動員員工一起來幫忙E化!

反覆繁瑣又耗時耗力的作業

試著回想看看,您是否也曾經經歷過這樣傳統作業的辦公環境?請假的時候會在人事部索取一張年度請假卡,藍色原子筆墨水記載著今年度的請假明細紀錄?事前申請加班的時候,打開抽屜裡的中一刀格式加班申請單,填寫完後再丟到主管桌上等待蓋章簽名?想離職的時候,就要像電視劇演的一樣,辭職信放在白色信封裡,信封上寫著大大的辭呈二字?

或許一踏入公司大門,要在牆壁上找到自己名字的打卡單,按下卡鐘的上班鈕完成打卡動作 ?您可能會覺得這是古早古早之前的事情,但筆者我真的在今年仍然遇過這樣的企業,且員工人數並非個位數,可以想見月底HR要算薪資的時候有多辛苦?!光是要核對同仁每天的上下班打卡是否有異常,就要耗上一、兩個工作天,核對完還要追著同仁補請假單或者加班申請單…但其實在一個企業裡,不只HR單位每月要為了同仁忙得焦頭爛額,還有財務出納單位也有類似困擾…每個月業務同仁的油資費用申請與停車費、同仁出差的住宿餐飲費與交通費、董事長球敘聚餐的交際費、各部門的零用金管理等…

出勤狀況

往往在收到同仁的紙本零用金申請單,一筆一筆核對發票日期、金額與申請日期、金額是否吻合之外,每項費用名目都有需要同仁在申請時加註的備註 (如 : 高鐵費從台北往返左營、停車費的拜訪客戶名稱與日期),任何一項有錯或者申請者漏寫備註,申請單就必須退回重寫新進同仁到職,也必須重新教育訓練一次如何填寫申請表格以及相關填寫注意事項,還要記得告訴同仁申請表格在哪邊拿或者列印,填寫完又要放到那個位置進行申請若這些零用金的申請表格核對都沒問題之後,財會人員還必須逐筆逐筆將內容寫在傳票上 (或者是輸入在ERP中)。這些流程幾乎都是每個月人資或者財會出納單位會遇到的反覆繁瑣又耗時耗力的作業,該怎麼協助他們省工省時完成這些作業?

請假單

Web線上人事薪資考勤系統

先就HR的角度來說,同仁常常會跟HR詢問自己的特休剩幾天?當月請了甚麼假?所以除了請假單可以線上登打申請搭配電子簽核流程自動送審之外,還要能支援讓同仁直接在請假單上查詢自己的出缺勤狀況與特休使用天數,直覺式的表單操作,而非要教育訓練同仁如何查閱報表

出勤狀況

  實務上,我們遇到了某些企業的HR轉述說每當員工申請假單時,HR必須主動地提醒該員工事病假可能已經快超過公司規範的天數,所以擷取了這些客戶的實務經驗,我們在請假單上增加了即時的請假排名顯示,讓同仁在假單存檔尚未送審前可以知道所申請的假別在當月/當季/當年度的次數與排名,以達到HR主動提醒告知的功能。

Web零用金管理系統

如果將同仁每月要申請零用金相關費用的紙本表格用Web線上零用金申請,不僅可以讓系統來提醒同仁每種費用項目申請時須填寫的明細,還能結合ERP系統,直接將審核通過的支出申請單進行銀行匯款作業與後續的財務傳票作業

但是零用金的管理無論怎麼系統化或者Web化,是絕對無法脫離有紙本作業的流程,因為必須將所有費用的發票、收據黏貼於紙本進行申請與留存。曾有客戶說 「那直接將發票掃描電子夾檔在Web支出申請單即可」,若您本身是財會出納人員一定可以馬上聯想的到核帳有多麼地不便利…

一般正航在協助客戶規劃Web零用金管理時,都會與客戶分享正航的實際運作方式,公司同仁於web線上登打費用支出申請單進行線上簽核,並且要將費用申請單列印出來連同發票憑證黏貼單 (共兩份紙本文件) 送至出納,出納單位直接在列印出來的表單進行核對,若有錯誤除了紙本退回之外也會一併將Web費用支出申請單駁回,若核對無誤則將紙本留存並將費用支出申請單進行簽核後即可進行後續的作業。所以Web化不僅造福HR單位,其實對於財會單位在處理瑣碎的零用金申請撥款也有很大的幫助!

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