要緊文件、一鍵到手!KM知識平台應用

您在辦公室or檔案室辦公?!

抬起頭,先看看您辦公桌上是否左右兩側已經放滿許多已經成為歷史但卻又不可丟棄的重要文件?還有腳邊的側櫃,是否也利用空隙放了一些客戶傳真回簽的訂單文件?這一堆資料總在大掃除時才注意到它的存在、總在需要調閱時翻箱倒櫃的尋找呢?

KM搜尋特色

  又或許,您的公司有專屬的檔案室可供員工將文件資料進行歸檔。但是否出現一本一本的資料夾裏頭卻又找不到需要的文件?臨時需要某個產品的BOM變更對照表,卻需要勞動研發部的同事幫忙?與客戶議價時,緊急需要調閱以前的合約文件,卻找不到保管檔案室的同事…

KM知識庫,省時又省力

  導入文件管理、KM知識庫目的就是建立一個線上檔案室,讓員工可以在e化的環境中輕鬆找到所需的資料,且強大的圖文辨識功能,不僅可搜尋檔名,無論檔案的儲存格式為何,都可以搜尋到文件中的內文,不須擔心檔名需命名的相當仔細、搜尋條件下的不夠精準。若考量到安全控管問題,也可以搭配權限的設定來限制user帳號可讀取之範圍,也可將每個部門各自內部文件的管理權下放給該部門進行管理。

KM知識管理

  對於一般職員來說,可以隨時在需要的時候登入網站搜尋所急需的資源,而不需等待別人的授權;對公司管理者來說,可透過權限控管掌握資料的安全性,也節省調閱文件的人力與等待期。

個案公司導入實例

 甲公司主要業務為開發生產線上所需使用的機台 (SMT設備),舉凡工業主機板、消費性電子、LCD、筆記型電腦、高密度之產品等所需的生產線機台。

  在尚未導入前,文件的管理方式是採用實體紙本資料與電子圖檔存放於網路芳鄰。若需尋找某個客製化專案下所設計的產品規格,往往會發生找不到所需的關鍵圖檔、在客戶公司開會時忘記帶資料卻又無法取得網芳上的檔案,因而還必須再麻煩同仁協助、又或者想不起文件的檔名,怎樣也搜尋不到…等等狀況

KM知識查詢

  當然,導入的過程中也必須經過一番痛苦的大掃除,把錯誤的文件丟棄、歸類錯誤的文件更正、並將需要的紙本文件進行掃描後,才能開始進行上線動作

  • 規劃檔案目錄配置
  • 各子目錄下管理者權限
  • 資料上傳、編輯關鍵字
  • user帳號建立、權限設定

除了可線上直接搜尋資料外,最令該公司員工讚賞的一點【圖文辨識】功能,即使忘記文件的檔案名稱,只要記得內文內容一樣可以進行搜尋!找資料也不需要再翻箱倒櫃、減省了時間也簡化了空間。

根據該公司總務單位所提供的數據顯示

1.傳真文件: 每周減少約 300頁 的文件列印,直接轉存成PDF檔歸檔。
2.文件歸檔: 原聘請兩位工讀生,每月需耗費共320個工時 整理檔案,現在由公司同仁自行透過知識中心上傳檔案。
3.人事費用: 承前因為取消工讀生,每月減少 32,000元 的人事費用支出。

  除了上述費用的節省之外,以往業務人員在外展示商品、或是參與重要會議時,臨時忘了攜帶重要的文件,常常要舟車勞頓,或是委由同仁代為尋找後寄送E-Mail,費時又耗力也耽誤到會議的進行。

  採用了配合網頁的KM知識平台,此時只要登入公司企業入口網站,藉由無縫銜接的KM知識庫,可以快速地由關鍵字搜尋整個網站的內容、附件等資訊尋找到所需要的資料。此外,無形增加的商機以及工作效率更是無法衡量的。

結語

  企業不需要一套功能複雜的圖書或檢索管理系統,「不需要整理」也許就是「最好的整理」,就像搜尋引擎一樣,使用者用最簡單、快速的方式,不用透過複雜的學習、以及教育訓練就可以輕鬆上手。這一套嶄新的KM知識庫提供了企業快速整合公司知識文件、憑單、報表資料,並且透過網際網路開拓了無遠弗屆的知識分享管道,增進公司內部資訊、資料的流通,提昇公司競爭力,在無形之中也強化內部組織的共識以及凝聚力。

Comments are closed.