神秘的HR單位:人事薪資系統的保密大作戰

保密是人事單位的至高原則

每次走進一間公司,仔細看看辦公室內的格局總是不難發現大都會有一兩間的獨立小辦公室,百分之八十不是財務單位就是人資單位的辦公區,絕大部分的人事單位幾乎都會有獨立的辦公區,原因就在於人事單位所處理的業務舉凡是員工的個人資料、考勤紀錄、甚至是最敏感的薪資所得還有公司的重大人事政策都是需要保密,除了同仁隱私的權益外,還有法律上的責任(個人資料保護法)。

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每次在與客戶進行訪談時,都會發現人事單位對於HRM系統導入雖然可以簡化相當多的日常考勤作業、勞健保處理、薪資計算的工作,可總是會擔憂所有的資料存放在主機中是否會有外洩的情況發生?又或者因為人事單位需要IT部門介入協助管理HRM主機,但卻又不希望因為資訊部門的專業領域是有可能從資料庫中有意或無意地窺視到同仁的個資資料、甚至是薪資資訊…

個資轉換如何快又省時?

這種狀況,在導入HRM系統的過程中,又更是明顯。因為當系統導入的開帳過程中,總是會遇到需要大量匯入資料的情況,此時對於人事單位來說是進退兩難,因為若採用人工在系統中逐筆建立資料,雖可完全保密但卻耗時耗工;可若是請資訊部門協助進行大量資料匯入,雖可省時省工卻會造成個資外洩的狀況發生。換個立場來看,資訊部門也常因為這樣的矛盾關係,對於薪資系統的導入也會存在擔憂。所以是否可以有兩全其美的方式,可以讓人事部門與資訊部門雙方皆無後顧之憂的合作配合呢?在正航HRM系統解決方案中,提供了兩項功能解決HR/IT部門的尷尬點。

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1.全系統基本資料與單據皆可使用Excel匯入與匯出 :

一般在系統上線的初期,總是會有大量資料希望可以用最省時快速的方式導入系統內,為了在HRM系統導入過程中讓人事單位可以自主完成、降低資訊單位協助的狀況,我們提供了excel匯入的功能。只要直接從系統中拋出內建的excel格式,依照格式填入資料,再直接從系統中進行匯入動作,並不需要有任何程式語言背景的人就可以直覺式操作運用。且保有excel匯出功能,當人事單位有需要將系統內資料匯出進行額外編輯加工時,也可自行在系統中操作,完全不需仰賴IT單位的協助。

曾訪談過一位廠區有千人左右的企業,對於該家公司的HR來說每月核算薪資完成後,最頭大的就是列印出保密式薪資條給員工,傳統的點陣式印表機必須人工撕報表紙,但礙於薪資保密性,所以此項工作也不能假於他人之手,如此沒有產值的工作卻要耗上HR大半天的工時…若是透過系統,可以調整成部分傳統產線同仁習慣拿紙本式薪資條,而辦公室同仁則採用web線上薪資查詢,透過個人薪資密碼的管控,讓員工自助查詢又保有保密性且也節省紙張與不要的工時。

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2.資料庫SQL加密保護 :

即使HRM系統的導入工作完成都不需要IT部門協助,但幾乎也無法避免HRM主機是需要交由資訊部門來維護管理,所以正航在SQL資料庫中針對相關個資資料、薪資、保險資訊全部以自行研發的邏輯進行加密保護,並不是使用SQL本身的私鑰公鑰功能,一來可以讓人事單位安心,也能幫助資訊部門避嫌。

導入 HR 人事薪資系統解決保密問題

每個人員的薪資以及個人資料都是隱私,人事單位有義務維護每個人員隱私的職責,所以企業針對於HR 人事薪資管理的使用選擇多與ERP不同或者是特別獨立出來。透過正航 HR 人事薪資管理系統資料匯整,有效的解決了企業內部的保密管理問題,並將人事薪資做最好的規劃,進而讓企業和員工雙方權益都能受到保障。

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