放大您的行事曆管理

最有效的時間運用

一般公司老闆或主管是否有無法掌握業務行程的狀況?業務不在位子時,但卻不清楚是休假還是公出,公出時是拜訪哪些客戶?行程內容是哪些項目?不論是業務或一般上班族每天都有很多的工作行程,除了要如何讓主管清楚自己工作行程及洽公內容外,預訂好的行程要如何管理,才可以達到最有效的時間運用,並且不會遺漏掉任何約會;在和客戶洽談的行程結束後,您還在將洽談內容記錄於Word或是Excel上嗎?當公司想要查詢單一客戶的所有歷史洽談記錄時,分散的檔案文件會有無法快速統整的問題,影響工作效率。我們來看看如何運用正航的行事曆管理,做到有效的行程管控,及洽公記錄的資訊整合。

行事曆管理的功能及特性

  1. 隨時可用:不需安裝程式,透過網路即可更新行事曆資訊。
  2. 工作類別:將工作項目分類後,利用系統的工作類別上顯示顏色的設定,在查看行事曆上的行程時,不同工作類別依設定呈現不同顏用,便可一目了然。
    工作類別
  3. 員工行程安排:於系統建立約會單據,並設定拜訪對象(客戶\潛在客戶\廠商\其他)、時間、主旨。
  4. 自動提醒約訪行程:每日發送E-Mail通知今日及未來七天的行程資訊。
    自動提醒約訪行程
  5. 近期行程查看:系統網頁上可顯示登入使用者的近期(今日\未來7天\未來14天)約會行程。
  6. 有效管理行程(日/週/週列表/月):員工在系統行事曆上可依日、週、週(列表)或月份別的角度,清楚地查詢到這段日期區間的行程安排狀況。
  7. 檢視行程(權限控管):透過權限設定,主管可查看到員工的工作行程安排;員工也可查詢到其他同事的行程約會。
  8. 對內的約會邀請:工作行程如有同行同事,也可於單據上進行邀約;被邀約同事除了會收到E-Mail通知外,行程同事也會顯示於行事曆上。
  9. 對外的約會邀請:若行程上需邀請的對象為公司以外的人員,可建立其對應的聯絡人資料,在單據上做約會行程的邀請,系統會發出E-Mail通知被邀約的聯絡人這次的約會行程。
  10. 週期性約訪的行程:若有週期性的行程,可設定其週期性的規則,由系統一次產生多張對應的約會單據。
  11. 行程記錄回報:約會行程結束後,可在約單單據中將與客戶的洽談內容記錄下來,之後透過系統資料的整合便可快速查詢客戶的約訪內容。
  12. 附加檔案的功能:可將和這次行程相關的電子文件一併附加在約會紀錄中;之後查詢客戶約會紀錄時,也可將相關檔案下載查看。
  13. 商機管理:若這次約會行程是可為公司帶來商機時,可將相關的商機資訊記錄於系統中,以供後續的商機分析。
  14. 歷史洽談記錄查詢:透過先前洽談記錄的回報,系統可針對客戶別或是業務別的角度整合其相關的歷史洽談記錄,讓公司更清楚業務的洽談狀況,快速掌握客戶需求及商機資訊
    歷史洽談記錄查詢
  15. Excel匯出:約訪歷史記錄可透過系統的Excel匯出功能,將相關的欄位資料匯出做分析。

解客戶需求、更快速地掌握商機資

有效的行事曆管理,讓員工可以清楚知道自己與同事約會行程的安排,便可完善地利用時間,增加其工作效率;不僅如此,透過系統資料庫的整合,老闆或主管可查詢到所有客戶的歷史約訪記錄,了解客戶需求、更快速地掌握商機資訊。