H公司成功導入正航電子發票、EC整合方案

H公司─國際性教育用品進、出口商

H公司1993年成立於台灣,1998年立足於全球,為國際性教育用品進、出口商,供應學校需要的各式遊樂器材(室外及室內情境),教學輔助器材,特殊教學器材等,學童課桌椅,幼兒教具,在教育用品界享有盛名,服務的對象為高水平的教育界菁英,產品皆符合各種國際安全標準檢驗合格。H公司總部位於中國上海,2005年從中國發展,全球25個國家,每年超出5000家新園所學校採購H公司的產品。上海總部有500位員工,因貨品供不應求,2018年4月將會陸續增加至650-700位員工,台灣辦事處約25人。目前產品遍及巴黎、鈕約、倫敦等等,致力讓全世界的小孩很多都使用H公司優質學校教具設備。

H公司導入前的需求

  • 解決各分公司跨地域經營、精細化管理問題
  • 整合企業銷售、採購、庫存、分銷、財務等各項業務,有效快速追蹤回報,確保各個環節的運作
  • 提升運營效率,實現無紙化辦公
  • 進行財務的監控,有效的降低成本,保證企業的利益最大
  • EC平台整合有效控管接單

重複採購影響企業資金週轉率與獲利

雖然巳建置ERP系統,但各部門彼此之間資訊仍是在孤島狀態,且與 EC 平台之購物車也未整合,當接到EC平台之訂單時,均人工撿貨及人工判斷庫存量,常因此重複採購,加上EC平台每日接單量多,現行均手工開立銷項發票,作業上需要花費大量的人力處理。

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而由於倉庫另設於他處,對於撿貨時,常無法配合總公司要求之先進先出準則撿貨,長期下來造成倉庫有許多的呆滯庫存量。即使產銷會議不斷的召開,各部門主管不斷的宣導,企業內部E-Mail不停的來回,相同的狀況還是不斷的發生,再者撿貨仍人工進行,常有出錯貨之問題發生,嚴重的影響了企業資金的週轉率,每年企業的獲利率也因為這些待庫存品降低了許多。

導入正航系統管控,嚴格發出每張在外PO

為此,企業決心改善此狀況,導入了正航系統,內容包擴供進銷貨管理、批號管控、成本管理、財務管理、電子發票管理、EC平台網路接單方案、資料收集器撿貨及BPM電子表單管理。BPM電子表單管理系統,透過採購流程的標準化,每一張提供給廠商的採購單,都需要由物管單位根據ERP系統整合銷售預測單以及工單等等需求狀況後,針對缺少的物料提出請購單,再經由採購人員初審決定正式供應商,再根據購買物料的重要性以及採購金額的多寡決定負責簽核的主管層級,透過層層的管控,嚴格發出每張在外PO。經由BPM設定不同的關卡,透過流程管控,除了達到知會公司內部各單位人員之外,各單位人員也可以將資訊及時反映在BPM之上,物管單位可以告知是否會有缺料問題。

損益比較表

同時導入BPM無紙化電子簽核,加速企業運籌決策

企業經營決策的速度,決定計劃成敗的程度;擁有高效率的內部流程網絡,能加速各事業體間的往來作業,同時也能提升企業成長的速度,並且能提高企業的競爭力。企業內部的無紙化電子作業,整合企業內部網絡、組織層級、決策管理並結合IT科技網際網路工具,目的在整合企業內部的簽呈流程、加速各組織間的往來互動、降低簽核流程的時間、並且達到無紙化、無時間、無地域限制的全電子化整合。

  1. 高彈性的簽核流程設計,滿足中大型企業流程彈性的架構。
  2. 簽核流程的每個關卡流程,可單獨設計、表單能與其它流程串連使用,這樣一來表單或流程改變時,馬上降低系統管理上的負擔。
  3. 即時的訊息通知,替企業主動預警流程作業上的異常。
  4. 在流程引擎上監控執行,匯整執行上的錯誤與回復,由管理者直接掌控。
  5. 追踪表單的流程關卡情況,可追踪當下流程跑到那個關卡,而後端的簽核人員也可以往前追踪,瞭解並排除卡關的情況。
  6. 高彈性流程內容,可自己指定職務代理人、與指定同步會簽作業。

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導入正航系統整合後,呆滯庫存降低20%

原本在倉庫中的呆滯庫存高達一千多萬,在導入正航 ERP 整合系統之後,平均下降20%。企業各部門人員對於 ECN 變更不再變的置身事外,各司其職將 ECN 變成對於訂單交期以及對於企業的影響降到最低。即時將可能造成報廢的廢料,透過變更設計的方式用於其他產品,讓資源做最有效的利用,可以說是一種將 ERP 與 EC 整合的成功案例。

原每天須花費2小時手開發票,現行在電子發票導入後,只需花費30分鐘開立,且無紙化後,作業更省時,也能符合市場客戶之要求。訂單作業透過正航 EC 平台網路接單方案整合後, 跨各大電子商務與拍賣平台,整合管理訂單。解決了網路接單的作業時間,再搭配資料數集器進行撿貨作業,更有效管控撿貨準確性,人員的作業時間也大幅節省不少。

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