F公司ERP升級以符合政府政策因應措施

F的公司系統整合計畫

F公司的需求為企業資訊系統整合規畫和流程再造,主要是要將企業內部營運的資訊整合,並整理出流暢的架構,也就是提供企業決策者參考的資訊系統。為因應政府產業隨時所需的相關資訊,在原有基礎上直接擴充,簡化作業程序的重覆率,並讓原有資訊直接延用,無需再歸回原點重新來過,讓人員工作效率大幅提升。

專案組成-

因F公司屬傳統產業且公司經營長久,內部作業分工的非常精細,並且區分為多個面向。正航針對各執行面不足處修正並給予建議,讓一切作業合乎政府法令規定,做個標準產業模範,樹立業界模範指標。傳統產業為了與社會接軌,拋棄過往的執著與習性全面完整轉換,讓改變成為一件美好的事務。

ERP系統導入循環第一階段-方案許可階段

此階段工作包含前期的雙方溝通並且確認最終目標的設定。需要的考量包含專案目標的訂立和解決方案的選擇與應用,專案經費的調整也包含在內。這些決定對於整個營運的生命週期會產生相互的作用影響,例如,此階段可能會對專案的成果、時程、及預算訂下不切實際的目標,種下後面階段失敗的種子。本階段的產出通常就是系統建置預算的呈報,以及與系統供應商和顧問導入的合約。

前期準備及規劃-

互相討論各部門作業流程和主要負責的職責,並選擇合適的ERP系統軟體,最後訂出其導入的步驟流程及上線時間。

ERP軟體的選擇-公司的經營規模,技術支援的能力,相關產業的實質經驗,流程所需的功能是否需要擴充,高階主管的判斷與使用者的共識,整體的規劃能力、方法及選派專案執行領導者的經驗

企業資源與運作流程規劃

企業流程改造-重新檢視現行的內部作業流程,定義重要核心流程的內容,逐步縮小範圍,一步一步邁向成功上線的目標,並且評估流程在軟體中實施的可行性,是否有需要異動的地方?以目前規劃的模組內容,主要是根據公司現行流程及顧問提供的此行業最佳執行方針,融合而成。在細部設計則定義細項流程輸出輸入的部份,完成軟體中的組態設定並執行專案工作團隊的配置。

第二階段-專案執行階段

包含現行ERP系統如何與商業法IFRS、食品雲及電子發票完整接軌。主要的工作包括現行和將來的企業流程如何直接承接,流程設計與系統設定,資料轉換,測試,教育訓練,和系統轉換等。然而系統設定最初是確定各項參數設定,讓後續的使用是在一致性的規則下進行,並且調整ERP系統以符合組織的特性,與傳統的程式撰寫極為不同。這項工作的完成需要對系統功能和組織的業務需求都有高度的知識。本階段期望的產出就是一個可以啟動並運轉的系統和使用者。

商業法IFRS:新舊制度,二套並行,政府政策上線不斷修正,正航提供彈性會計科目歸類,同時產生二種報表。

正航BPM產品履歷

食品雲:針對食品產業及自行加工製造部份,設定批號、製造日期及有效日期,上傳至政府平台,達到一條龍追蹤要點。

正航BPM產品基本資料

電子發票:銷售資訊即時傳輸,達到多方資訊比對,簡化傳統紙本發票的儲存,成本的大幅降低。

第三階段-調整整頓階段

主要工作包括透過技術和流程的調整使系統趨於穩定,以及加強訓練使用者。期望的產出就是達到營運成本和週期時間等目標的正常運作。由於基礎作業已漸漸邁入軌道,此階段正好配合產業相關政府,直接延伸,不僅程序合乎法令規定,也由導入時期的混亂,到現在的配合、穩定與讚賞。

第四階段-維運升級階段

到這個階段對ERP系統和相關企業流程所進行的持續維護和加強。典型的工作包括系統的維護,使用者的支援,持續的流程改善,以及新版本的升級。穩定運作的系統應該在各個層面有所進步,包括組織產出的績效如成本、營收、和市場佔有率等方面產生顯著的改善

ERP導入的關鍵成功因素

ERP是一個既龐大、又複雜的系統,很少有一個人能對ERP系統徹底的了解,大部份都只有了解自己所負責的部份範圍在客戶的觀念裡,導入的時間越短越能降低公司成本及風險,但穩扎穩打才會建立往後的穩定與順暢程度,故雙方對時間的認知是需要溝通的,也將是執行成功的重要考驗之一

在軟體改版問題部份,一個軟體要永續使用一定要不斷的做內容修正與調整,ERP也不例外。所以程式一旦改版更新時,企業是否願意再花錢購買新的更新程式,及更新的導入問題,人員的再訓練,皆會直接影響系統在公司使用狀況的生命週期。

實現的組織績效

需要整合訂單、庫存和產能各項資訊才能完成的安裝存量控管,過去要花非常多天的時間才能計算出來,現在已大幅縮短時間,只要透過系統撈出資料,依需求做內容的後製,即可快速得到想要的分析資訊。從客戶下訂單到確認可以出貨的時間,也從過去的2~3天大幅縮短到幾分鐘內就能回覆客戶;過去在系統登打買賣資訊,再於政府平台重新登打一次,造成工作量重工,升級模組後,馬上解決此問題,且讓資訊更加正確,避免人工帶來的疏失及政府的罰則。

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