程及架構進行導入ERP系統,但是所有的企業在進行軟體選型的時候,往往沒辦法在選型的過程中,將需求百分之百的提出,軟體公司也不會在此時將軟體的功能百分之百的展示及告知,導致常常會有軟體購買後,因為一個功能,導致企業用戶覺得不符合或者無某一個重要性功能的問題。導致企業導入軟體後需再進行客製化的部分,來補足公司需求的部分,甚至更嚴重的是導致整個軟體放棄重新來過。

回頭來討論客製化這個行為,因為ERP的大架構確實頗為複雜,導入時要快速,確實是以標準化的套裝軟體來做導入的基礎,上線後,在依整個導入過程中所面臨的問題,進行客製化的調整,一般商軟的客製化流程如下:

  1. 由導入顧問與客戶協調討論後提供專案評估需求
  2. 有軟體公司SA及RD進行客製化的工時評估
  3. 與客戶進行協調
  4. 確認規格進行客製化程式撰寫
  5. 程式交付
  6. 套裝與客製化程式整合
  7. 客製化進行調整異動再交付

這樣的過程,是所有ERP系統在進行客製化的標準流程。但是,為何在市場上客製化後所衍伸的問題一直層出不窮?主要在一個非常重要的點:所有的需求,都是在使用後才發生。導入了標準化的系統後,企業用戶開始會有很多天馬行空的想法,來滿足使用上的無盡需求,這邊要增加那些功能,那邊要減少哪些步驟,所有的想法,都是一個點在思考,無法全面連貫性的串聯,再要求客製化後,這樣的狀況屢見不鮮。

分析客製化的常見問題

一、尚未導入上線前要求客製化:

要求套裝軟體必須客製化加入程式後,才認為可以符合需求,才願意去使用軟體。

  1. 對套裝軟體不夠熟悉,客製化思考不夠全面,容易疏忽細節
  2. 對套裝軟體不夠熟悉,要求加入程式後,操作上變得更為繁瑣複雜
  3. 想像比實際落差大,客製化功能跟實務面不符合

二、上線後,提出客製化的需求

已經開始使用軟體,發現系統不足想做客製化。

  1. 客製化需求為個人的習慣問題,而想加入客製化需求
  2. 依部門需求加入客製化,但是思考不夠全面,導致與其他單位無法串接
  3. 人員異動,接續人員對於之前的客製化需求不認同
  4. 公司的營運改變,與客製化的功能產生衝突,導致客製化部分無法繼續使用

總結問題如下:

  1. 雙方溝通及思考不構周全
  2. 企業用戶沒有標準作業流程,需求依人為主

建議要進行客製化程式,務必要特別謹慎思考

  1. 是否為必要性的客製化功能
  2. 客製化下來影響到的層面
  3. 是否能解決真正的問題

套裝軟體ERP系統的上線成功的重要性

系統客製化的風險

依筆者在ERP系統業界中長期耕耘的經驗,成交了不少企業用戶,客製化的比例不在少數,也面臨過多次的客製化衝突及專案執行。為了改變這樣的存在,公司在2011年推出了全新的智慧型平台,主要訴求不客製,讓企業主能夠在選擇ERP的當下,多了更多的彈性。不僅創造了一陣風潮,也創造了非常高的評價。