有效節省花費在管理外勞的人力!

第一點:外勞基本資料進行設定

  政府自民國八十二年開放引進外籍勞工起,讓企業界在發展及生產,給予很大的幫助,隨著許多不同國籍的外勞引進,各國風俗民情的不同,如何透過系統化的管理,有效的針對外勞日常生活與所得進行管理,節省HR人員的作業呢?其實透過系統管理外勞並不困難,以正航資訊外勞管理解決方案為例,將外勞管理系統分為以下三個部分:

  針對外勞基本資料進行設定,包含外勞所屬的國籍、保險身分、薪資帳戶設定除了定存戶頭外,亦可設置仲介費用戶頭、電匯國外或其他扣款戶頭;在人員訓練履歷部份,人事單位可透過人員訓練履歷批次維護作業,一次輸入多筆訓練記錄;在查看人員資料時,可直接查看外勞訓練履歷;在物品發放與保管方面,人事單位可透過人員取得物品批次維護作業,一次維護多筆資料,並可依人員別查看物品狀況,便於異動交接/管理之用;在獎懲記錄管理方面,人事單位可透過人員獎懲批次維護作業,一次維護多筆資料,並可依人員別查看獎懲狀況,便於考核參考之用。

第二點:外勞薪資課稅方式設定

  針對外勞薪資課稅方式、膳雜費、代扣福利金、超額伙食費的控管。首先針對外勞課稅方式計算,系統提供人事單位可依需求分別設置未滿/已滿183天之扣繳稅率及免扣繳額,或是未滿183天但是薪資未超過25,000元之扣繳稅率,系統將依設定內容自動計算外勞所得稅。

  針對外勞膳雜費部分,系統提供不同國籍外勞膳雜費金額設定及不足月的處理方式,當不足月選擇按天數比例計算,可選依固定30天/日曆天/出勤天數比率計算;如果企業對自辦伙食費用希望加以控管,系統亦可針對超過外勞膳雜費用部份加以控管,如欲列入外勞當月應稅所得但不顯示在薪資單上,系統也提供完整的解決方案。在代扣福利金計算方面,若本國籍勞工及外勞之計算基數不同,則可分別設定代扣福利金之薪資基數,符合實務需求。

第三點:外勞薪資發放作業

  針對外勞薪資發放作業方面,在薪資外勞發放作業功能,可以直接輸入或透過「匯入 Excel 資料」按鈕進行留用金額、定存金額、其他扣款及電匯金額的分配作業;完成薪資分配作業,人事單位可選取欲發放人員進行發放作業,選取完畢按下「確認發放」後,可按下「薪資轉存明細表」進行留用金轉帳前查核;完成薪資轉存明細表數值查核作業後,人事單位可按下「輸出轉帳檔案」選擇銀行輸出格式,輸出銀行轉帳資料。

  接下來人事單位可按下「員工薪資總表」,列印薪資總表,交付相關單位完成外勞薪資留用金額的轉存作業;關於電匯國外金額部份,人事單位可按下「電匯國外明細表」,交付相關單位,完成外勞薪資電匯國外金額的處理作業;在定存部份,人事單位可按下「更新定存」,系統將自動記錄該筆定存金額待外勞離境時,透過外勞離境存款試算作業,結算本金及利息,交付外勞。

完善的HR系統管理功能

  透過上述的介紹,您是否也覺得即使外勞的計薪與管理方式,與本國籍勞工有需多不同的地方,仍可以透過系統將外勞日常生活的管理,薪資的發放,所得的扣繳等,節省HR部門的人力,並大大提高工作效率。

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