中華全球食物網-致力商業流程最佳化,打破中間商壟斷,賺取資訊透明財

致力商業流程最佳化,打破中間商壟斷,賺取資訊透明財

相信在網路上賣玉米、賣雞蛋,也能賣出一片天嗎?致力於將農畜資訊透明化的中華全球食物,採用正航資訊的解決方案,搭配不間斷的作業流程合理化,而達到企業e化提高效率的目標。

文/iThome (記者)

獲得副總經理陳發成(前排左)的高度授權與支持,加上資訊技術部經理陳振富(前排右)所率領的菁英團隊,讓中華全球食物能順利完成內部流程的e化作業。

去年5月由《商業周刊》所發表的「2004年台灣一千大服務業排行榜」中,稅後淨利逆勢成長25倍的中華全球食物,以黑馬之姿站上第312名。「我們自己從不曾主動向外公佈財報數字,沒想到那次竟然排名至前500大服務業之列,」中華全球食物副總經理陳發成,不諱言當時突然獲知入榜時的驚訝。

驚訝,來自於中華全球食物所從事的領域,是再傳統低調也不過的「農畜產業」。雖然公司背後的股東成員個個大有來頭,但走過2000年網路自高峰跌至谷底的震盪,這家以垂直採購模式進軍農畜市場的25人新興公司,其所建構的中華食物網平台,正以嶄新的E化營運模式,顛覆傳統的農畜採購市場。

「我們的理想,是希望能讓整個市場資訊透明,推動整個產業e化;但想要達到這個目標,得先從e化自己做起,」陳發成說。而在這個「把自己e化」的過程中,正航資訊所提供的解決方案,扮演了相當重要的角色。

借用母公司系統,報表需二次加工

原本中華全球食物的財會、進銷存等作業,都是借用母公司大成長城的既有系統,「有點像小孩子穿大人衣服,但一開始也就湊合著用,」陳發成回憶。

他解釋,大成長城基本上屬製造業,但中華全球食物的性質卻偏向貿易買賣,從預開發票到結帳等流程都與母公司有很大差異,因此原來系統其實根本不適用,「以前業務中心同仁每到月底月初時,都必須將Excel報表進行「二次加工」的手工作業後,才能準確核對帳款,加班到九點、十點可說是家常便飯,」提及當年作業流程的複雜與混亂,陳發成不禁心有餘悸。

那套既有系統隨著母公司準備導入新系統而喊停,之後原想與北京分公司採用同一系統,但遲至2004年初仍未正式啟用而作罷,「加上北京分公司的業務型態,其實與台北這兒有很大差異,」負責整個公司E化導入作業的資訊技術部經理陳振富解釋,北京主要集中於會計作業,但在台北分公司的營運,卻必須涵蓋訂單、採購、庫存、應收應付款,以及會計報稅等各領域。

因此,在業務、營運規模等各項因素考量下,中華全球決定重新評估,尋找適合自己公司的市售中小型套裝軟體,希望能以最經濟的方式,提升中華食物網的e化效益。

10項關鍵思考點,評選市售套裝軟體

觀察中華全球的套裝軟體評選過程,陳振富對外花了許多心力做調查,對內也邀集各部門同仁參與意見,導入過程可說相當嚴謹。

如當時他共找了4家廠商來做比較,每家廠商都至少會面過3次。第一次是由廠商自行簡報產品特色並報價;之後中華全球則向廠商說明公司需求,並由各廠商說明針對這些公司需求點的優勢;而到了最後決定階段時,更請廠商提供試用版操作介面,由各部門代表人員根據先前廠商簡報,以及試用後的主觀印象給予評分。而這項評分作業,可也不是隨便打迷糊仗。

陳振富為此特別研擬了10項評估項目,並設計了一份評分表格。這10項思考點包括了:功能適用性、操作便利度、流程簡易度、內控稽核、報表完整性、教育訓練、系統功能擴充程度、整體維護成本高低、資料庫移轉整合,以及購置成本高低等層面,據此為各家軟體一一評分。

在嚴謹的評選流程下,正航與另一家市售軟體公司同以最高分並列出線。但就價格上,正航提供的價格更實惠;就公司規模而言,擁有上市櫃輔導經驗的正航,也較能贏得客戶端信賴;至於觀察各分項指標,正航則是在「操作便利」與「內控稽核」兩方面,贏過總分係數不分軒輊的對手。

商業流程須先合理化,企業資訊化方能成功

然而,成功e化的精髓其實不僅在技術層面,更重要的是,商業運作流程必須合理有效率。

「公司流程要先合理化,之後才能再談資訊化,」陳發成說,倘若在既有工作流程還沒有改善前就急著e化,「那也只是讓公司把原本就不合理的流程,更加快它不合理的腳步而已,」他傳神地說明流程改善之於e化的重要性。

因此,在陳發成的強力支持下,中華全球食物的「流程改善小組」於焉成立。每個單位至少需派出1人參與,提出自己部門的工作流程,還規定不許主管參與,而是由部門實際參與作業的人員來開會,「這樣才能真正講出要講的東西,」陳振富說,在正航解決方案的導入過程中,這個流程改善工作也不斷進行,「一直到今天,這個改善小組依然持續,」負責整個專案實際作業的陳振富,說明公司對於「流程改善」的高度重視,是e化得以順利進行的重要原因。

營業額成長12%,結帳時間降為兩天

透過組織工作流程改善,加上導入正航的訂單、庫存、帳款、財務、發票、進口管理等模組循環,讓公司的營運效率大為提高,也推升了整體營業額成長。

舉例來說,在中華全球食物的「代採購」商業模式中,有類似金融期貨的「保證金」制度,過去預開發票情形非常普遍。但剛開始雙方所議定的金額,往往會隨著市場價格、匯率等波動影響實際成交金額,折讓、退稅的狀況經常發生;而在經過流程改善後,「我們不再預開發票,而是以實際出貨數字來進行發票開立作業,」因此也節省了許多作業流程與問題。

不僅如此,過去每到月底時兵荒馬亂的結帳作業,也在流程改善後,將月結改為日結,讓有所爭議的帳款,隔日就能處理完畢,不再像過去總是拖到月底再來追溯。

而觀察具體績效指標,陳振富說,自從導入正航解決方案後,公司營業額去年較前年成長了12%,但管理成本卻不見增加,業務助理由原先的7人縮減至4人,單人生產力大為提高;在時間成本上,過去結帳時間往往需要7~10天,現在則只約需2~3天便可完成;而從訓練成本觀察,過去人員交接起碼得耗費5天以上,現在則只約需2天即可完成。

面對WTO衝擊,供應鏈附加價值須提昇

自正航系統上線後,不僅客戶反映公司帳務與出貨流程順暢不少,內部業務同仁也終於不必每月與Excel報表加工奮戰;再加上公司企業入口網站(EIP)與企業資源規劃系統(ERP)整合後,以前每個人都有一套客戶資料,但沒有一套是最完整的,「而現在透過EIP方式,所有的完整資料都在公司網路上,」陳發成說,如今中華全球食物的業務同仁,即使人在外面也能隨時上網查詢客戶帳務與出貨狀況,大幅提昇客戶服務品質。

「台灣自加入WTO後,面臨的是供應鏈的競爭,農畜產業也不例外,」陳發成信心滿滿說,中華全球從自身的效率e化做起,往下游的代採購制度,可打破中間貿易商的資訊壟斷;而往上游的網路競賣平台設計,則是集合千家萬戶的小供應商與買家,使其能避免過去的價格、品質、斷貨以及資訊不透明等4大風險,「要達到這些目標,都有賴後端資訊軟體工具的協助,」而這也是中華全球食物能在一片市場的價格殺戮中,得以逆勢崛起的關鍵。

中華全球食物小檔案

中華全球食物成立於2000年9月,其所建置的中華食物網(www.foodchina.com)平台,是一家立足大中華地區,以全球農業與食品為市場的電子商務公司,股東成員跨及台灣、中國、日本與歐洲共17家企業,大多為國際農糧食品領域中的龍頭企業。公司成員僅25人,但2004年營業額為22億,2005年為24億,而公司玉米代採購數量,目前約佔台灣市場25%,可說是農畜領域中一顆耀眼的明日之星。

Ithome 報導網址 http://www.ithome.com.tw/itadm/article.php?c=37043