ERP導入前置注意事項

ERP導入

  ERP系統在市場上已經是非常成熟的產品,不管是大型企業或是中小型企業都將此事列為公司管理以及運籌的主要事項之一。但是,也常聽到很多企業會有導入失敗無法上線的聲音出現!導入ERP系統所投入的,不僅是一筆為數小的金額,更有很多看不見的隱藏成本(人力、時間)等等。所以ERP的導入,是很多企業又愛又恨的事情。 大家都很清楚知道,導入ERP系統的優點,歷史交易紀錄好管理、存貨好查詢、資訊整合能整合、交易資訊能夠分析……等等。但是,這些是貴公司要的嗎?是否導入ERP就能夠解決貴公司的問題嗎?謹慎注意幾個導入的評估重點,提高上線成功率!

ERP導入前的注意事項

  企業要導入ERP以前,必須清楚知道,為何要導入ERP系統?導入ERP系統後能夠從ERP中獲得的是什麼,主要想解決的問題有那些,高層主管是否支持,自己要的是什麼…….等等。這些都是導入ERP很重要的幾個問題。

導入ERP的幾個步驟

1.遴選ERP系統:

目前ERP的選擇主要分為四種:

1. 公司內部自行研發
2. 專案量身訂做
3. 套裝化軟體
4. 套裝化+客製

此階段是導入ERP系統中,最重要的一環,三種選擇各有優缺點。

1. 公司內部自行研發:符合性最高,開發時間長,成本難以控制,必須要有相關人才。
2. 專案量身訂做:開發時間長,成本高,不一定了解需求,未來的擴充不一定符合。
3. 套裝化軟體:導入時間短,但無法完全符合需求。
4. 套裝化+客製:導入時間短,成本較可以掌控,可經由客製來符合需求。

須注意的

1.是否有合適的解決方案 2.軟體公司的規模 3.功能 4.預算成本
要清楚了解自己的需求,才能找到適合自己的軟體。

2.成立ERP專案小組:
由中高階主管組成,並推選出一位專案負責人。

組員須包含:

  1. 各部門種子人員
  2. 中高階主管
  3. 最高主管期望及未來的方向
  4. IT人員
  5. 專案負責人員

3.各部門提出期望改善的問題及未來的管理重點

各部門須將目前面臨的問題,期望改善的目標列出,此可列為軟體評估的分數之一,並 可列出軟體需必要的功能。再列出未來管理者所想要的管理重點:包含相關單據報表..等等。

4.擬定排程

由專案小組成員擬定出評估的時間排程,依時間排程進行,由專案主導人員主持各會議進行及進度。

5.選擇預計導入的軟體需求功能

了解公司需導入的模組需求,例如:銷售訂單循環,採購供應商循環,存貨倉儲料帳管理,BOM用料表管理,生產管理,人事薪資管理……等等。
表列出各模組主要功能,選擇公司所需要的管理需求。

6.選擇預選的廠商:3間軟體廠商

軟體廠商的選擇必須注意:
1.功能適用性 2.未來性 3,所使用的技術(平台) 4.成本(軟硬體價格/顧問費用/教育訓練費用/後續維護費用)..等等

7. 軟體展示

建立幾筆基本資料(包含客戶/廠商/產品..等等)試運行出相關的流程,從接單開始到後續單據報表的產出,明確說明各部門流程以及決問題的解決方案,包含軟體特色的展示,是否容易上手,未來軟體的擴充面,能否符合各部門的管理期望。此階段若評估的軟體模組較多,可分多次討論。

8.利用評分表選出適合的軟體公司

PS:並非功能最好的價格最高的就是最適合的軟體。針對軟體的適用性、軟體公司的規模、後續擴充性、軟體介面上手度、價格、後續服務機制..等等進行評分。

9.訂定系統導入後須完成的績效目標

將績效目標量化,EX:降低存貨金額XXX元,降低採購成本XX%,提高存貨周轉率。此為導入ERP績效目標方向。

10.進入簽約

以上為ERP導入的注意事項要點!

除了上述幾項外,必須注意的還有:

1. 專案導入小組人員,儘量不要超過10人。
2. 專案領導人最好不是IT人員。
3. 導入ERP是個工程,須將導入時程明確訂出,訂定進度會議時間
(建議每兩周一次,最少每月一次)。
4. 建立各部門的軟體導入前後的績效目標。
5. 功能模組的階段性任務導入優先順序。
6. IT的需求,是否需要增購新的硬體設備,該部分必須與軟體的要求結合。
7. 原有資料的完整性(客戶編號/廠商編號/物料編號甚至BOM結構表) ,是否需要重新編立或者可沿用,如何與新系統連結。
8. ERP主導人員非常重要,是導入成功的關鍵要素。
9. 有必要可以尋找外部的顧問,或者軟體公司的顧問師。

導入ERP的過程會有很多不安定的困難點以及不可預測的問題,皆須雙方一起克服,才能夠成功。

更多企業管理應用

若想對企業 ERP 應用有更完整的了解,歡迎您前往 ERP 管理應用主題館瞭解更多…

深入暸解