人事管理導入加密薪資條發送e化作業

人薪管理加密薪資條發送工具

相信大家都有收到各式各樣費用帳單的經驗,現今大多是透過電子郵件的方式傳送,如果想要看到交易明細,再點選郵件附件打開,有些還會要求需要輸入密碼,保障機密資訊不外洩,這樣是不是很便捷又環保?

聰明的HR人員您是否也想到了,每個月都要列印薪資條,還需要交付到每位同事手中,不僅列印很耗時,如何確保是本人收到更加困難,如果過程中有疏忽,更是件嚴重的事,或者您負責分公司薪資發放,人員都在各地辦公,甚至是在外出差,如何有效的傳送到每個人手上,聽起來都是困難重重,那我們可不可以利用電子郵件發送並設定密碼,是不是有這樣的功能呢?

是的,正航聽到您的心聲,推出加密薪資條發送工具,減少您每月重複的工作量,提高人事作業效率,讓每月發放薪資條不再是件苦差事,可以把心力放在數字核對、人事管理上,而且員工也不用煩惱紙本留存的問題,將薪資條無紙化存放在個人Mail中,隨時隨地可以調閱查看,讓每個人都發出滿意的微笑。

只要簡單幾個步驟就可以輕鬆完成:

首先必須要使用「正航系列」人薪管理模組,將主機伺服器管理-消息郵件頁籤,參數選項設定完成,可指定自家郵件伺服器或是代管郵件伺服器皆可。

接著如果要使用加密功能,則要在人員薪資資料-薪資計算頁籤,輸入人薪密碼,這樣人員在收到薪資條郵件讀取時,必須輸入指定的密碼才能開啟PDF附件,也就是薪資條報表格式,另外系統要怎麼知道發送到哪個E-Mail信箱呢?可在人員資料設定-通訊資料頁籤,輸入E-Mail資料即可。

再來則是在每月產生薪資條時,可透過員工薪資條功能列印紙本,或是點選E-Mail發送按鈕將薪資條送出,同時也可指定部門編號、人員區間、薪資年月等報表選項,依條件過濾出您想要呈現的結果。

如果有員工單次薪資條發放需求,是不是也有相同的功能呢?是的,在登打津貼/扣款單選擇單次發放後,在員工單次薪資條功能,一樣可以透過E-Mail發送按鈕,將單次薪資條發送到指定人員信箱。

環保節能高效率,人薪e化管理全實現

這樣一來是不是可以簡化流程,讓我們辛苦的HR人員,每個月不用為了發放薪資條這檔事,忙的焦頭爛額苦不堪言,而是輕輕鬆鬆幾個步驟就可以完成,高效率的工作能力,讓老闆與同事們都稱讚,提高對公司HR服務的滿意度。

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