因應瞬息萬變環境的競爭利器—商業流程管理BPM

SOA(服務導向架構)或BPM (商業流程管 理)等專業名詞可說是現階段企業e化的當紅炸子雞,只要和流程沾上邊的技術,對外順理成章都成了BPM產品。於是,當公司資訊人員要尋找產業別相關解決方案,一經搜尋,網頁即列出滿滿的廠商名單和產品介紹,如果一家一家比較,講的又都差不多,但錢要花在刀口上,總不能導入後用沒幾年技術就過時了,或再花力氣換系統,再怎麼樣都不是理想的作法。

BPM:整合及管理End to end流程的創新技術

商務流程管理系統(Business Process Management,BPM) 一詞廣義來看,匯集了實際商務世界的流程作業、組織運作和IT元素,如果從IT角度來看,BPM就是新一代的流程整合,用來整合管理端對端(End  to end )流程的創新技術。

一個簡單的例子,從客戶詢價、下單、到最終結案,將整個企業內部系統、供應商、物流公司等所有環節連接起來。這一連串企業獨特並且優化的「企業流程 Business Process」,所有環節都是透過BPM平臺整合,透過不同系統的資料來源,揮別過去人工到各系統截取匯集和整理資料的作業程序。

導入BPM後,透過流程管理平臺收集公司日常業務流程,讓企業能完全通透及掌握本身營運流程,達到經營績效最基本的要求。伴隨而來的是生產力的提升,降低錯誤發生率與營運成本的減少,讓企業以最經濟快速的方法,從內控做起,不斷調整並縮短流程時間,快速反應客戶及市場需求,有效監控進度,加強資訊整合度,進而打造企業決策彈性應變的能力,塑造永續生存的競爭差異。

對企業的CIO來說,將資訊應用轉化成公司策略發展藍圖的一環,以最經濟快速的方法,協助貫徹企業策略流程,並將執行效率做到最好,將是最重要的任務。雖然企業資源規畫 (ERP)、客戶關係管理(CRM)或其他人力資源系統(HRM)等,都牽涉到流程的自動化與管理,但BPM與ERP或其他現有系統所秉持的基本理念仍有如下之差異.:

1.流程牽涉範圍不同

ERP、CRM、HR及文件管理系統強調的是特定領域範圍「功能性(functional)」,達到每個特定功能領域的流程自動化;換句話說,所注重的相關導入模組如生產、庫存、財務等相關流程,CRM只注重顧客關係的分理,這些應用軟體做到所謂的垂直功能自動化。

然而,隨著新全球化競爭的時代,企業的營運效率必須達到端對端(End-to-end)的彈性流程,如整體的接單出貨流程,乃至於所有上下游價值鏈的流程,都需予以最佳化,才能塑造真正的競爭差異。所謂端對端的流程,通常都牽涉到許多不同的功能組織,從業務、生產、物流、到客服,也就是水平橫向的跨組織功能串聯。正因如此,許多企業的組織架構也逐漸從以「功能導向」的組織,改造成流程導向的組織。

2.設計基本理念不同

以ERP為例,所強調的是Best Practice,將某產業中一些公司現有的作業方式集結,導入到企業中,且提供有限的因素,讓企業調整成較為適用的作業方式。然而,每個公司因為其所處國家的企業法規、會計制度、乃至於企業文化或營運模式(business model),基本上來說要套用別人現成的作業方式是很困難的。因此,營運越久的公司,要導入ERP失敗的風險 也相對較高。此外,由於設計理念與過去技術的限制,ERP基本上來說是一個封閉式的、套裝式(packaged)的架構,一但導入之後,就不易修改,更不用提跨系統、跨企業的整合。

BPM強調的是「 Test n Learn 」每個企業都有其獨到的作業流程與經營方式,BPM就是提供這樣的平臺,提供開發工具,讓企業可以先透過塑模(Model)的方式,將本身現有的作業流程,以圖形化的方式清楚地呈現出來。許多企業透過塑模的過程,就可發現瓶頸及多餘的步驟,而進行了一次BPR (Business Process Re-engineering)。

接著將流程在企業中部署,利用bpm準確 的執行所塑模出的作業流程方式,不會有傳統「使用者需求」與「實際系統」的鴻溝;此外,在流程執行的同時,監控與管理的機制同時啟動,協助企業主管找出流程的瓶頸及效率的漏洞,進一步反應到流程的模型中,達到持續改善的目標。

Comments are closed.